A Tbj-tv. 46. § (1) bekezdése értelmében a foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek. A nyilvántartásba vétel elmulasztása miatt a foglalkoztatót az Art. szerint megállapítható mulasztási bírság – a nyilvántartásba nem vett személyenként – terheli.
11.1. A nyilvántartás adatai
Ugyanezen jogszabályi hely (2) bekezdése szerint a foglalkoztató a biztosítottakról köteles a külön törvényben meghatározottak szerint olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza a biztosított nevét és személyi adatait, társadalombiztosítási azonosító jelét, a magán-nyugdíjpénztári tagságára vonatkozó adatot, a foglalkoztató adatait, a biztosítási időre és a szolgálati időre vonatkozó adatokat, a biztosítottól levont járulékok alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes összegű egészségügyi hozzájárulást.
11.2. Igazolás a nyilvántartásról
E nyilvántartás alapján foglalkoztató a tárgyévet követő év január 31. napjáig köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást kiadni a biztosított részére a tárgyévben fennállt biztosítási idő "tól-ig" tartamáról levont járulékok (tagdíj) összegéről és az azok alapjául szolgáló jövedelmekről a jövedelemigazoláshoz csatoltan. A biztosítással járó jogviszony év közben történő megszűnése esetén az igazolást soron kívül kell kiadni.
