Nem kérdéses, hogy a vállalkozások ki- és bemenő bizonylataikat, az annak alapjául szolgáló ügyleteket, szerződéseket valamilyen - a vonatkozó jogszabályoknak, valamint szervezetüknek megfelelő – rendszerben nyilvántartják, annak változását folyamatosan követik, könyvelik, adminisztrálják. Nem mindegy azonban, hogy az ún. követelésfigyelést milyen időszakonként végezzük el, illetve mit teszünk annak érdekében, hogy a vevő, megrendelő betartsa a számlában és az annak alapját képező szerződésben, megrendelésben – amennyiben az adott ügylethez kapcsolódik ilyen – szereplő fizetési határidőket. Köztudott, hogy hazánkban a fizetési fegyelem meglehetősen gyenge, folyamatosak a körbetartozások, nemfizetés esetén pedig az arra történő hivatkozás, hogy vevőnknek (megrendelőnknek) sem fizetett a szerződéses partnere. Elöljáróban már most leszögezzük, hogy ez a körülmény - bármennyire is megértők vagyunk, és együtt érzünk az érintettel – nem ad alapot szerződő partnerünknek arra, hogy kibújjon a velünk szemben fennálló kötelezettsége alól. Tehát az ilyen jellegű hivatkozás esetén következetesen érvényesítsük vele szemben igényünket, ellenkező esetben a mi vállalkozásunk jelenthet csődöt.
Milyen módon tartsuk szemmel kintlévőség-állományunkat? Első olvasatra talán túl egyszerűnek és általánosnak, sőt magától értetődőnek tűnnek majd a következő "ötletek", azonban ha beleéljük magunkat az adós partner szerepébe, lehet, hogy az alábbiak alkalmazásakor inkább fizetünk, mintsem kitegyük magunkat a későbbiekben ismertetendő különféle jogi procedúráknak.
1.1. Követelések nyilvántartása - nem könyvelési célra
Azoknál a vállalkozásoknál, amelyek nagy vevőállománnyal, következésképpen folyamatosan nagy kintlévőség-állománnyal rendelkeznek, mindenképpen szükséges egy külön nyilvántartás, amelyet a fizetési felszólításokat intéző szervezeti egység és a vállalkozás jogi képviselője közösen kezel – lehetőség szerint elektronikus formában. Ebben célszerű a tartozások elkülönítése lejárat szerint, azaz külön kezelendők a 30 napon túli, 60 napon túli, éven túli stb. kintlévőségek.
A követelések melletti megjegyzés rovatban tüntetjük fel az ügyállást, azaz például, hogy az adott szervezeti egység felszólította a fizetésre a vevőt (megrendelőt), esetleg a követelés érvényesítése már peres szakaszban van stb.
Nagy vevőállománynál legalább negyedévente ajánlatos az érintetteknek megbeszélést tartani, amelynek tárgya a "Hogyan tovább?" kérdés eldöntése.
1.2. Felszólító levelek "haszna"
1.2.1. Könyvelési problémák kivédése
Talán nem is gondoljuk, hogy a nem fizető partnerek figyelése, és annak eredményeként folyamatos írásbeli felszólítása a tartozás és kamatainak rendezésére a vártnál is nagyobb eredményeket hozhat. Ugyanis ha az adós úgy érzi, biztonságban van, akkor a felé a hitelező felé, aki (amely) "hallgat", nem igyekszik tartozását rendezni, folyamatosan hátrébb sorolja, esetleg el is felejti kifizetni a számlát. Ez egyrészt azt eredményezi, hogy könyvelésünkből nem tudjuk kivezetni a lezáratlan tételt, ami eredményünkre jelentős negatív hatással bírhat.
1.2.2. Elévülési kérdések
A fentieken túl követelésünk akár el is évülhet, ami azt jelenti, hogy bíróság előtt azt követően már nem érvényesíthető. Ez a veszély a felszólítással elhárul, sőt az az elévülést megszakítja, így az igényérvényesítési idő – általában öt év – újrakezdődik. Ehhez kapcsolódóan hívjuk fel a figyelmet a GKT 72/1973. számú iránymutatásra, amely rögzíti, hogy a követelés elévülésének megszakításához elegendő, ha a felszólítás olyan adatokat tartalmaz, amelyek alapján a kötelezett a vele szemben támasztott követelést azonosítani tudja.
1.2.2.1. Az elévülés megszakadása
A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.) szerint a követelés teljesítésére irányuló írásbeli felszólítás, a követelés bírósági úton való érvényesítése, továbbá megegyezéssel való módosítása – ideértve az egyezséget is –, végül a tartozásnak a kötelezett részéről való elismerése megszakítja az elévülést. A kapcsolódó miniszteri indokolás rámutat arra, hogy e rendelkezésben a legjelentősebb újítás az, hogy a kötelezetthez intézett írásbeli felszólítás is megszakadást előidéző körülmény. "Kétségtelen, hogy a rendelkezés az elévülés megszakítását nagymértékben megkönnyíti a jogosult számára, de a jogosult általában a követelés érvényesítésére és nem az elévülés félbeszakítására törekszik, amikor felszólítással él. A felszólítás egyébként is kétségtelenné teszi azt, hogy a jogosult nem kíván lemondani a jogáról."
1.2.2.2. A megfelelő felszólítás
A fentiekben részletezett céljából kiindulva megfelelőnek kell tekinteni a felszólítást nemcsak akkor – szól az iránymutatás –, ha abból az érvényesített követelés határozottan és egyértelműen (jogcím és összeg vagy egyebek szerint is szabatosan megjelölve) kitűnik, hanem abban az esetben is, ha a felszólítás ilyen részletes adatokat nem tartalmaz ugyan, de a közölt adatok alapján a kötelezett meg tudja állapítani, hogy milyen jogviszonyból, illetve tényállásból származó, milyen követelésről van szó. Az első csoportba tartozó (azaz határozottan megjelölt) követelésről van szó például abban az esetben, ha a szállító a szállított termékről részletes – a darabszámot, a minőséget, a választékot és az egységárat is tartalmazó – számlát küld a megrendelőnek, és kéri a számla végösszegének átutalását. A másik csoportba tartozhat az iránymutatás értelmében például az az eset, amikor a szállítási szerződés a szállító oldalán bekövetkezett okból meghiúsul, és ezért a megrendelő vele szemben "igényét" érvényesíti, a felszólításban tehát nem jelöli meg kifejezetten, hogy "meghiúsulási kötbérigény"-ről van szó. Az adott esetben közelebbi megjelölés hiányában is felismerheti a szállító, hogy a megrendelő valójában meghiúsulási kötbérigényt érvényesít vele szemben, minthogy ennek az igénynek az érvényesítéséhez más tényállási elem nem szükséges. Az ilyen követelés ugyan nem határozott, de a közölt adatokból meghatározható. Előfordul továbbá az is, hogy a jogosult kártérítési igényt érvényesít jogalap nélküli gazdagodási igény helyett vagy fordítva. Az ilyen téves minősítés sem teszi hatálytalanná a felszólítást, ha abból egyébként kitűnik, hogy miből származik a követelés. A felszólításban tehát a jog szabatos meghatározására, minősítésére, úgyszintén a követelés összegének pontos megjelölésére vagy egyéb pontosításra annál kevésbé van szükség, mert mindez a későbbiek folytán a felek esetleges tárgyalása, egyeztetése során tisztázható, és ez még változhat is. (Forrás: CompLex Jogtár.)
1.2.3. Költségtakarékosság
A felhívásnak végül abból a szempontból is jelentősége van, hogy ha a követelést – a felhívás elhagyásával – azonnal a bíróságon érvényesítjük – a következőkben ismertetendő eljárásokban –, és az adós azt nem vitatja, a perrel felmerült költség – amelyre a későbbiekben részletesen kitérünk – megfizetése minket terhel. Ha viszont igazoljuk a bíróság előtt a felhívás megtörténtét, akkor elismerés esetén is mentesülünk az eljárási költségek megfizetése alól. (Célszerű a felszólító leveleket ajánlott, tértivevényes küldeményként postázni, vagy a partnerrel átvetetni az igazolás megkönnyítése végett.)
1.2.4. A felszólítólevelek feladója
A gyakorlatban az is felmerül kérdésként, hogy mikor és hány alkalommal lép a felszólítás körében maga a szerződő partner, és mikor érdemes, illetve vezet eredményre a jogi képviselő belépése a folyamatba. Általában elmondható, hogy az ún. próbálkozó üzleti partnerek a cég felszólítására is fizetnek. Azonban a gyakorlati tapasztalatokból egyértelműen megállapítható, hogy azokban az esetekben, amikor a szinte folyamatosan tartozó partnerek felé csak a cég szervezeti egységétől küldtek fizetési felhívásokat - akár éveken keresztül –, majd változott az aláírás a felszólítólevélen, és azt a jogi képviselő küldte ki, nagymértékben megnőtt a fizetések száma. A gyakorlatban azt tapasztaljuk, hogy ha a cég részéről két felhívás nem hoz eredményt, célszerű az ügyet további intézésre jogi képviselőnek átadni.
1.3. Cégfigyelés
Kintlévőség-kezelési szempontból elengedhetetlen a partnercégek figyelése – még akkor is, ha éppen nincs felénk lejárt tartozása. A cégfigyelés manapság könnyen és olcsón megoldható, ugyanis a különböző cégtárak éves költsége jelentéktelen ahhoz az előnyhöz képest, amelyet használatukkal elérhetünk. A cégfigyelés legfontosabb hozadéka, hogy az adatbázisból tudomást szerezhetünk arról, ha üzleti partnerünk felszámolással érintetté válik. Ilyenkor valamennyi követelés lejárttá válik, és a jogszabályi határidőn belül igénybejelentéssel kell élnünk a felszámolóhoz (erről később részletesen írunk). Ha nem tájékozódunk partnereink működőképességéről, könnyen kicsúszhatunk az igénybejelentés határidejéből, amelynek következménye, hogy a tartozás kiegyenlítése (megtérülése) még bizonytalanabbá válik, az esetek többségében pedig lemondhatunk kintlévőségünk megtérüléséről.
1.4. Követelésbehajtó – jogi út helyett
A számlák rendezése érdekében a notórius nem fizető partnerek esetében jelentős eredményeket érhetünk el, ha követelésbehajtóval kötünk szerződést a kintlévősége behajtására. Ez célszerű azért is, mert a követelések behajtása időigényes, jelentős tudakozódást, utánajárást igényel, másrészt esetenként hatékonyabban, mint a bírósági út, amely meglehetősen hosszadalmas, és az a partner, aki éveken át fizetett, hamarabb egyenlíti ki a számlát akkor, ha napi szinten érzi az arra való késztetést.
Követelésbehajtót megbízni – a szó meglehetősen sejtelmes jelentése ellenére – nem jogellenes, erre szakosodott, jól felkészült vállalkozásokat az interneten is találunk. Ezt a tényt a Legfelsőbb Bíróság is rögzítette eseti döntésében, amikor kimondta, hogy a követelés behajtására szakosodott gazdálkodó szervezetek a gazdasági életben ismert tevékenységet folytatnak. Az általuk pénzkövetelés behajtására kötött megbízási szerződés nem ütközik jogszabályba, így ez okból nem semmis. A döntés itt hivatkozik az önálló kereskedelmi ügynöki szerződésről szóló 2000. évi CXVII. törvény 11. §-ára, amely szerint a felek megállapodhatnak abban, hogy a kereskedelmi ügynököt külön jutalék illeti meg az általa beszedett pénzösszegek után (inkasszójutalék). Ha pedig a kereskedelmi ügynök felelősséget vállal a megbízóval szemben a harmadik szerződő fél szerződésből folyó kötelezettségeinek teljesítéséért, a felelősség elvállalásáért külön jutalék köthető ki (ez az ún. del credere-jutalék). A döntés ugyanakkor foglalkozik a pénzkövetelés behajtására kötött megbízási szerződés megtámadása és a szerződés teljesítése körében vizsgálandó körülményekkel is. E körben vizsgálandó például, hogy a szerződés ún. blankettaszerződésnek minősül-e, megállapítható annak uzsorás jellege, valamint a szolgáltatás és ellenszolgáltatás feltűnő aránytalansága, és vizsgálandó az is, hogy a megbízott tevékenyen részt vett-e a követelés behajtásában, illetve hogy a szerződés lehetetlen szolgáltatásra irányul-e. (Legfelsőbb Bíróság Gfv. I. 33.080/1999. számú döntése, Bírósági Határozatok 2001. évi 542. számú jogeset, forrás: CompLex Jogtár.)
1.5. Szabaduljunk meg kintlévőségeinktől!
1.5.1. Engedményezés
Ha követelésünk megtérülése bizonytalan, jó megoldás annak engedményezése – feltéve ha találunk hozzá partnert. Az engedményezés szabályait a Ptk. tartalmazza. A szabályozás értelmében a jogosult követelését szerződéssel másra átruházhatja. Ez a jogügylet az engedményezés.
1.5.1.1. Az értesítés jelentősége
Az engedményezés megtörténtéről a kötelezettet értesíteni kell, azonban a kötelezett az értesítésig az engedményezőnek teljesíthet. Ha a kötelezettet az engedményező értesíti, a kötelezett az értesítés után csak az új jogosultnak (engedményes) teljesíthet; az engedményestől származó értesítés esetén a kötelezett követelheti az engedményezés megtörténtének igazolását. Ennek hiányában csak a saját veszélyére teljesíthet annak, aki engedményesként fellépett.
1.5.1.2. Jogok, elévülés
Az engedményezéssel az engedményes a régi jogosult helyébe lép, és átszállnak rá a követelést biztosító zálogjogból és kezességből eredő jogok is. Lényeges, hogy a kötelezettnek az engedményezésről való értesítése az elévülést megszakítja – hasonlóan ahhoz, ha az adóst a hitelező írásban felszólítja a teljesítésre – ,lásd korábban.
1.5.1.3. Felelősség
Kiemeljük, hogy az engedményező az engedményessel szemben a kötelezett szolgáltatásáért – az engedményezés fejében kapott ellenérték erejéig – kezesként felel. A felelősség alól azonban mentesülhet akkor, ha az engedményezési megállapodásból kitűnik, hogy
– a követelést kifejezetten bizonytalan követelésként ruházta át az engedményesre;
– felelősségét egyébként kizárta.
