Törvény, kormányrendelet, önkormányzati rendelet eltérő rendelkezése hiányában a hatóság a közigazgatási hatósági ügyeket elektronikus úton is intézi. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.), valamint a 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet tartalmazza a hatósági elektronikus ügyintézés általános szabályait.
1.1. Az elektronikus ügyintézés fogalma
Elektronikus ügyintézés a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége.
1.2. A kérelem benyújtása
Ha az ügyfél legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással rendelkezik, a kérelem az ügyfél elektronikus aláírásával ellátva a központi elektronikus szolgáltatórendszeren keresztül, vagy közvetlenül a hatósághoz benyújtható.
A természetes személy ügyfél számára az elektronikus hatósági ügyintézés lehetőségét – ha az ügyfélnek legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása nincs – központi rendszer biztosítja.
(A központi elektronikus szolgáltatórendszer együttesen magában foglalja az elektronikus kormányzati gerinchálózatot, a kormányzati portált, a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot, az ott megjelenő szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket, valamint azok fenntartóit és üzemeltetőit, továbbá biztosítja az ügyfelek számára az elektronikus ügyfélkapu létesítésének lehetőségét.)
1.2.1. Az ügyfél azonosítása
Az elektronikus hatósági ügyintézés során álnévre kiállított elektronikus aláírás nem alkalmazható. A hatóság az azonosításhoz az aláírás érvényességét, valamint az érintett hitelesítésszolgáltatónál viszontazonosítás jelleggel az aláíró természetes azonosítóit ellenőrizheti, ez azonban nem érinti az eljárás lefolytatásához szükséges jogszabályban meghatározott adatok átadásának kötelezettségét. A hitelesítésszolgáltató elektronikus aláírás közigazgatási felhasználása esetén az ügyintéző hatóság megkeresésére elvégzi a viszontazonosítást, és az adatok egyezését, vagy az eltérés tényét a megkereső hatósággal közli.
1.3. Ügyfélkapu
A központi rendszer igénybevételéhez az ügyfél ügyfélkapu létesítését kezdeményezi. Egy ügyfél több ügyfélkapuval is rendelkezhet. Az ügyfélkapu az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó szervekkel.
Az ügyfél a neve, az elektronikus levélcíme és az egyedi azonosítója megadásával az ügyfélkapun keresztül léphet elektronikus úton kapcsolatba azokkal a szervekkel, amelyek elektronikus ügyintézést vagy interaktív szolgáltatást a központi rendszer útján végeznek. Az ügyfélkapun keresztül a hatósággal kapcsolatba lépő ügyféltől az elektronikus ügyintézés vagy hatósági szolgáltatás nyújtásához más azonosító nem kérhető, ez azonban nem érinti az eljárás lefolytatásához szükséges, jogszabályban meghatározott adatok átadásának kötelezettségét.
1.3.1. Az ügyfélkapu létesítése
Az ügyfélkapu létesítése személyes megjelenéssel a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartását kezelő központi szervnél vagy a körzetközponti feladatokat ellátó jegyző által működtetett okmányirodában kezdeményezhető. Az ügyfélkapu létesítésére jogosult szervek az előttük személyesen eljáró ügyfeleknek felajánlják az ügyfélkapu létesítését, amelyet a hatóság az ügyfél kérelme esetén azonnal létrehoz.
1.3.1.1. Ügyfél-azonosítás
Az ügyfélkapu létesítéséhez szükséges ügyfél-azonosításhoz az ügyfélnek személyazonosításra alkalmas hatósági igazolvánnyal – külföldi esetében személyazonosító igazolvánnyal vagy útlevéllel – kell személyazonosságát igazolnia, és a természetes személyazonosító adatait megadnia. Az ügyfélnek egyidejűleg közölnie kell az elektronikus ügyintézéshez hivatalos célra használható elektronikus levélcímét is.
1.3.1.2. Az ügyfélkapu megnyitása
Az ügyfél az azonosítást követően egyszer használható kódot kap, amelynek alkalmazásával az ügyfélkapu megnyitásához szükséges, legfeljebb öt évig használható egyedi azonosítót képezhet. Az egyedi azonosítót az ügyfél megváltoztathatja. Az ügyfél tartozik felelősséggel, ha az egyedi azonosító harmadik személy által, az ügyfél hibájából válik megismerhetővé.
1.3.2. Adatellenőrzés
Az ügyfélkapu létesítéséhez és használatához kapcsolódó azonosítás céljából az ügyfélkapu ügyfél által történő megszüntetéséig
– a központi nyilvántartó adatellenőrzés céljából felhasználhatja az ügyfélkaput létesíteni kívánó, illetve azzal rendelkező ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét,
– a központi rendszer az ügyfélkapuhoz kapcsolódó nyilvántartásban kezeli az ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét, elektronikus levélcímét, egyedi azonosítóját,
– a központi rendszer a személyi adat- és lakcímnyilvántartásban kezelt, az előző bekezdés szerinti adatokkal történő egyeztetéssel jogosult ellenőrizni az ügyfélkapu szolgáltatását igénybe vevő ügyfél azonosságát.
1.3.3. Adatvédelem
A központi rendszer az ügyfélkapu működtetéséhez, illetve a kormányzati portálhoz történő hozzáféréshez szükséges azonosításon túl csak viszontazonosításra használhatja fel az ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét, és a rendszerben részt vevők számára csak a használó nevét és elektronikus levélcímét továbbíthatja. Az ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét az ügyfélkapu megszüntetésekor, a kapcsolat felvételekor képzett tranzakciós azonosítót a kapcsolat bontása után haladéktalanul törölni kell.
1.4. Értesítés a dokumentum beérkezéséről
Az elektronikus dokumentum megérkezéséről a hatóság elektronikus érkeztetőszámot tartalmazó automatikus értesítést küld a dokumentum feladójának. A hatóság a dokumentum megérkezését követő három napon belül megvizsgálja, hogy az megfelel-e a jogszabályban előírt követelményeknek.
1.5. A kérelem benyújtásának joghatálya
Az ügyfél beadványának megérkezéséhez fűződő jogkövetkezmények elektronikus beküldés esetén az érkeztetésről szóló automatikus visszaigazolásnak az ügyfél részére való elküldésével állnak be, kivévee ha a vizsgálat a kapott dokumentum értelmezhetetlenségét állapítja meg, és erről az ott megjelölt határidőn belül az ügyfelet elektronikus levélben értesíti.
1.6. Felhívás az eljárási díj megfizetésére
Az ügyfél kérelmére indult eljárásban a hatóság a kérelem megérkezésétől számított három napon belül felhívja az ügyfelet, hogy nyolc napon belül fizesse meg az eljárásért fizetendő eljárási illetéket vagy igazgatási szolgáltatási díjat. A fizetési kötelezettség mértékéről, módjáról és határidejéről, valamint a mulasztás jogkövetkezményéről a hatóság a kérelmező ügyfelet egyidejűleg tájékoztatja.
1.7. Visszaigazolás
Az ügyfél a részére elektronikus úton elküldött értesítések, valamint a hatóság elektronikus úton elküldött döntése vételének visszaigazolására köteles. Ha az ügyfél az elektronikus úton számára elküldött dokumentum átvételét öt napon belül nem igazolja vissza, akkor a hatóság postai úton továbbítja számára az iratot.
1.8. Az elektronikus ügyintézés tipikus területei
Törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet kifejezett tilalmának hiányában az elektronikus kapcsolatfelvétel megfelelő dokumentálásával elektronikus úton is történhet különösen:
– a kérelem, a fellebbezési kérelem, az újrafelvételi kérelem, a méltányossági kérelem és a jogszabályban előírt mellékleteik benyújtása,
– a jogsegély iránti kérelem és annak teljesítése,
– a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,
– az eljárás irataiba való betekintés,
– az idézés,
– az igazolási kérelem előterjesztése,
– az ügyfél nyilatkozata, bejelentése, a hatósághoz intézett bármely beadványa,
– a bizonyítékok ügyfél elé tárásának határnapját tartalmazó felhívás,
– a felügyeleti szerv eljárásához szükséges iratok felterjesztésére szóló felhívás,
– az ügyfél tájékoztatására, értesítésére és felhívására vonatkozó egyéb hatósági közléseknek az ügyfél tudomására hozása,
– a döntés közlése.
1.9. Az ügyfél választhat
Törvény eltérő rendelkezése hiányában az ügyfél és az eljárásban részt vevő más személy nem kötelezhető arra, hogy eljárási cselekményeit elektronikus úton végezze. Az ügyfelet az eljárás bármely szakaszában megilleti az a jog, hogy válasszon az ügyintézés hagyományos és elektronikus formája között. Az ügyfél abban az esetben is kérheti, hogy a hatóság a döntését hagyományos úton kézbesítse, ha kérelmét elektronikus úton nyújtotta be.
Az ügyfél kérheti, hogy a hatóság a döntés tényéről csak elektronikus értesítést küldjön, és a hatóság a döntését a központi rendszerben biztosított biztonságos, csak az ügyfél számára hozzáférhető, ideiglenes tárolóhelyre továbbítsa.
A hatóság elektronikus levelezés útján csak azzal az ügyféllel tarthat kapcsolatot, aki e célból a hatóságnak az elektronikus levélcímét átadta, amelynek érvényességéért az ügyfél felelős. Az ügyfél elektronikus elérhetőségi adatait (elektronikus levélcím, telefonszám, mobiltelefonszám, faxszám stb.) a közigazgatási szerv az adat visszavonásáig vagy megszűnéséig kezelheti, más szervnek vagy személynek csak törvény rendelkezése szerint, vagy az ügyfél engedélyével adhatja át.
1.10. Az elektronikus hatósági dokumentummal szembeni követelmények
A hatóság döntését, a hatósági bizonyítványt, a hatósági igazolványt, a szakhatóság állásfoglalását – ha azt elektronikus úton kézbesítik – minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba kell foglalni. Az elektronikus dokumentum esetében jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.
1.11. Betekintés az iratokba
Az elektronikus ügyiratba történő betekintés az általános betekintési szabályok megtartásával és a betekintés dokumentálásával történhet.
1.12. Másolatok kiadása
A hatóság az eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumról a másolat készítésére jogosult személy kérésére, a jogosult választása szerint, hitelesített elektronikus, illetve hagyományos, papíralapú másolatot ad ki.
1.13. Üzemzavar
A hatóság és az ügyfél folyamatban levő elektronikus kapcsolattartása során a hatóság ellenőrzése alatt álló informatikai rendszerben bekövetkező
– átmeneti üzemzavar esetén a hatóság az ügyfelet elektronikus levélben – az üzemzavar kezdő és megszűnési időpontjának megjelölésével – az üzemzavar elhárítását követő huszonnégy órán belül tájékoztatja az üzemzavar tényéről,
– tartós – legalább öt napon át tartó - üzemzavar esetén a hatóság legkésőbb az üzemzavar ötödik napját követő első munkanapon az ügyfelet az üzemzavar tényéről és kezdő időpontjáról könyvelt postai küldeményben értesíti, és tájékoztatja arról, hogy az ügyintézésre a hagyományos (írásbeli) eljárási módot lehet alkalmazni.
1.13.1. Az eljárási cselekmény megismétlése
Ha a hatóság informatikai rendszerének tartós vagy átmeneti meghibásodása, illetve egyéb technikai ok miatt nem volt képes elektronikus dokumentumot fogadni, a hatóság az erről szóló tájékoztatással egyidejűleg az ügyfelet a szükséges eljárási cselekmény megismétlésére hívja fel.
1.13.2. A határidők nyugvása
Az átmeneti üzemzavar időtartamát, illetve a tartós üzemzavar esetén az üzemzavar kezdő időpontjától az értesítésnek az ügyfél részére történő kézbesítéséig tartó időszakot a határidők számítása szempontjából figyelmen kívül kell hagyni. A tartós üzemzavar elhárítása után ennek tényéről az ügyfelet a hatóság elektronikus úton értesíti.
1.13.3. Igazolási kérelem
Amennyiben az ügyfél az elektronikus kapcsolattartáshoz az általa igénybe vett, nem saját ellenőrzése alatt álló informatikai rendszer üzemzavara miatt eljárási határnapot, határidőt mulaszt, igazolási kérelem benyújtásának van helye.
1.14. Elektronikus tájékoztató szolgáltatás
A hatóság a központi rendszeren és az internetes honlapján a hatáskörébe tartozó ügy intézéséről elektronikus tájékoztatót tesz közzé, amely magában foglalja
– a hatóság megnevezését, hatáskörét, illetékességét, postai és elektronikus címét, telefon- és telefaxszámát,
– az egyes hatósági ügyek intézésére a szervezeten belül illetékes ügyintézők megnevezését, az ügyfélfogadási rendet, illetőleg
– az ügyintézést segítő útmutatókat, a hatályos jogszabályokon alapuló ügymenetre (ügyintézési folyamat leírására) vonatkozó tájékoztatást és az ügyintézéshez használt formanyomtatványok letölthetővé tételét.
Az interaktív tájékoztatási szolgáltatást, illetve elektronikus közigazgatási ügyintézést nyújtó szervezet a fentieken túlmenően tájékoztatást ad:
– az ügyintézés során alkalmazott hatályos jogszabályokról,
– az ügyintézés jogszabályban meghatározott határidejéről,
– az ügyek intézése során elektronikus úton végezhető cselekményekről, így különösen a központi rendszer igénybevételének feltételeiről, az eljárás megindításához szükséges kérelem (beadvány) elérhetőségéről, kitöltésének módjáról, továbbításáról,
– az egyes eljárási cselekményekhez kapcsolódó, az ügyfelet megillető jogokról, az ügyfelet terhelő kötelezettségekről,
– az adatkezelésről és az ügyfelet megillető adatvédelmi jogokról,
– az eljárási illetékről vagy igazgatási szolgáltatási díjról és lerovásának, befizetésének módjáról,
– az elektronikus ügyintézési cselekmények végzéséhez az elektronikus aláírással nem rendelkező ügyfél számára szükséges egyedi azonosító használatáról, illetőleg az egyedi azonosítóhoz jutás módjáról való információkat,
– az elektronikus ügyintézés technikai szabályairól szóló tájékoztatást.
A szolgáltatások csak abban az esetben nyújthatók, ha a hatóság biztosítja, hogy a közzétett információk hitelesek, pontosak, naprakészek, és interneten keresztül folyamatosan hozzáférhetők legyenek.
1.14.1. Nyomtatványon, űrlapon benyújtott kérelem
Az interaktív tájékoztatási szolgáltatást, illetve elektronikus közigazgatási ügyintézés keretében hivatalosan közzétett nyomtatványon, elektronikus űrlapon érkező kérelmet és beadványt, ha annak kitöltése a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, a közigazgatási szerv köteles
– a hatósági ügyintézés hagyományos módozatai esetén kinyomtatott formában,
– elektronikus közigazgatási szolgáltatás nyújtása esetén elektronikus formában elfogadni.
1.14.1.1. Az elektronikus űrlap kötelező tartalma
Amennyiben jogszabály valamely eljárási cselekmény végzéséhez elektronikus űrlapot rendszeresít, annak tartalmaznia kell, hogy kéri-e az ügyfél
– kérelmére indult eljárásban a kérelem beérkezésétől számított három napon belüli értesítést az ügy iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről, a kapcsolattartás elektronikus levélcíméről,
– a hatóság döntésének hagyományos úton történő kézbesítését,
– azt, hogy a hatóság a döntés tényéről csak elektronikus értesítést küldjön, és a döntését ideiglenes tárolóhelyre továbbítsa, és
– a beküldött elektronikus űrlap visszaküldését.
Ha az elektronikus űrlap használata esetén az ügyfél azonosítása a legalább fokozott biztonságú, a közigazgatásban használható elektronikus aláírása alapján történik, az aláírandó elektronikus űrlapot olyan egyedi űrlap azonosítóval (sorszámmal, időjelzéssel stb.) kell ellátni, amely kizárja az elektronikus aláírással ellátott űrlap ismételt felhasználását.
1.15. Előzetes időpontfoglalás
A hatóság az ügyfelek személyes megjelenéséhez kötött hatósági ügyek intézését elektronikus úton történő előzetes időpontfoglalással teheti lehetővé. Az ügyfél a kérelmének benyújtásával egyidejűleg az elektronikus úton elérhető ügyintézői naptárban megjelölheti, hogy melyik időpontban kíván a hatóságnál ügyintézés céljából megjelenni.
Az ügyfél az időpontfoglalásban meghatározott időpont előtt legkésőbb három órával, a hatóság legkésőbb egy munkanappal korábban az időpont módosítását kezdeményezheti.
1.16. Garanciális, biztonsági követelmények
A hatóság az elektronikus ügyintézés, illetve szolgáltatás teljesítéséhez csak olyan informatikai rendszert vehet igénybe, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti, valamint az ügyfelekkel való biztonságos kapcsolatát, az adatvédelmi szabályoknak megfelelő adatkezelést és a hiteles dokumentumcserét, továbbá az elektronikus iratoknak a jogszabályban meghatározott formában és a levéltári szabályokban meghatározott ideig történő archiválását, továbbá alkalmas más, az említett célt szolgáló informatikai rendszerekkel történő együttműködésre.
A fentiek szerinti követelményrendszer magában foglalja:
– a szolgáltatások nyújtásához igénybe vett informatikai eszközökkel, alkalmazásokkal, számítógépes programokkal,
– az ügyfelek számára szükséges tájékoztatásokkal és azok hozzáférhetővé tételével,
– az egyes szolgáltatások együttes működtetésének biztosíthatóságával,
– az elektronikus úton benyújtott kérelemhez rendelt elektronikus érkeztető szám képzésével
kapcsolatos előírásokat.
1.16.1. A dokumentumok kezelése
A hatóság az eljárása során – a biztonságos és átlátható ügyintézés érdekében – az elektronikus ügyintézés informatikai támogatásával gondoskodik az ügyfél által elektronikus úton előterjesztett és a hatóság által készített dokumentumok biztonságos kezeléséről. Ennek érdekében
– az ügyintézés hatáskörébe eső folyamatában biztosítja az elektronikus ügyirat sértetlenségét, megváltoztathatatlanságát,
– az ügyfél számára lehetővé teszi olyan informatikai megoldások igénybevételét, amelyek a hatósággal való, az ügyfél számára az elektronikus hatósági ügyintézéshez megadott levélcíméről kezdeményezett, vagy e levélcímre irányuló kommunikációt, az ügyintézéssel összefüggő adatai megőrzését és az ügyfél számára az általa megismerhető adatokhoz való hozzáférést, illetőleg a hatósággal való elektronikus kapcsolattartás biztonságosságát garantálják,
– biztosítja az ügyiratba való betekintést, arról hiteles másolat készítését, az ügyirat visszakereshetőségét és jogszabályban meghatározott formában és ideig történő megőrzését.
1.16.2. Adatkorrekció
Az ügyfél az ügyintézés folyamán kérheti, hogy a hatóság küldje meg részére elektronikusan az általa elektronikusan beküldött információkat, és eltérés esetén a megküldéstől számított három napon belül kérheti annak korrekcióját.
1.17. Ügyintézés telefonon, telefaxon
Az eljárás során a hatóság és az ügyfél távbeszélő útján szóban, továbbá telefax útján, illetve – ha jogszabály így rendelkezik - szöveges üzenetközvetítési szolgáltatás útján írásban is tarthatja a kapcsolatot.
Ha a hatóság az ügyfelet azonosította, hivatalos feljegyzés készítése mellett távbeszélő útján is történhet
– a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,
– az idézés,
– a bizonyítékok ismertetésének határnapjáról szóló értesítés.
1.17.1. Ügyfél-azonosítás
Ha az eljárás során a hatóság és az ügyfél telefonon veszi fel a kapcsolatot, az ügyfél azonosíthatósága érdekében a hatóság az ügyféltől a természetes személyazonosító adatait és az eljáró hatóság által törvény alapján kezelhető azonosítóját kérheti.
1.17.2. Hangfelvétel, hivatalos feljegyzés
Ha az eljárás körülményei távbeszélő felhasználásával történő tolmácsolást tesznek indokolttá, arról hangfelvételt kell készíteni.
Életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet során az azonnali intézkedést igénylő ügyben a kérelmet távbeszélő útján is elő lehet terjeszteni. Ilyen esetben, továbbá ha szöveges üzenetközvetítési szolgáltatás útján terjesztik elő, erről hangfelvételt vagy hivatalos feljegyzést kell készíteni, amely tartalmazza az ügyfél nevét, lakcímét, a kérelem tartalmát és az előterjesztés időpontját.
1.17.3. Értesítés az eljárási cselekményről
Az ügyfélnek, illetve az eljárás egyéb résztvevőjének kérelmére a hatóság eljárási cselekményről papíralapú, illetve elektronikus levélértesítést küld.
1.18. Hatósági szolgáltatás
Jogszabályban arra feljogosított hatóság az ügyfél számára
– más hatóságok elektronikus tájékoztató szolgáltatásához, illetve elektronikus ügyintézési rendszeréhez történő hozzáférést biztosíthat,
– az ügyfél nevében, jogszabályban meghatározott feltételek esetén a közhiteles nyilvántartásokból történő adatszolgáltatási, másolatkészítési kérelmet terjeszthet elő,
– az ügyfél nevében hatósági bizonyítvány kiállítását kérheti,
– az ügyfél azonosítását követően egyedi hatósági ügye intézéséhez internetes kapcsolati lehetőséget, szakmai és informatikai segítséget nyújthat.
1.19. Internetes ügyfélszolgálat
Az internetes ügyfélszolgálat az elektronikus közigazgatási ügyfél-tájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület.
A hatóság – elektronikus tájékoztató szolgáltatása keretében – köteles a kormányzati portálon vagy internetes honlapján tájékoztatni az ügyfelet arról, hogy az elektronikus ügyintézés elektronikus jellegéből adódó problémákkal kapcsolatban – különösen a hatóság elektronikus úton történő elérhetetlensége, az ügyfél által megadott adatok sérülése, az ügyfél által küldött elektronikus dokumentum értelmezhetetlennek vagy biztonsági kockázatot jelentőnek minősítése esetén – hol tehet bejelentést, és a bejelentések kivizsgálására mely eljárás szerint és határidőn belül kerül sor.
A bejelentések fogadására és kivizsgálására a hatóság külön személyt vagy szervezeti egységet jelöl ki. A bejelentéseket a hatóság a közzétett időtartamon belül kivizsgálja, amely időtartam azonban nem lehet hosszabb, mint 15 nap. A kivizsgálás eredményéről a hatóság az ügyfelet írásban tájékoztatja.
1.20. Elektronikus dokumentum közlése az ügyféllel
Az olyan elektronikus dokumentum minősül elektronikus úton közöltnek, amelyet
– a hatóság az ügyfél ügyfélkapuban regisztrált levélcímére elektronikusan megküldött,
– a hatóság az ügyfél beadványában megadott elektronikus feladói címére vagy – ha a beadvány ilyet tartalmazott - válaszcímére elektronikusan megküldött,
– párbeszédre épülő elektronikus ügyintézés esetén az ügyfél azonosítását követően a kapcsolat időtartama alatt biztosított külön értesítési szolgáltatás révén közölt az ügyféllel, vagy
– a hatóság az ideiglenes tárolóhely-szolgáltatást igénybe vevő ügyfél számára az ideiglenes tárolóhelyben elhelyezett.
1.20.1. Visszaigazolás
A visszaigazolásban az ügyfélnek meg kell jelölnie a fogadott elektronikus dokumentum közlésben rögzített azonosítóját. A visszaigazolás szükséges tartalmát a hatóság adja meg. Elektronikus levélcímre küldött elektronikus dokumentum esetén az ügyfél úgy is eleget tehet a visszaigazolási kötelezettségének, hogy a hatóság által számára megküldött elektronikus dokumentumnak legalább azt a részét, amely az ügyféllel közölt elektronikus dokumentum azonosítóját tartalmazza, visszaküldi a hatóságnak.
A hatóság – a többi elektronikus beadvány fogadására szolgáló elektronikus levélcímtől eltérő – önálló elektronikus levélcímet használ a visszaigazolások fogadására. Az ügyfél a visszaigazolást erre az elektronikus levélcímre köteles küldeni.
Amennyiben a hatóság az ügyfél számára elektronikus dokumentumot küld, és az elektronikus levél továbbítására használt eljárás biztosítja a hatóság számára a válaszcím meghatározását, a hatóság válaszcímként a most említett elektronikus levélcímet jelöli meg.
Az ügyfél által elküldött visszaigazolásról a hatóság visszaigazolást nem küld.
1.21. A hagyományos és az elektronikus ügyintézés összekapcsolása
A hagyományos és az elektronikus ügyintézés összekapcsolását biztosító eljárások a következők:
– papíralapú dokumentumról elektronikus másolat – külön jogszabályban meghatározott feltételeknek megfelelő – készítése;
– elektronikus dokumentumról papíralapú másolat készítése;
– elektronikus adathordozón nem elektronikus úton benyújtott elektronikus dokumentumról elektronikus másolat készítése.
Főszabályként nem követelhető meg az ügyféltől, hogy ugyanazon beadványát a fenti módok közül egyidejűleg több módon küldje meg a hatóságnak.
Az elektronikus dokumentum másolatának joghatása a közigazgatási hatósági eljárás során megegyezik az eredeti elektronikus dokumentuméval.
Ha az elektronikus ügyintézés papíralapon vagy elektronikus adathordozón érkezett beadvány elektronikus másolatán alapul, az elektronikus másolatot készítő hatóság köteles más hatóság megkeresésére az elektronikus másolat alapjául szolgáló beadvány eredeti példányához annak az iratkezelés általános szabályai szerinti selejtezéséig hozzáférést biztosítani.
A hatóság akkor is készíthet és tárolhat elektronikus formában valamely iratot, ha azt az ügyfél részére eredetiben papíralapon küldi meg, különösen ha azt az ügyfél kérte, vagy jogszabály postai kézbesítést ír elő. Ilyenkor a hatóság az elektronikus formában kiadmányozott iratra feljegyzi, hogy azt az ügyfél számára papíralapon eredetiben megküldte.
1.21.1. Az elektronikus dokumentumról készített papíralapú másolat
Ha az elektronikus dokumentum papíralapon történő megjelenítésének műszaki feltételei adottak, a másolatban rögzíteni kell:
– az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát;
– a kiadmányozó személy, valamint a hatóság nevének és az aláírás időpontjának szöveges megjelenítését, szervezeti aláírással ellátott elektronikus dokumentum esetén a szervezeti aláíráshoz tartozó tanúsítvány szerint az aláírót meghatározó adatokat;
– záradékban az elektronikus dokumentum azonosítására vagy a másolat készítésére vonatkozó azon adatokat (metaadatokat), amelyek az elektronikus dokumentum tartalmából egyébként nem állapíthatók meg, de a másolatot kérő szempontjából jelentőséggel bírnak, és azoknak a másolatot kérő tudomására jutása az eljárás eredményességét nem veszélyezteti;
– "az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat" záradék szöveget.
Ha az elektronikus dokumentum jellemzőire tekintettel a papíralapú másolat nem tartalmazza az elektronikus dokumentum szerinti teljes tartalmat, a záradék helyett azt kell feltüntetni, hogy a másolat a készítésének alapjául szolgáló elektronikus dokumentumot csak részben tartalmazza.
Amennyiben az eljárás során egyes eljárási cselekményeket elektronikus úton nem lehet végezni, azok elvégzéséhez a papíralapú másolatot kell felhasználni.
1.21.2. Kötelező másolatkészítés
Az ügy elektronikus dokumentumainak olyan hatósághoz történő továbbítása esetén, ahol az elektronikus dokumentum használatának feltételei nem biztosítottak, az elektronikus dokumentumot továbbító hatóság az elektronikus dokumentumról papíralapú másolatot köteles készíteni és küldeni.
1.21.3. Kivonat
Ha az elektronikus dokumentum jellemzőire tekintettel arról papíralapú másolat nem készíthető, vagy a készített papíralapú másolat nem tartalmazza az elektronikus dokumentum teljes tartalmát, a másolatot készítő hatóság – ha műszakilag megvalósítható – olyan papíralapú kivonatot készít az elektronikus dokumentumról, amely alkalmas a felhasználásra. A másolatot készítő hatóság ilyen esetben az elektronikus dokumentum használatának feltételeivel nem rendelkező hatóság biztosítja számára az elektronikus dokumentum megismerését.
1.21.4. Elektronikus adathordozón benyújtott beadványról készített elektronikus másolat
Amennyiben a hatóság elektronikus adathordozón benyújtott beadványt is fogad, az értelmezhetőség feltételeinek megfelelő elektronikus adathordozón benyújtott beadványról a benyújtással egyidejűleg, a beadványt benyújtó személy jelenlétében olyan elektronikus másolatot készít, amelyben az adathordozón rögzített elektronikus beadványon túl a hatóság
– nyilatkozik a másolat és az elektronikus adathordozón rögzített beadvány azonosságáról,
– megadja az elektronikus adathordozó azonosításához szükséges adatokat, valamint
– a fentieket elektronikus aláírással igazolja, ideértve a személy által felügyelt automatizált aláírást is.
1.22. A képviseleti jog igazolása
Elektronikus ügyintézés során a meghatalmazáson alapuló képviseleti jogot a hagyományos úton történő eljárásra és az elektronikus dokumentumokra irányadó általános szabályok szerint okirattal, valamint a hatóság által e célból biztosított külön elektronikus módon lehet igazolni.
Jogi képviselőt úgy lehet elektronikus dokumentummal meghatalmazni, ha magából a meghatalmazásból kitűnik a jogi képviselő elektronikus aláíráshoz használt tanúsítványának azonosítója, vagy ügyfélkapu használata esetén az ügyfél és a jogi képviselő neve és elektronikus levélcíme is.
A közigazgatási hatósági eljárásban nem lehet az ügyfél képviseletére vonatkozó jogosultságot önmagában, kizárólag az elektronikus aláírási tanúsítványban megjelenített képviseleti jogosultságra alapozva elfogadni. E korlátozás nem zárja ki, hogy a hatóság elfogadjon az aláírás-létrehozó eszközön elhelyezett, de aláírás-létrehozó adatnak nem minősülő, önálló kriptográfiai magánkulcshoz kapcsolódó tanúsítványban rögzített képviseleti jogosultságot.
1.22.1. Mikor nincs szükség külön igazolásra?
A jogi személy vagy jogi személyiség nélküli más szervezet képviseletére vonatkozó jogosultságot nem kell külön igazolni, ha a képviseleti jogosultság a jogi személyre vagy jogi személyiség nélküli más szervezetre vonatkozó közhiteles, elektronikus úton elérhető nyilvántartásból megállapítható. Ebben az esetben a természetes személy képviselőnek meg kell adnia a nyilvántartás megjelölését és a jogi személy vagy jogi személyiség nélküli más szervezet nyilvántartásbeli azonosítására szolgáló adatot.
A hatóság az adatok alapján ellenőrzi a természetes személy képviseleti jogának fennállását. Ha a képviseleti jog a megjelölt nyilvántartásból nem állapítható meg, a hatóság erről a természetes személy képviselőt tájékoztatja, és - határidő tűzésével – felhívja az ügyfelet a képviseleti jog igazolására.
1.23. Elektronikus dokumentum zárt kezelése
A tanú személyazonosító adatainak zárt kezelése esetén lezárt és lepecsételt borítékkal egyenértékű megoldásnak kell tekinteni az olyan informatikai megoldást, amely csak a törvényben meghatározott személyek részére teszi megismerhetővé a zárt kezelésű adatokat.
Ilyen megoldás különösen a rejtjelezés és rejtjelezett formában történő tárolás, amely biztosítja, hogy a rejtjelezett elektronikus dokumentumból az eredeti elektronikus dokumentumot kizárólag a megismerésre jogosult részére lehet visszaállítani.
A rejtjelezést a hatósághoz mint szervezethez, és nem meghatározott természetes személyhez rendelt rejtjelező kulcs útján kell elvégezni.
1.24. Feljegyzés, javítás, záradékolás, felülhitelesítés
Ahol jogszabály valamely jognak, döntésnek, ténynek vagy más adatnak iratra történő feljegyzését vagy rávezetését rendeli el, illetve valamely irat záradékolásáról vagy kijavításáról rendelkezik, azon a közigazgatási eljárásban érteni kell a feljegyzéssel érintett, módosított elektronikus dokumentumot is, ha a módosított elektronikus dokumentumból egyértelműen kitűnik
– az eredeti elektronikus dokumentum teljes tartalma,
– a feljegyzés ténye, és
– a feljegyzés tartalma.
A külföldön kiállított okiratot tartalmazó elektronikus dokumentumra a külképviseleti hatóság a diplomáciai felülhitelesítést úgy vezeti rá, hogy az elektronikus dokumentumot saját elektronikus aláírásával látja el.
1.25. Nyilvántartási kötelezettség
A hatóság az egyes ügyfelekre vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettségének elektronikus úton történő teljesítése esetén tételesen rögzíti az adatszolgáltatást kérő szerv és személy azonosító adatait, az adatszolgáltatás tárgyát, tartalmát, jogalapját, valamint időpontját.
A hatóságnak gondoskodnia kell arról, hogy az adatszolgáltatást megelőzően ügyintézője vagy automatizált eljárás útján ellenőrizze az adatszolgáltatás jogi feltételeinek meglétét.
1.26. Hatósági bizonyítvány a hatóság rendelkezésére álló elektronikus dokumentumról
A hatóság az ügyfél kérelmére hatósági bizonyítványt állít ki az elektronikus ügyintézés során keletkezett egyes elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos olyan, az ügyfél számára megismerhető és jelentőséggel bíró nyilvántartási bejegyzésekről, amelyek nem képeznek önálló iratot (különösen az érkeztetőkönyv vagy az iktatókönyv bejegyzései).
1.27. Fizetési kötelezettségek teljesítése
Az illeték- vagy az igazgatási szolgáltatási díj megfizetésére kötelezett személy az eljárás megindításával összefüggésben keletkező fizetési kötelezettségét államigazgatási eljárási illeték esetében a Magyar Államkincstárnál vezetett eljárásiilleték-bevételi számla javára, igazgatási szolgáltatási díj esetében a vonatkozó jogszabályban megjelölt számla javára átutalással teljesíti. A banki átutalás "közlemény" rovatában, illetve a készpénz-átutalási megbízás befizetőazonosító rovatában fel kell tüntetni az eljáró szerv által adott ügyazonosító számot az eljárási illeték előzetes megfizetésének esetét kivéve. Lehetőség van az eljárási illeték előzetes – az eljárás megindítását (kérelem előterjesztését) megelőzően történő – megfizetésére készpénz-átutalási megbízással.
1.27.1. Eljárási illeték előzetes megfizetése
Az eljárási illeték előzetes megfizetését az eljárás megindításakor – a készpénz-átutalási megbízás feladóvevényén szereplő "azonosító" szám (8 számjegyű azonosító), a megfizetett eljárási illeték összegének és a befizetés időpontjának feltüntetésével – közölni kell az eljáró szervvel.
1.27.2. Fizetési határidő
Az eljárási illetéket, ha azt az eljárás megindítását (kérelem előterjesztését) megelőzően nem fizették meg, illetve - ha az igazgatási szolgáltatási díjról szóló jogszabály másként nem rendelkezik - az igazgatási szolgáltatási díjat legkésőbb az ügyazonosító ügyfél általi megismerését követő munkanapon kell megfizetni.
Amennyiben az illeték (igazgatási szolgáltatási díj) megfizetése a fenti időpontig nem történt meg, akkor az eljáró szerv felhívja az ügyfelet, hogy nyolc napon belül fizesse meg az eljárásért fizetendő eljárási illetéket (igazgatási szolgáltatási díjat). A fizetési kötelezettség mértékéről, módjáról és határidejéről, valamint a mulasztás jogkövetkezményéről a hatóság a kérelmezőt egyidejűleg tájékoztatja.
