A fizetési meghagyásos eljárás, a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelése során érvényesülő ügyviteli és iratkezelési szabályokat a 28/2010. (V. 12.) IRM rendelet tartalmazza.
8.1. Fogalmak
Aktanyomat: a fizetési meghagyásos ügy MOKK rendszerében tárolt iratainak összessége vagy annak a MOKK rendszerén keresztül kinyomtatott példánya.
Fizetési meghagyásos ügy: a közjegyző hatáskörébe utalt fizetési meghagyásos ügy, a fizetési meghagyásos eljárást követő végrehajtás elrendelése iránti ügy, biztosítási intézkedés elrendelése iránti ügy és a költségkedvezményes ügy, ide nem értve az európai fizetési meghagyásos ügyet;
Költségkedvezményes ügy: az a fizetési meghagyásos ügy, amelyben a jogosult a fizetési meghagyásos eljárásról szóló 2009. évi L. törvény szerint személyes költségfeljegyzési jog engedélyezése iráni kérelmet terjesztett elő.
8.2. Az iratkezelés szervezete
A fizetési meghagyásos ügyek iratkezelése a közjegyzői kamara és a közjegyző között megosztva, vegyes rendszerben történik. A közjegyzői kamara elnöke felelős a közjegyzői kamara iratkezeléséért.
Az iratkezelési szabályok betartásáért a felelősség a közjegyzőt terheli.
8.3. A fizetési meghagyásos ügyek nyilvántartása
A fizetési meghagyásos ügyek nyilvántartását a közjegyzői kamara a MOKK rendszere alkalmazásával működteti. A nyilvántartást a közjegyző vezeti, aki az ügyeket érkezési sorrendben jegyzi be a nyilvántartásba.
A nyilvántartásban a fizetési meghagyásos ügy száma a közjegyző székhelyének azonosító száma, törve "Ü" jelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti, évente 30.001-gyel kezdődően számozott számával, az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal.
A nyilvántartásban a fizetési meghagyás végrehajtása és a biztosítási intézkedés elrendelése iránti ügy, valamint az ilyen üggyel összefüggésben előterjesztett költségkedvezményes ügy száma a közjegyző székhelyének azonosító száma, törve "Ü" jelzéssel, törve az ügy érkezés szerinti, évente 70.001-gyel kezdődően számozott számával, az érkezés évszámával, valamint a sorszámmal.
Az ügyszám kiosztása a MOKK rendszere útján évenként és közjegyzőnként külön, automatizáltan történik, elektronikus úton érkezett beadvány esetén a beadvány közjegyző általi átvételekor, egyéb esetekben a közjegyzői adatbevitel rögzítésekor.
A fizetési meghagyásos ügyben érkezett utóiratot az eredeti ügy száma alatt kell kezelni.
8.4. Az irat rögzítése a MOKK rendszerében
A papíralapon vagy szóban előterjesztett beadvány benyújtásával egyidejűleg csatolt vagy bemutatott, fizetési számlára történő készpénz-befizetést igazoló szelvényt a közjegyző az érkeztető bélyegzőjének lenyomatával látja el. A közjegyző a beadványt tartalma szerint – a mellékletek csatolása tényének feltüntetésével – rögzíti a MOKK rendszerében.
A nyilvántartás tartalmazza a beadvány előterjesztésének módját (papíralapon, szóban vagy elektronikus úton), a MOKK rendszere pedig a beadványnak az eljárás lefolytatása szempontjából lényeges adatait, ha pedig a beadvány egyéb adatot nem tartalmaz, annak teljes tartalmát tárolja.
A közjegyző az általa hozott határozatokat a MOKK rendszerének alkalmazásával állítja elő. A beadványok és az eljárás során keletkezett papíralapú iratok közül minden esetben szkennelés útján kell a MOKK rendszerében rögzíteni:
a) a végzés elleni fellebbezések felterjesztése esetén a közjegyzőnél lévő felterjesztendő papíralapú iratokat;
b) az ellentmondást tartalmazó papíralapú beadványt, ha az ellentmondás tartalma a beadványból aggálytalanul nem állapítható meg;
c) a közjegyzőnek papíralapon megküldött másodfokú határozatot;
d) a közjegyzői kamarához beérkezett tértivevényeket;
e) szükség esetén, vagy bíróság megkeresésére egyéb olyan beadványokat is, melyek a MOKK rendszerében még nem kerültek rögzítésre; és
f) a költségkedvezmény iránti kérelem jogszabály által meghatározott mellékleteit.
Nem kell beszkennelni a
a) nem jogszabály által rendszeresített A4-es formátumot meghaladó méretű;
b) nem különálló lapokból álló; vagy
c) tíz oldalt meghaladó
beadványt.
8.5. Az elektronikus beadványok átvétele és az átvétel elismerése
Az ügyféltől a beadványt a MOKK rendszere alkalmazásával a közjegyzői kamara veszi át. A MOKK rendszere a beadványokat érkezési sorrendben, 1-gyel kezdődően folyamatos sorszámozással látja el. Ha a beadvány kezdőiratnak tekintendő, a beadvány érkezéséről a közjegyző a MOKK rendszere útján elektronikus úton értesítést kap.
Az eljáró közjegyző vagy az általa erre feljogosított személy a MOKK rendszerében a beadvány adatainak megtekintésével veszi át a küldeményt. A közjegyző köteles gondoskodni az iratok érkezésének ellenőrzéséről olyan időközönként, hogy az ügyintézési határidők betarthatók legyenek.
A bevitel ideje óra, perc, másodperc pontossággal van megjelölve.
8.6. Kezdő- és utóirat
Kezdőirat az olyan fizetési meghagyásos ügyben érkezett irat,
a) amelynek a közjegyzőnél nincs előzménye;
b) amely jogszabály értelmében érdemben vagy ügyviteli szempontból befejezett ügyben új eljárás lefolytatását igényli; vagy
c) amely a kérelem önálló elintézését, vagy a már befejezett üggyel kapcsolatban önálló intézkedést, valamely kérelem önálló elintézését igényli.
Kezdőiratnak minősül különösen:
a) a fizetési meghagyás kibocsátása iránti kérelem;
b) a fizetési meghagyás kibocsátása iránti kérelem az eljáró közjegyzőnél, ha a közjegyzői kamara elnöke az eljárásra más közjegyzőt jelöl ki;
c) a fizetési meghagyás végrehajtásának elrendelésére irányuló kérelem;
d) biztosítási intézkedés elrendelése iránti kérelem;
e) másodfokú bíróság hatályon kívül helyezést kimondó és új eljárásra utasító határozata, ha a hatályon kívül helyezett határozat folytán az eljárás befejeződött; és
f) a jogosult és a végrehajtást kérő (biztosítási intézkedést kérő) költségkedvezmény iránti kérelme.
Nem minősül kezdőiratnak az a fizetési meghagyás kibocsátása (végrehajtás vagy biztosítási intézkedés elrendelése) iránti kérelem, melyet a közjegyző kijelölés végett a közjegyzői kamara elnökének megküldött, valamint a végrehajtás és a biztosítási intézkedés elrendelését követően elvégzendő egyéb, a bírósági végrehajtásról szóló törvény szerinti eljárási cselekmény elvégzésére vonatkozó kérelem, irat. A megküldött iratokon az érkezés időpontját a megküldését megelőzően fel kell tüntetni.
8.7. Befejezett ügy
Befejezett ügyként kell kezelni azokat az ügyeket, amelyekben a közjegyző
a) a fizetési meghagyást kibocsátotta;
b) a fizetési meghagyás iránti kérelmet hivatalból elutasította;
c) a fizetési meghagyás kötelezett részére történő kézbesítése előtt a kérelemtől való elállás folytán az eljárást befejezettnek nyilvánította;
d) helyett a közjegyzői kamara elnökének kizárás miatt meghozott határozata alapján más közjegyző került kijelölésre;
e) az ügy áttételéről rendelkezett;
f) a fizetési meghagyás végrehajtását elrendelte, a végrehajtási lapot a kérelemtől eltérően kiállította;
g) a fizetési meghagyás végrehajtása iránti kérelmet elutasította;
h) a végrehajtási lap kiállítását megtagadta;
i) biztosítási intézkedést rendelt el;
j) a biztosítási intézkedés elrendelése iránti kérelmet elutasította;
k) a biztosítási intézkedés elrendelésére irányuló eljárást megszüntette;
l) egyéb befejező intézkedést tett (fizetési meghagyás kibocsátása iránti kérelemnek nem minősülő, kezdőiratként érkezett beadványt elintézte);
m) a végrehajtási lap visszavonását elrendelte;
n) a végrehajtási lap visszavonása iránti kérelmet elutasította; vagy
o) a költségkedvezmény iránti kérelemről döntött.
8.8. Az iratok megküldése, felterjesztése
A fizetési meghagyásos ügy iratainak bírósághoz történő megküldése és felterjesztése az aktanyomat bíróságnak való megküldésével történik. Költségkedvezmény iránti kérelem előterjesztésekor önálló aktanyomatot kell készíteni a költségkedvezmény iránti kérelem iratainak és a fizetési meghagyásos eljárás iratainak.
Ha az aktanyomat megküldését követően – a bíróság megkeresésére – a közjegyző a papíralapú beadványok és annak esetleges mellékletei eredeti példányát is megküldi a bíróság részére, a közjegyző pótborítót készít, melyben elhelyezi a határozatok alapjául szolgáló iratok fénymásolatát. Nem kell a határozatok alapjául szolgáló iratok fénymásolatát a pótborítóba helyezni, ha azok be vannak szkennelve.
Fellebbezés esetén a fellebbezést az iratokkal (aktanyomattal) a közjegyzői kamara által rendszeresített felterjesztőlappal együtt a közjegyzői kamara terjeszti fel a másodfokú bírósághoz.
A papíralapú iratok és az elektronikus aktanyomat megküldésének tényét, valamint a bíróság nevét és az elküldés idejét a MOKK rendszerében rögzítik.
8.9. A határozatok írásba foglalása, kijavítás, kiegészítés
A MOKK rendszerét úgy alakították ki, hogy azzal a határozatok a kötelezett részére szóló figyelmeztetéseket is tartalmazó módon legyenek előállíthatók.
A MOKK rendszerébe történő adatrögzítés során előforduló névcsere, hibás névírás, szám- vagy számítási hiba vagy más hasonló elírás esetén a közjegyző hivatalból kijavítja a hibát.
A kijavítás és kiegészítés egyaránt külön végzéssel történik.
8.10. A jogerő megállapítása
A jogerősítési záradékot a közjegyző a MOKK rendszerén keresztül állítja ki és vezeti rá a kiadmányra; a fél részére a záradékkal ellátott kiadmány kerül megküldésre.
8.11. Az iratok őrzése, irattározás, selejtezés
A közjegyzőnél fizetési meghagyásos ügyben keletkezett papíralapú iratokat a közjegyzői irodában vezetett irattárában, ügyszám szerinti sorrendben kell őrizni.
A fizetési meghagyásos ügyben a közjegyzőnél keletkezett papíralapú iratokat az ügy befejezésétől számított két év elteltével a Közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni. Az átadásra kerülő iratokat rendezetten, segédletekkel együtt, kettő példányban elkészített jegyzékkel, valamint az azt tartalmazó adathordozóval kell átadni a Közjegyzői Levéltárnak.
A fizetési meghagyásos ügyben keletkezett és a közjegyzői kamarához beérkezett tértivevényeket egyedi azonosító számmal ellátva kell a MOKK rendszerében rögzíteni.
A fizetési meghagyásos üggyel összefüggésben keletkezett, a közjegyzőnél vagy a közjegyzői kamaránál lévő iratokat, ideértve a fél beadványait és azok mellékleteit is, az eljárás befejezését követő tíz év után selejtezni, a MOKK rendszerében kezelt adatokat pedig véglegesen és visszaállíthatatlanul törölni kell.
A fizetési meghagyásos üggyel összefüggésben a közjegyzői kamarához érkezett tértivevényeket az eljárás befejezését követő 2 év elteltével kell selejtezni.
8.12. Elektronikus beadványokhoz papíralapon küldött mellékletek
Ha a fél az elektronikus beadványában jelzi, hogy ahhoz mellékletet postai úton küld meg, a kezdőirat tárgyában való döntés ügyintézési határidejének számításakor a postai úton megküldött melléklet beérkezéséig eltelt idő nem vehető figyelembe.
8.13. Költségkedvezmény engedélyezése iránti kérelem
Költségkedvezmény engedélyezése esetén a fizetési meghagyás kibocsátása, végrehajtás és biztosítási intézkedés elrendelése iránti kérelem a MOKK rendszerén történő rögzítésével egyidejűleg rögzíteni kell az engedélyező határozat ügyszámát, a kedvezmény mértékét és a jogosult végrehajtáshoz szükséges adatait.
A költségkedvezmény engedélyezése iránti kérelem részben vagy egészében történő elutasítása esetén, ha a fél az eljárási díjat (annak meghatározott részét) 15 napon belül nem fizette meg, vagy a megfizetését hitelt érdemlő módon nem igazolta, a fizetési meghagyás kibocsátása, végrehajtás és biztosítási intézkedés elrendelése iránti kérelmet a MOKK rendszerén történő rögzítése nélkül a költségkedvezmény engedélyezése iránti kérelem iratai között kell őrizni.
8.14. Félfogadás
A közjegyzői iroda minden munkanap ügyfélfogadást tart az ügyfelek részére. A területi kamara elnöksége az ügyfélfogadás rendjét a helyi sajátosságok figyelembevételével másként is szabályozhatja.
Az ügyfélfogadásról a közjegyzői iroda épületén hozzáférhető helyen tájékoztató táblát kell kifüggeszteni.
A közjegyző az ügyfélfogadásról elektronikus úton és távbeszélőn is adhat tájékoztatást, és azt a világhálón is közzéteheti.
Ha a jogszabály a beadványnak a személyes átadásán és postai úton történő megküldésén kívül más módon (telefaxon, elektronikus úton) történő benyújtását is lehetővé teszi, az ügyfeleket ennek részletes feltételeiről is tájékoztatni kell.
8.15. Jegyzőkönyv
A jegyzőkönyvben semmit sem szabad a sorok közé írni. Az esetleges kiegészítéseket és módosításokat a jegyzőkönyv szélére vagy aljára kell írni. A módosítás folytán szükségtelenné vált szövegrészeket áthúzással, oly módon kell törölni, hogy a törölt szövegrész az áthúzás után is olvasható maradjon.
A kiegészítéseket és a módosításokat a közjegyző és a jegyzőkönyvvezető is aláírja.
A jegyzőkönyvhöz az eljárási cselekmény alkalmával csatolt iratokat is mellékelni kell. A mellékletet a jegyzőkönyv sorszámával kell ellátni, melyet törni kell a mellékletek 1-től kezdődő folyószámával.
A külön íven szövegezett határozat eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz hozzá kell fűzni.
A jegyzőkönyvön fel kell tüntetni a jegyzőkönyv írásba foglalásának a napját is.
Ha a jegyzőkönyv szövege több lapból áll, az egyes, folyamatos sorszámozással ellátott lapokat össze kell kapcsolni.
A közjegyző a meghallgatás anyagát hangfelvételen is rögzítheti. A hangfelvételnek tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyeket a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. A hangfelvétel alapján a jegyzőkönyvet 8 napon belül írásba kell foglalni. Az írásba foglalás napját a jegyzőkönyvön fel kell tüntetni. A hangfelvételről leírt jegyzőkönyvet a közjegyző aláírásával hitelesíti, és a leírást végző dolgozó aláírásával látja el.
8.16. Betekintés, felvilágosítás
A MOKK rendszerében tárolt iratokba elektronikus úton a jogosult és jogi képviselője tekinthet be. A közjegyzői iroda a közjegyzői ügyben félként szereplő személynek és képviselőjének ad felvilágosítást, lehetővé teszi az iratok megtekintését, másolatok vagy jegyzetek készítését. Az eljárásban részt nem vevő személy részére a közjegyző engedélyezi a felvilágosítást, ha azt a jogszabály lehetővé teszi, vagy ahhoz valamennyi érintett hozzájárult.
A közjegyzői iroda a felvilágosításra való jogosultságot az ügyiratok alapján állapítja meg. A felvilágosítást kérő személy azonosságát személyazonosító igazolvánnyal – ügyész, ügyvéd, jogtanácsos esetében ügyészi, ügyvédi, jogtanácsosi igazolvánnyal (a foglalkoztatását igazoló okirattal) – kell igazolni. Az ügyvédi irodával (ügyvéddel) munkaviszonyban álló dolgozó akkor jogosult a felvilágosításra, ha az ügyvédi iroda (ügyvéd) képviseleti jogosultsága az ügy irataiból kitűnik, és a munkaviszonyát igazolja.
Ha a felvilágosításra fogva tartásban lévő személy jogosult, és e célból a közjegyzői irodában történő megjelenése nem lehetséges, a közjegyzői iroda - közjegyzői utasításra – az iratokat a közjegyző székhelyén lévő büntetés-végrehajtási intézetnek vagy a fogva tartást foganatosító egyéb szervnek az erre rendszeresített átadókönyvvel átadja; a közjegyző székhelyén kívüli bv.-intézetnek pedig megküldi. Az átadott vagy megküldött iratokat a bv.-intézet lehetőleg még az átvétel napján, de legkésőbb három munkanapon belül köteles visszajuttatni. Az átadandó, illetve megküldendő iratok közül a végintézkedés eredeti példányát és azokat az iratokat, amelyeknek a megtekintését a közjegyző nem engedélyezte, illetve amelyekről felvilágosítás nem adható, a közjegyzői iroda az iratok közül kiemeli, és az iratok visszaérkezéséig zárt borítékban kezeli.
A felvilágosítás során gondoskodni kell az iratok megőrzéséről, épségüknek védelméről. A felvilágosításra jogosult személynek a meghallgatás helyéről és időpontjáról, az iratok hollétéről, továbbá arról, hogy az ügyben terjesztettek-e elő jogorvoslati kérelmet, távközlési eszközön is adható felvilágosítás, ha az ügy és a felvilágosítást kérő személy azonosításához szükséges adatokat közli.
A közjegyző a fél (képviselő) részére személyes megjelenése esetén – a MOKK rendszerének szolgáltatásaihoz jogosulatlan hozzáférést kizáró módon – a közjegyzői irodában biztosítja a MOKK rendszerében rögzített iratok adattartalmának, valamint az elektronikus iratok adatainak megismerésének lehetőségét.
Az ügyintézés gyorsítása érdekében az intézkedés megtételére, tudakozódásra és felvilágosítás adására távközlési és elektronikus eszköz – ide nem értve a MOKK rendszere használatát – vehető igénybe, ha
a) a hívott (megkeresett) kiléte nem kétséges (beazonosítható);
b) a közlés tudomásulvételére a hívott, megkeresett jogosult; és
c) az ügyintézés ilyen módja nem ütközik jogszabályba.
Távközlési vagy elektronikus eszköz igénybevétele esetén az intézkedésről hivatalos feljegyzést kell készíteni, illetve a telefax, e-mail szövegét vagy igazoló példányát csatolni kell az iratokhoz.
8.17. Másolatok készítése, mellékletek kiadása
Azok, akik az ügyben iratbetekintési joggal rendelkeznek, az ügy iratairól – kivéve ha az iratról másolat adását jogszabály kizárja - hiteles vagy nem hiteles másolatot kaphatnak.
A másolatot a közjegyzői iroda vezetőjénél kell megrendelni. Az irodavezető határozza meg a másolat kiadásának időpontját, és gondoskodik a másolat elkészítéséről. A másolatot a közjegyzői iroda rendszerint legkésőbb a megrendeléstől számított harmadik munkanapon adja ki.
Az irodavezető nyilvántartja a hiteles másolat elkészítésének módját (fénymásolás, gépírás stb.), a megrendelő nevét, az illetékmentesség tényét, vagy a lerótt illeték összegét. A másolat átvételét a megrendelő keltezéssel ellátott aláírásával igazolja.
A közjegyzőhöz érkezett iratról a közjegyzői iroda által készített másolatot és a más által elkészített és hitelesítés végett bemutatott másolatot az iroda látja el "a másolat hiteléül": záradékkal, a másolatot készítő aláírásával, a közjegyző körbélyegzőjének lenyomatával, és feltünteti azon a másolat készítésének időpontját.
A külföldi felhasználásra szánt hiteles másolatot a közjegyző eredeti aláírásával és bélyegzőlenyomatával hitelesíti.
Ha a közjegyző okirat vagy egyéb melléklet kiadását rendelte el, ennek átvételét a másolat átvételéhez hasonlóan kell igazolni. Ha hiteles másolat csatolása szükséges a kiadáshoz, azt a kérelmező költségére a közjegyzői iroda készíti el az okirat (melléklet) vagy a kérelmező által benyújtott másolat felhasználásával.
8.18. A közjegyző kijelölése
A közjegyzőhöz érkezett, kizárási okra vonatkozó bejelentést a közjegyző haladéktalanul, a MOKK rendszerén keresztül felterjeszti a közjegyzői kamara elnökéhez. A közjegyzőnél maradt eredeti, papíralapú, kizárásra irányuló beadványt az utóiratokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni.
A fizetési meghagyásos ügyben a közjegyzői kamara elnökéhez felterjesztett, kizárásra vonatkozó ügy iratait, valamint a mentesítésre szerinti kérelmeket a közjegyzői kamara külön ügycsoportként kezeli és tartja nyilván.
A közjegyző hetente egy alkalommal, az érkezés időpontjának feltüntetése mellett a hozzá érkezett kérelmeket megküldi a közjegyzői kamarának. A közjegyzői kamara a közjegyzői kamara elnökének (elnökhelyettesének) a kijelölés tárgyában hozott határozatával egyidejűleg küldi meg a kijelölt közjegyzőnek az érintett ügyek iratait.
8.19. Statisztikai adatszolgáltatás
A közjegyzői kamara a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig a MOKK rendszerében szereplő adatok alapján országos statisztikai jelentést készít a tárgyhónapban elintézett fizetési meghagyásos ügyekről. A közjegyzői kamara a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig továbbítja a statisztikai jelentést az igazságügyért felelős miniszter által vezetett minisztériumhoz és a Központi Statisztikai Hivatalhoz.
