1.1. Vállalati informatika
Az informatika szerepe már régen nem merül ki a munkafolyamatok automatizálásában, gyorsításában, előtérbe kerülnek a különféle üzleti alkalmazások. A cégvezetés számára elsődleges fontosságú, hogy átlássa a vállalkozás működését, birtokában legyen a döntések meghozatalához szükséges információknak, s megfelelő visszacsatolást kapjon a döntések következményeiről. Az információáramlás fontos kritériuma, hogy a megfelelő döntési szintekhez a megfelelő mennyiségű és minőségű információ kapcsolódjon. Ennek logikus következménye, hogy a cégek egy részénél a formális információáramlás központi eleme valamilyen vállalatirányítási/ügyviteli rendszer. Az informatika tehát egyre inkább kapcsolatrendszert jelent a cégen belül, illetve a cég és a külső gazdasági környezet viszonyában. Előbb-utóbb szükség van egy egységes, integrált informatikai rendszer bevezetésére. Az egyes részterületek igényeinek megfelelő számítástechnikai megoldások, szoftverek ugyanis egymástól elszigeteltek, s ezek a részrendszerek nem alkalmasak arra, hogy a vállalat egészét átláthassuk velük.
Információnak tekintünk minden olyan új ismeretet tartalmazó adatot, amely szükséges, érthető, és hatására csökken felhasználójának bizonytalansága. Információs rendszernek nevezünk minden olyan rendszert, amely figyeli egy szervezet környezetére vonatkozó adatokat, begyűjti azokat, valamint vele egyidejűleg kezeli a szervezeten belül zajló tevékenységeket és a környezettel folytatott adatcserét is. Mindezeket rendszerezve, feldolgozott információ formájában, a felsőbb vezetés, illetve a döntéshozók rendelkezésére bocsátja.
Az információs rendszereket a szervezetek munkájának megkönnyítésére, hatékonyságuk és a versenyelőnyük növelése céljából hozták létre. A keletkező adatokat adatbázisokban gyűjtik, amelyeket úgy értelmezünk, mint egymással kapcsolatban álló adatok strukturált, összefüggő, különféle célokra használható halmazait. Az információs rendszerek információt szolgáltatnak felhasználóiknak a szervezet eseményeiről, tevékenységeiről és az ezekhez kapcsolódó erőforrásokról. A folyamatok szervezett működéséhez szükség van a fentieket szabályozó szabványokra és eljárásokra is.
1.1.1. Vállalati információs rendszerek
A vállalati információs rendszerek egyik lehetséges csoportosítása a szakirodalomban a következő:
– Irodaautomatizálási rendszerek (OAS)
– Kommunikációs rendszerek
– Tranzakció-feldolgozási rendszerek (TPS)
– Menedzsmentinformációs rendszerek (MIR, MIS)
– Vezetői információs rendszerek (VIR, EIS)
– Döntéstámogató rendszerek (DSS)
– Végrehajtási információs rendszerek
– Csoportmunkarendszerek
Más szempontok alapján a következő csoportosítást alakították ki:
– ERP rendszerek
– Üzleti intelligencia
– Vezetői információs rendszer (MIS – Manager Information System)
– Döntéstámogató rendszerek (DSS – Decision Support System); Adattárházak (Data Warehouse); Adatbányászati rendszerek (Data Mining)
– BSC (Balanced Scorecard – stratégiai döntéstámogató rendszer)
– CRM (Customer Relationship Management – ügyfélkapcsolatok kezelése)
– SCM (Supply Chain Management – ellátási, beszállítói lánc kezelése)
– e-Business rendszerek
– Workflow rendszerek
– Szimulációs szoftverek
– Szolgáltató cégek vállalatirányítási rendszerei
– Termelésütemező rendszerek
– Vállalati eszközmenedzsment (EAM – Enterprise Asset Management)
Egy harmadik lehetséges felosztás megkülönböztet:
– Vállalatirányítási rendszereket (ERP, IEA)
– Vállalati adatelemző rendszereket: ezen belül döntéstámogató rendszereket (DSS), adatbányászati rendszereket (Data Mining), adattárházakat (Data Warehouse)
– Ügyfélkapcsolati rendszereket (CRM)
Az informatikai rendszereket működési céljuk szerint két csoportra oszthatjuk, végrehajtói és információrendszerekre. A végrehajtó rendszerek a szervezet alaptevékenységének biztosítását és működtetését hivatottak szolgálni. Többek közt a kontrolling operatív feladatait végző kontrolling-alrendszerek is idetartoznak, mert nagy tömegű adatot mozgatnak, egyszerű műveleteket végeznek, és véges az ellátandó feladatok típusa, ezért statikus alkalmazásoknak is tekinthetjük őket, amelyek automatizálják a mindennapos feladatokat.
Az információrendszerek csoportjába tartozó alkalmazások közé sorolhatók a vezetői információs rendszerek, a tervező-elemző rendszerek, a jelentéskészítő alkalmazások és a stratégiai tervezést támogató kontrollingrendszerek. Feladatuk a működtetőrendszer adattengeréből "kibányászni" (Data Mining) az információkat, és megfelelő formában prezentálni azokat. Jellemző erre a csoportra a dinamikus működés, vagyis kisszámú, de nagy integráltságú információt állítanak elő. A rendszeresen készítendő információk körét meg lehet adni, azonban ez nem fedi le a pillanatnyi helyzetben fontossá vált adatokat, ezért a rendszernek biztosítania kell az összes adat elérhetőségét, ad hoc elemzést és jelentés készítését is. E rendszerek javítják az üzleti döntések sikerességét. A kontrolling információrendszer tartalma szerint az információszolgáltató rendszerek közé tartozik, szerepe azonban többrétű. Mivel az operatív döntéshozói szintet is támogatja, ezért egyes részeit tulajdonképpen a működtető rendszerek közé kellene sorolni. Azonban az e rendszerekkel szemben támasztott követelményeket csak az információszolgáltató rendszereknél alkalmazott technológiákkal és megoldásokkal lehet teljesíteni.
A végrehajtó és az információszolgáltató rendszerek közvetlen összekapcsolása nem célszerű. Ha például egy bonyolult adatleválogatással és számításokkal járó feladatot megoldó programot akarnak futtatni, a működtetőrendszer működése e program lefutásáig jelentős mértékben lelassulhat, gátolva a vállalkozás normális működését. Van két technológia, amelynek alkalmazásával optimálisan használhatjuk ki a rendelkezésre álló erőforrásokat, sőt, kedvezően módosíthatjuk a cég belső információszolgáltatásának, és ezáltal a vezetői döntések minőségét is.
Egy jól működő kontrolling információrendszer esetén többek között a következő előnyök, eredmények várhatók:
– A korábbiaknál sokkal objektívebb döntések hozhatók.
– Problémamentes esetekben bizonyos szinteken akár teljesen automatizálhatja az irányítást.
– Biztosítja a vezetői ellenőrzést.
– Rugalmasságával növeli a vezetők mozgásterét a termékpaletta és az üzletpolitika megváltoztatásában, az erőforrások átcsoportosításában egyaránt.
– Automatikus jelentéskészítési szolgáltatásai akár online adatokat is kínálhatnak.
– Adatbázisa és eszköztára alkalmas lehet gazdasági modellek fejlesztésére és karbantartására.
– Egzakt statisztikai elemzéseket, összesítéseket nyújt. Automatizálja a belső és külső adatszolgáltatást.
1.2. Az ERP fogalma
Az integrált vállalatirányítási rendszer ERP-ként vonult be a köztudatba. Az ERP az angol enterprise resource planning ("a vállalkozás erőforrásainak tervezése") kifejezés mozaikszavaként jött létre.
A számítástechnika a vállalatok belső életét is forradalmasította, hiszen a számítógépek használatával óriási lehetőségek nyíltak meg az információáramlás felgyorsulása következtében. Az integrált vállalatirányítási információs rendszert az az igény hozta létre, hogy a cégek olyan átfogó információs bázissal rendelkezzenek, amelyek biztosítják a döntések hatékonyságát, illetve gyorsaságát. Az ERP az információk naprakészségét biztosítja a cégvezetés számára.
Az ERP gyakorlatilag egy több összetevőből álló szoftvercsomag, amelynek célja és feladata, hogy összefogja a vállalat működésének minden egyes részfolyamatát. Az ERP egyfajta integrált adatbázis: az abban rögzített adatok lekérdezhetők, s egy-egy adott kérdéskörre csoportosíthatók, szűrhetők. Az adatbázis átfogja a cég egész tevékenységét, s a szükséges információ azonnali elérhetőségét teszi lehetővé a döntéshozó számára.
Ki időt nyer, életet nyer – tartja a mondás, így az ERP adta előnyök nagyban növelik a cég versenyképességét, hiszen elsőrendű fontosságú, hogy a cégvezetés átlássa a vállalkozás aktuális helyzetét, átfogó képe legyen a cég tevékenységéről, s ezek birtokában a lehető leggyorsabban tudjon döntéseket hozni, s így rugalmasan, s azonnal tudjon reagálni a gazdasági szféra változásaira.
Az ERP rendszerek modulokból felépülő alkalmazások, amelyek szoftveres megoldást kínálnak a termelés, a logisztika, az értékesítés, az emberierőforrás-gazdálkodás és a pénzügyi elszámolás tranzakcióinak valós idejű, egységes és integrált kezelésére. A szervezet funkcionális területeit és működési folyamatait lefedő, egységes és integrált vállalatirányítási rendszerek egyben információs rendszerek is.
A vállalkozás jövedelmezőbbé tételének egyik eszköze olyan informatikai hardver- és szoftverstruktúra kialakítása, amely a ciklikusan ismétlődő munkákat automatizálja, és helyette a vevők és igényeik megismerésével, a szervezeti folyamatok teljesítményének növelésével foglalkozhatnak az alkalmazottak. Az erőforrásokat pontosan nyomon kell követni, rövid, közép- és hosszú távon el kell tudni osztani azokat a tervezésben meghatározott arányok szerint. A szoftverfejlesztő cégek folyamatos innovációjának eredményeképpen már nemcsak erőforrás-tervezéssel foglalkoznak a rendszerek, hanem képesek koordinációs funkciók betöltésére is valamennyi folyamatban.
A beszerzési és értékesítési folyamat során a keletkező bizonylatok előállítása, fogadása és feldolgozása mindenképpen. Az ajánlatkérés és -adás, vevői és szállítói rendelés, raktári mozgások és a készlet figyelése és kezelése, számlázás. Szintén elvárás a pénzügyi folyamatok kezelése, bank, pénztár és folyószámla. A főkönyvi könyvelés és valamilyen vezetői információs modul szintén az ERP része kell hogy legyen. A szerviz és gyártás tevékenység általában már speciális (iparági vagy teljesen egyedi) modulokat igényel, ezek vagy teljes egészében részei az ERP rendszernek, vagy teljesen integrálva vannak abba úgy, hogy felhasználói szinten az egységes adatkezelés megvalósuljon. A számítógéppel vezérelt gyártógépek (CAM) adatai általában csak részben kerülnek át a vállalatirányítási rendszerbe a nagy adatmennyiség és a speciális feldolgozási igény miatt.
Kapcsolódik az ERP rendszerhez, de nem feltétlenül része annak a speciális marketingfeladatokat is ellátó CRM rendszer. A partnerekkel való kapcsolat bizonylatainak nagy része (például megrendelések, számlák) az ERP rendszerben keletkezik. Ezeket a CRM rendszerben is el kell érni, le kell tudni kérdezni, viszont a CRM rendszerben rögzítésre kerülhetnek olyan adatok is (telefonbeszélgetések, ígéretek, reklámlevelek), amelyek nem csak a már meglévő partnerekkel kapcsolatosak, illetve nem a szokásos bizonylatolással kezelik őket. Nagy mennyiségű adat esetén a DDS (döntéstámogató) rendszerek segítik az adatok elemzését, a köztük lévő összefüggések felfedését. A DDS rendszerek dolgoznak az ERP rendszerben keletkező adatokkal, de nem épülnek be szervesen a vállalatirányítási rendszerbe.
1.3. Az ERP előnyei
Különböző statisztikai felmérések alapján az ERP rendszereket bevezető vállalkozások az alábbi szempontok alapján döntöttek az integrált vállalatirányítás mellett:
– az adatbázis naprakészsége,
– a vezetők növekvő informáltsága,
– átláthatóság,
– tervezhetőség,
– szorosabb szállítói és vevői kapcsolatok,
– csökkenő adminisztráció,
– csökkenő költségek,
– korábbi elszigetelt rendszerek egységes platform alá integrálása,
– gyorsabb, szelektáltabb információáramlás,
– munkafolyamatok összevonása,
– csapatmunka javítása,
– tevékenységek egységbe foglalása,
– gyorsabb folyamatok, munkaerő-optimalizálás,
– csökkenő készletek.
1.4. Átfogó jelleg
Az ERP-vel hatékonyan össze lehet hangolni a vállalkozás rendelkezésére álló forrásokat. Mindez a rendszer átfogó jellegéből következik. A számítástechnika adta automatizáltságot az ERP egy szinttel magasabbra emeli, amikor átjárhatóságot alakít ki a különféle részrendszerek között. Ezáltal megszűnik az addigi elszigeteltség az egyes részrendszerek között.
1.5. Folyamatszemlélet
Az ERP rendszerek jellemzője az üzletifolyamat-szemlélet, integrálják a cégen belüli különböző folyamatokat. Az ERP rendszerek alkalmasak egy-egy vállalat akár valamennyi üzleti folyamatának irányítására, ennek köszönhetően a technika nemcsak automatizálja, hanem a megfelelő szinten integrálja is a cég működését. Ezáltal a szervezet működése hatékonyabbá válik.
1.5.1. Szervezethatékonyság
A folyamatszemléletből fakad a jobb szervezeti hatékonyság. Az ERP rendszerek nem egyszerűen automatizálják a különböző üzleti tevékenységeket. A folyamatszemléletű információs rendszer támogatja a folyamatszervezést, megköveteli a hatékony folyamatmenedzsmentet, az ehhez szükséges szervezeti megoldásokat. Ennek következtében átstrukturálódik a cég, így a vállalatok rákényszerülnek az úgynevezett BPR (Business Process Reengineering – az üzleti folyamatok átalakítása) eljárásrend szerinti szerkezetátalakításra.
1.5.1.1. BPR
Az üzleti folyamatok újratervezése során fel kell mérni az adott cég helyzetét, illetve az új igényeket, s ki kell dolgozni a stratégiai szintű döntésekre vonatkozó javaslatot. Ki kell alakítani az új működési modellt, amely alapja lesz az új folyamatok kidolgozásának. Ki kell dolgozni az új üzleti folyamatokat és az azok működéséhez szükséges szervezeti hatásokat. A kialakítandó új vállalatirányítási rendszer vagy egyéb rendszer bevezetését megelőzően folyamat- és működésoptimalizálási javaslatot kell kidolgozni, figyelembe véve az adott rendszer sajátosságait. Meg kell vizsgálni a meglévő ERP vagy egyéb rendszer és az üzleti folyamatok összhangját, majd javaslatot kell kidolgozni a folyamatok/szervezet változtatására a hatékonyabb működés érdekében.
A fenti folyamat egyik lehetséges módszertana a következő: a mobilizáció fázisa a projekt működésének kialakítására szolgál, ebben a fázisban történik meg a projektcélok véglegesítése, a projektcsapat kialakítása, valamint a jelenlegi működési környezet megismerése (projektindító megbeszélés, felsővezetői interjúk). Az úgynevezett feltárási fázis célja a szervezet, működés és a vállalati folyamatok részletes vizsgálata, amely kiindulópontot jelent a működésben lévő problématerületek beazonosítására, valamint a hatékonyságnövelés irányába ható fejlesztési lehetőségek meghatározásához, a jövőbeni működési koncepció megvalósíthatóságának elemzéséhez, valamint a jövőbeni működési koncepció bevezetéséhez szükséges lépések megtervezéséhez. Ennek érdekében ebben a fázisban kerül sor:
– a vállalat stratégiai céljainak és az ehhez kapcsolódó mutatószámoknak a megismerésére;
– a belső elvárások megismerésére;
– a fő folyamatok azonosítására, kulcsfolyamatok kiválasztására, feltérképezésére;
– a meglévő szervezet megismerésére;
– az üzleti területek működésének, folyamatainak, tevékenységeinek feltérképezésére;
– az infrastrukturális helyzet vizsgálatára;
– az informatikai rendszerek feltérképezésére;
– funkcionális interjúk lefolytatására, valamint – amennyiben a vállalat kultúrájához illeszkedik – tevékenységelemzési kérdőív kiküldésére a különböző üzleti területek vezető és beosztott munkatársai részére.
A jövőképalkotás, koncepcionális tervezés fázisában kerül sor a jövőbeni működési modell kialakítására, valamint ezen koncepció megvalósíthatóságának vizsgálatára a beazonosított problématerületek, valamint az üzleti követelmények (belső hatékonyság, piaci követelmények) figyelembevételével. Ebben a fázisban kerül sor a kívánt jövőbeni működés eléréséhez szükséges fejlesztési javaslatok megfogalmazására is.
A részletes tervezés fázisában készül el a részletes bevezetési terv, az előző fázisban megfogalmazott fejlesztési javaslatok tükrében. Ezek a fejlesztési javaslatok elsődlegesen a működés hatékonyságának növelését tűzik ki célul. A részletes tervezés főbb lépései:
– a szervezeti egységek működési modelljeinek meghatározása, üzleti folyamatok részletes tervezése, dokumentálása;
– a szervezeti egységek közötti tevékenységek esetleges átszervezése;
– a jövőbeni működés által megkívánt erőforrás-szükséglet meghatározása;
– belső szolgáltatási szintek meghatározása a központosított funkciók tekintetében;
– költséghelyek meghatározása;
– a szervezeti felépítés megtervezése, a szervezet hozzáigazítása az új működéshez;
– felelősségi körök, jogkörök meghatározása;
– beszámolási útvonalak meghatározása;
– munkakörtípusok kialakítása, kompetenciaszintek meghatározása;
– a jövőbeni működést hatékonyan támogató informatikai rendszerek funkcionalitásának, egymáshoz kapcsolódásának megtervezése.
Ezt követően kerül sor a részletes tervben megfogalmazott szervezet-, folyamatváltoztatások, rendszertámogatások konkrét megvalósítására, idegen kifejezéssel az implementációra.
1.6. Integráció
Az ERP rendszerek a cég egészére kiterjedő integrációt valósítanak meg a részfolyamatok között. Ilyen módon érik el a valódi szervezeti és működési egységet, a koordinált cégműködést. Itt kell megemlítenünk, hogy az úgynevezett ERP II rendszerekben az integráció kiterjed a vállalaton kívülre is, különös tekintettel a vevő-, illetve a szállítóoldali területekre is.
Az integrált vállalatirányítási információs rendszer az egy vállalaton belül lezajló valamennyi folyamat egységes, számítástechnikai kezelését megvalósító információs rendszert jelenti. Az ERP-ben nincs úgynevezett redundancia, vagyis az adathozzáférés a jogosultsági rendszernek megfelelően adatbázis-alapú: egyszeres adattárolás. (Redundancia az informatikában az információ- vagy üzenetátvitelnél használt bitek számának és az aktuális információ vagy üzenet bitjei számának a különbsége.)
Az ERP összekapcsolja vállalati szinten azokat az integrált alkalmazásokat is, amelyek egy-egy vállalati folyamatcsoportot támogatnak. Ezzel alakul ki az átfogó integrált rendszer.
Az ERP rendszerek alapvető jellemzője az integráltság. Felhasználói oldalról ez azt jeleni, hogy az adatokat egyszer, a keletkezésük helyén kell rögzíteni, és a továbbiakban már mindenki, akinek szükségesek ezek az adatok, előveheti és használhatja őket. Ez a remek tulajdonság azonban a felhasználóktól is kompromisszumokat követel, például a könyvelőt a számla részletes adatai nem érdeklik csak az árbevétel és az áfa, mégis látja a teljes, akár százsoros számlát is tételesen. Az egyes programok az integráltságot előéletükből adódóan különbözőképpen valósítják meg. Van, ahol tényleg egy egységes adatállományon dolgozik az összes modul, van, ahol a háttérben futó rutinok biztosítják a modulok közötti folyamatos adatcserét. És sajnos olyan is van, ahol az integráltság csak marketingduma, a program moduljai időnként indított adatkiírással és adatbeolvasással adják át egymás között az adatokat. Ez utóbbi nemcsak azért baj, mert a program nem "korszerű", hanem azért is, mert az egyes modulok eltérő adatokat láthatnak, vagy indokolatlanul tiltani kell a már átadott adatok módosítását, a valós folyamatoktól idegen megoldásokra, felesleges sztornózásokra kényszerítve ezzel a felhasználókat.
Az integráltság több szempontból fontos, egyrészt az adatokat csak egyszer kell bevinni, ezzel is csökkentve a munkát és a hibázás lehetőségét. Másrészt egy adat változásakor frissülnek a hozzá kapcsolódó adatok is, ami lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy döntéseiket, tevékenységeiket összehangolják.
1.7. Üzleti előnyök
Az ERP rendszer valódi értelme, hogy előnyösebb legyen üzleti szempontból a cég számára az ilyen rendszer működtetése, mint ilyen rendszer nélkül tevékenykedni. Ha nincs üzleti haszna egy rendszernek, akkor az a rendszer értéktelen a cég számára. Ha figyelembe vesszük, hogy egy ERP rendszerben a hagyományos struktúrákhoz képest az üzleti folyamatok integráltabbak, automatizáltabbak, rugalmasabbak, áttekinthetőbbek, menedzselhetőbbek, ezek a jellemzők üzleti előnyt teremtenek a versenytársakkal szemben. Ugyanez érvényes a nagyobb szervezeti hatékonyságra, a jobb adat- és információminőségre, a vállalati teljesítmények sokoldalú mérésére és értékelésére is, csakúgy, mint a jobban előkészített vállalati döntésekre, az újabb üzleti lehetőségek jobb felismerhetőségére.
Az a szervezet, amelyik nem rendelkezik megfelelő információkkal, könnyen lemaradhat a versenyben. A kisvállalkozások nagy része funkcionál bel- és külföldi nagyszervezetek beszállítójaként, és ők olyan információkat várnak, amelyeket nem lehet füzetből gyorsan és pontosan előkeresni. A szervezetek azért veszik meg vagy bérlik a rendszereket, mert a bennük keletkező adatok használatával a menedzserek olyan információbázishoz jutnak, amivel áttekinthetővé tehetik a szervezet működését, felülvizsgálhatják és újjászervezhetik (BPR), vagy automatizálhatják folyamataikat, a költségcsökkentést és a nagyobb szervezeti hatékonyságot megvalósítva. Ezenkívül új beszállítók és megrendelők szerezhetők a direkt elektronikus kapcsolat révén, valamint beszámolóival jobban előkészítheti és megkönnyítheti a döntéshozatalt. A szervezeti teljesítmények mérését sokoldalú mutatószámrendszerek segítik, hogy meghatározhatók legyenek a piaci pozíciók a kiélezett iparági versenyben.
A jelenlegi információs rendszerek már nemcsak funkcionális és moduláris, hanem erős vevőközpontú folyamatszemléletű megközelítéssel készülnek, ezért alkalmasak a nem vagy csak részben együttműködő üzleti folyamatok integrálására is. Ezek a rendszerek már képesek koordinálni a feladatcsoportok, a folyamatok elemeit, és magas fokon automatizálni azokat a nagyobb szervezeti hatékonyság elérése érdekében.
A rendszerek bevezetésének célja, hogy költségeket takarítsanak meg, például a munkaerő használatának csökkentésével, továbbá csökkenjenek a készletek, javuljon a likviditás, és kiderüljön, hol vannak a szűk keresztmetszetek az erőforrások optimális kihasználása érdekében. A termékek előállításához szükséges folyamatok több funkcionális területet érintenek, így azok szimbiózisát és javítását, egyszóval a folyamatszervezést (BPR, Business Process Reengineering) is támogatniuk kell a rendszereknek. A szervezeteknek át kell térniük a folyamatok mentén felépülő, lapos, széles működési struktúrára, hogy hatékony folyamatmenedzsment-szemléletű módszereket alakíthassanak ki.
Minthogy a vállalkozás termékek vagy szolgáltatások értékesítéséből tartja fenn magát, ennek érdekében olyan tevékenységeket kell végeznie, amelyek értéket adnak hozzá a szervezet termékeihez vagy szolgáltatásaihoz. Az értékteremtő láncban kapcsolódnak össze kölcsönösen a tervezési, az előállítási és az értékesítési tevékenységek. Végrehajtási módjuk, teljesítményük komoly hatással van a lánc további részeire. A nyereség attól függ, hogy az egyes tevékenységek végrehajtása mennyire hatékony. A költségeket alacsonyan tartja, ha az értékteremtő láncba tartozó tevékenységek jól koordináltak, integráltak. Az értékláncelemzéssel könnyen meg lehet határozni a szervezet azon kompetenciáit, amelyek versenyelőnyt teremthetnek a cég számára. Az ERP integrálja az értékteremtő folyamatokat, így biztosítva azok megfelelő koordinációját és információik áramlását.
Az irányítást segítő rendszerek használatának egyre nagyobb jelentősége van a felső vezetők munkájában. Saját maguk készíthetik el elemzéseiket a felhasználóbarát szoftverek segítségével, figyelemmel kísérhetik a stratégiai célok jelenlegi állását és döntéseik hatását.
1.8. Értékláncelemzés
Az úgynevezett értékláncelemzés értelmében a vállalkozások olyan tevékenységek helyei, amelyek célja olyan termékek vagy szolgáltatások megtervezése, megteremtése, értékesítése vagy támogatása, amelyek értéket adnak hozzá az adott szervezet termékeihez, szolgáltatásaihoz. Az értékteremtés egymással szoros, kölcsönös kapcsolatban lévő tevékenységek rendszerében, az értékteremtő láncban történik. A láncon belül valamely tevékenység hatással bír egy további tevékenységre. Az egész értékteremtés költségszintje alapvetően attól függ, hogy az értékteremtő láncba tartozó tevékenységek mennyire jól koordináltak, integráltak. Az ERP rendszerek az üzleti folyamatok automatizálása és együttműködése révén járulnak hozzá az értékteremtés költségcsökkentéséhez.
1.9. Stratégiai irányítás
Az ERP rendszerek, s ezen belül a stratégiai vállalatirányítási funkciók (SEM: Strategic Enterprise Management) egyre nagyobb jelentőséggel bírnak a vállalatok felső vezetőinek irányítási munkájában.
A stratégia hosszú távú célok kitűzését jelenti, s magában foglalja a célokat szolgáló eszközök és módszerek meghatározását is. A stratégia minden esetben egyfajta előrejelzés, a cég várakozása a jövőt illetően. A vállalati stratégia mentén alakíthatók ki a várakozáshoz igazított döntések. A stratégiai tervezés feladatai közé tartozik az új üzleti lehetőségek feltárása és azok minél jobb kihasználásának megteremtése is.
A stratégiának számot kell vetnie a versenyelőnyök megszerzésében és megtartásában szerepet játszó valamennyi körülménnyel.
A stratégiai irányítás kiterjed a tervezésre, a végrehajtás irányítására, a folyamatok ellenőrzésére. Csak ez utóbbi folyamatossága révén érhető el a megfelelő, rugalmas reagálás a változásokra. A menedzsment egyetlen feladata sem hagyható ki, probléma esetén vissza kell térni a korrigálni kívánt részhez. Felmerülhet további elemzések szükségessége, új alternatívák kidolgozása is, ha a célt nem lehet megvalósítani. A stratégiai menedzsment a stratégia szerint él az üzleti lehetőségekkel, és ennek érdekében allokálja erőforrásait, kijelölve a szervezet jövőbeni mozgásterét, fejlődési irányát és mértékét. A felső vezetés feladata az egységes szervezeti stratégia elkészítését követően, a stratégiailag fontos üzleti egységek üzletági stratégiájának és az ezeket alkotó funkciók stratégiájának kidolgozása. A korábban említett funkciók közé soroljuk az informatikai stratégiát is.
A stratégiákat össze kell hangolni, nem lehet ellentmondás közöttük. A középtávú, majd a rövid távú tervben konkretizálódik a stratégiai tervben vázolt haladási irány. Az egyes vezetői szinteken különböző minőségű és mennyiségű információ szükséges. A stratégiai tervezésnél minőségi vagy mennyiségi mutatószámokat határoznak meg, hogy ellenőrizhető legyen a célok megvalósításának mértéke. A taktikai (középtávú) tervezés során a stratégiai célokból konkrét feladatokat készítenek, hozzárendelik a legjobban reprezentáló mutatószámokat, ezzel teremtve kapcsolatot a stratégiai és operatív tervezés közt. Az operatív (éves) tervezés konkrét intézkedésekké és számokká formálja a felsőbb szintű tervekből származó tervértékeket úgy, hogy azokat teljesíteni tudja a célokhoz rendelt felelős. Itt derül ki, hogy a rögzített célok megvalósíthatók-e a tervezett időszak alatt.
1.10. Tudásmenedzsment
A tudásmenedzsment (KM: Knowledge Management) a tudás megszervezését, az adatok és információk összegyűjtését, a tudáshoz való hozzáférés biztosítását, a tudás hatékony alkalmazását jelenti.
1.11. Tervezés
Az ERP rendszerek fő feladata a koordináció, illetve ezen túlmenően a folyamatok, az erőforrások tervezése is. Így egységessé válik a napi rutinhoz, a rövid, illetve a hosszabb távú cégműködéshez szükséges döntéshozatal, egészen a stratégiai döntésekig. A cég működése ilyen módon kiszámíthatóbbá, átláthatóbbá válik.
1.12. Információ
Az ERP rendszerekben válik az egymástól elszigetelt információk halmaza olyan struktúrává, amely gyűjti, kezeli és felhasználja a cég működésének részterületein keletkező információkat, s összekapcsolja a különféle folyamatokat mind ágazati, mind funkcionális szinten. Így válik egy információ a vállalat egészére vonatkozó adattá. Az ERP rendszerek biztosítják, hogy a cég működésének bármely területéről származó információ a cég egésze szempontjából értékelhető információ legyen.
