A jogszabályi definíció szerint elektronikus másolat valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest. A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza.
6.1. Általános szabályok
Papíralapú dokumentum a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett – módosítás érzékelhető legyen.
Papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd a metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal ("Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező") és elektronikus aláírással látja el.
6.1.1. Metaadatok
Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni, és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni:
– a papíralapú dokumentum megnevezése;
– a papíralapú dokumentum fizikai méretei;
– a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve;
– a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;
– a másolatkészítés ideje;
– érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott.
6.1.2. Aláírás
A másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítésszolgáltató kizárja az álnév használatát, és az álnév használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név.
Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők.
Az aláírónak gondoskodnia kell az elhelyezett aláírás érvényességének érvényességi időn belüli – ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő – folyamatos megállapíthatóságáról.
6.1.3. A másolatkészítő
A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személy, személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni. A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő személy hozzájárulásával, amelyben a másolatkészítő személy a személyes adatainak a másolatkészítés céljára történő kezelését engedélyezi.
A másolatkészítőnek rendelkeznie kell a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben e rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással.
6.1.4. Tartalmi megfelelés
Tartalmi megfelelés az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú dokumentum – a joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.
6.1.5. Képi megfelelés
Képi megfelelés az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét.
6.2. Elektronikus másolat készítése a közokirat kiállítására jogosult által
Papíralapú közokirat a papíralapú dokumentumba foglalt, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény (Pp.) közokirat. (Az olyan papíralapú vagy elektronikus okirat, amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül, a megszabott alakban állított ki, mint közokirat teljesen bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, továbbá az okirattal tanúsított adatok és tények valóságát, úgyszintén az okiratban foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak idejét és módját. Ugyanilyen bizonyító ereje van az olyan okiratnak is, amelyet más jogszabály közokiratnak nyilvánít.)
A papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról a közokirat kiállítására jogosult általi másolatkészítés esetén az elektronikus másolatot olyan formátumban kell létrehozni, amelyből a külön jogszabály által meghatározott formátumok valamelyike információvesztés nélkül előállítható.
Papíralapú közokiratról vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról történő elektronikus másolat készítése során a közokirat kiállítására jogosult
– az elektronikus másolatot olyan minősített elektronikus aláírással látja el, amelyből egyértelműen meghatározható közokirat kiállítására jogosulti minősége, és az aláírás megfelel a külön jogszabályban a hivatali aláírással szemben megállapított követelményeknek;
– közigazgatási szerv esetében az aláíró kiadmányozásra jogosult személy.
Az aláírás mellett időbélyegzőt vagy a közokirat kiállítására jogosult saját időforrásán alapuló, elektronikus aláírásával hitelesített időjelzését kell elhelyezni.
6.3. Elektronikus másolatkészítés gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról
Papíralapú, teljes bizonyító erejű magánokirat a papíralapú dokumentumba foglalt, a Pp. szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat. (A magánokirat az ellenkező bebizonyításáig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetőleg elfogadta, vagy magára kötelezőnek ismerte el, feltéve hogy az alábbi feltételek valamelyike fennáll:
– a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta;
– két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük saját kezű aláírásának ismerte el; az okiraton a tanúk lakóhelyét (címét) is fel kell tüntetni;
– a kiállító aláírása vagy kézjegye az okiraton bíróilag vagy közjegyzőileg hitelesítve van;
– a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított okiratot szabályszerűen aláírták;
– ügyvéd (jogtanácsos) az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előtte írta alá, vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának ismerte el, illetőleg a kiállító minősített elektronikus aláírásával aláírt elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegyezik;
– az elektronikus okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyezett el.
Ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot a gazdálkodó szervezet állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést kell biztosítania. Másolatkészítő az elektronikus másolatot elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást minősített szolgáltatóként nyújtja.
Ha a papíralapú közokiratot vagy a más által kiállított papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot a gazdálkodó szervezet őrzi, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi megfelelést kell biztosítania. Másolatkészítő az elektronikus másolatot elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.
6.4. Gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról történő elektronikusmásolat-készítés
Papíralapú számviteli bizonylat a papíralapú dokumentumba foglalt, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény szerinti számviteli bizonylat.
A papíralapú számviteli bizonylatról az azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervezet által készített elektronikus másolat esetén biztosítani kell a papíralapú dokumentumnak történő képi megfelelést. Másolatkészítő az elektronikus másolatot elektronikus aláírásával látja el, és arra időbélyegzőt helyeztet el olyan szolgáltatóval, amely ezt a szolgáltatást minősített szolgáltatóként nyújtja.
Papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikusmásolat-készítésre abban az esetben is ezt az előírást kell alkalmazni, ha az papíralapú közokiratnak vagy papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül.
