9. Egységes Munkaügyi Nyilvántartás

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2006. január 27.) vegye figyelembe!

Megjelent a Cégvezetők Kiskönyvtára 2006/02. számában (2006. január 27.)

Az európai közösségi jog alapján fennálló statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése feltételeinek megteremtése, a munkaviszonyra vonatkozó információs önrendelkezési jog érvényesülésének elősegítése, a munkaügyi ellenőrzés hatékonyságának növelése érdekében Egységes Munkaügyi Nyilvántartást kell létrehozni és működtetni. A Nyilvántartás a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény hatálya alá tartozó munkaviszonyok adatainak nyilvántartását tartalmazza.

Az Egységes Munkaügyi Nyilvántartást a Foglalkoztatási Hivatal szervezetébe tartozó Munkaügyi Nyilvántartó Központ működteti. A Foglalkoztatási Hivatal az adatfeldolgozás egyes részfeladataival más szervezetet is megbízhat.

9.1. Nyilvántartott adatok

A nyilvántartás a fenti munkaviszonyokat, illetőleg ahhoz kapcsolódóan a munkavállalókat és munkaadókat - a munkaviszony kezdetének és megszűnésének időpontján túlmenően - a következő adatok szerint tartja nyilván:

9.1.1. Munkavállalói adatok

A munkavállaló adatai:

- személyi adatok (név, születéskori név, nem, anyja neve, születési helye, dátuma),

- taj-szám,

- állampolgárság,

- személyi alapbér,

- munkaidő hossza (teljes munkaidő, részmunkaidő),

- iskolai végzettség, szakképzettség,

- a saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód.

9.1.2. Munkaadói adatok

A munkaadó adatai:

- adószám, adószámmal nem rendelkező magánszemély munkaadó esetében adóazonosító jel,

- megnevezés,

- telephely címe,

- székhely címe,

- saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód.

9.2. Kik férnek hozzá az adatokhoz?

A nyilvántartás adataiból adatok igénylésére jogosultak - a saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód kivételével:

- taj-szám alkalmazásával a nyugdíj- és egészségbiztosítás szervei a társadalombiztosítási szabályokban előírt bejelentési kötelezettség teljesítésének ellenőrzése, az ellátás megállapítása, folyósítása, ellenőrzése, a szociális igazgatás szerve a munkanélküliek jövedelempótló támogatása továbbfolyósítása és a rendszeres szociális segély megállapítása;

- az állami adóhatóság szervei az adókötelezettség ellenőrzése, valamint a munkaviszonyból származó jövedelmet terhelő valamennyi járulék és hozzájárulás bevallásának és befizetésének ellenőrzése;

- az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség és megyei (fővárosi) felügyelőségei a munkaviszony létesítésével, valamint megszűnésével és megszüntetésével kapcsolatos bejelentési kötelezettség, továbbá a munkanélküli-ellátásra való jogosultság ellenőrzése;

- a Foglalkoztatáspolitikai és Munkaügyi Minisztérium, a Foglalkoztatási Hivatal, továbbá a megyei (fővárosi) munkaügyi központ a munkanélküli-ellátásra való jogosultság, valamint az e törvényben és végrehajtási szabályaiban meghatározott támogatások feltételeinek ellenőrzése;

- a menekültügyi hatóság, valamint a központi és területi idegenrendészeti hatóság a törvényben meghatározott feladatainak ellátásához szükséges adategyeztetés céljából.

Az adatok statisztikai célra felhasználhatók, és statisztikai célú felhasználásra nem azonosítható módon, népszámlálási célra azonosítható módon átadhatók.

A munkaadó és a munkavállaló a saját adataikhoz a megfelelő azonosítók alkalmazásával hozzáférhetnek, azokról, illetve felhasználásukról tájékoztatást kérhetnek. A nyilvántartásból adat más szerv és természetes személy részére csak jogszabályban meghatározott módon szolgáltatható.

9.3. Adatszolgáltatás a nyilvántartás részére

9.3.1. Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság

Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság - külön megállapodásban foglaltak szerint - a nyilvántartást működtető szerv rendelkezésére bocsátja a munkavállalóknak és a munkaadóknak a 2002. és 2003. évekre vonatkozó, következő adatait:

- a munkaadó adószáma, megnevezése, egyéb cégadatai a Nyugdíjbiztosítási Egyéni Nyilvántartó Lap szerint,

- a munkaadónál munkaviszonyban álló munkavállaló neve, születéskori neve, születési helye, születési dátuma, anyja neve,

- társadalombiztosítási azonosító jele.

9.3.2. Munkaadók

Az a munkaadó, aki a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény hatálya alá tartozó munkaviszonyban munkavállalót foglalkoztat, köteles bejelenteni a nyilvántartást működtető szervnek

- a munkaszerződés megkötését követően, legkésőbb a munkavállaló munkába lépéséig a munkaviszony létrejöttének időpontját,

- legkésőbb a munkaviszony megszűnését, illetőleg megszüntetését követő napon a megszűnés időpontját.

A bejelentésnek tartalmaznia kell továbbá a munkavállaló következő adatait:

9.3.2.1. A változások bejelentése

Ha a bíróság jogerősen megállapítja, hogy a munkaadó a munkavállaló munkaviszonyát jogellenesen szüntette meg, és a munkavállalót eredeti munkakörében tovább foglalkoztatják, a bírósági ítélet által tartalmazott, a bejelentési kötelezettséggel érintett adatokban bekövetkezett változást a munkaadó legkésőbb a bírósági ítélet közlését követő napon köteles bejelenteni.

Ha a munkaviszony fennállásáról hatósági határozat, bírósági ítélet, vagy a munkaadó és a munkavállaló megállapodása a munkavégzés megkezdését követően utólag rendelkezik, a munkaadó a bejelentési kötelezettségét a megállapodás megkötését, illetőleg a hatósági határozat vagy bírósági ítélet jogerőre emelkedéséről történő értesítést követő napon a munkaviszony kezdetének időpontjára visszamenőleges hatállyal köteles teljesíteni.

9.3.2.2. A bejelentési kötelezettség teljesítése

A munkaadó a bejelentési kötelezettségét a 67/2004. (IV. 15.) Korm. rendelet mellékletében meghatározott adatlap kitöltésével, illetőleg az abban meghatározott adatok közlésével

- a megyei (fővárosi) munkaügyi központok bármely kirendeltségén (a továbbiakban: kirendeltség) személyesen, illetőleg képviselője útján,

- a központ ügyfélszolgálatánál, a saját adataihoz történő hozzáférést biztosító kód alkalmazásával, tone üzemmódú telefonon, vagy

- a saját adataihoz történő hozzáférést biztosító kód alkalmazásával, interneten keresztül,

- a bejelentést tartalmazó levélnek a központ részére postai úton (tértivevénnyel) vagy kézbesítő útján történő eljuttatásával

teljesítheti.

A munkaadó a bejelentést az utóbbi két módon akkor teljesítheti, ha rendelkezik a saját adataihoz történő hozzáférést biztosító kóddal. A kód igénylésének és kiadásának szabályait külön jogszabály állapítja meg.

A munkaadónak az első bejelentést követő bejelentés teljesítésekor a saját adatai közül csupán székhelyét, telephelyét, valamint az adószámát (adószámmal nem rendelkező magánszemély munkaadó esetében adóazonosító jelét) kell közölnie.

A munkaadónak a munkaviszony megszűnésére vonatkozó bejelentés teljesítésekor a munkavállaló adatai közül a munkavállaló taj-számát kell közölnie.

A munkaadónak az azonosító adataiban vagy a munkavállaló személyi adataiban bekövetkezett változásról a változást követően, a következő bejelentés teljesítésével egyidejűleg kell tájékoztatnia a központot.

A munkaadó személyében bekövetkezett jogutódlást a bejelentés szempontjából úgy kell tekinteni, hogy a jogelőd munkáltatóval fennálló munkaviszony megszűnik, és a jogutód munkáltatóval új munkaviszony létesül.

9.3.2.3. A bejelentési kötelezettség teljesítésének igazolása

A nyilvántartást működtető szerv a munkaadónak visszaigazolja a bejelentési kötelezettségének teljesítését.

Ha a munkaadó a bejelentést a kirendeltségen teljesíti, a kirendeltség

- felveszi az adatokat, és azokat haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon továbbítja a nyilvántartás részére, és

- a munkaadó részére igazolást állít ki a bejelentési kötelezettség teljesítéséről.

A bejelentés tone üzemmódú telefonon történő teljesítése esetén a központ ügyfélszolgálata a munkaadó által közölt adatokat, valamint a bejelentés pontos időpontját számítógépen rögzíti, és az adatfelvétel regisztrációs számáról a bejelentőt tájékoztatja. A bejelentés interneten történő teljesítése esetén a számítógépes rendszer visszaigazolást ad.

A központ az adatokat és a bejelentéseket a nyilvántartás központi adatbázisában tárolja.

A munkaviszony létesítésének és megszüntetésének nyilvántartásba vételéről a központ írásban igazolást állít ki, és azt a bejelentésnek a központhoz történő érkezését követő nyolc napon belül eljuttatja a munkaadó részére. A munkaadó köteles az igazolást a munkaviszony megszűnését követő három évig megőrizni, és azt a munkaügyi ellenőrzés során bemutatni.

9.3.2.4. Hiánypótlás

A központ csak azt a bejelentést veszi nyilvántartásba, amely megfelel a jogszabályi feltételeknek. A bejelentési kötelezettségét nem a jogszabályban meghatározott feltételeknek megfelelő módon teljesítő munkaadó - a központ vagy a kirendeltség írásbeli felszólítására, annak kézhezvételétől számított három napon belül - köteles a bejelentési kötelezettségének ismételten eleget tenni. Ha a munkaadó a felszólításnak nem tesz eleget, a központ vagy a kirendeltség a szükséges intézkedések megtétele iránt a munkaügyi ellenőrzést végző szervhez fordul.

9.3.2.5. A határidők számítása

A bejelentési kötelezettség teljesítésére, valamint a teljesítés visszaigazolására vonatkozó határidő számításánál a következőket kell figyelembe venni:

Napon naptári napot kell érteni. A napokban megállapított határidőbe nem számít be az a nap, amelyen a határidő számítását megalapozó intézkedés, cselekmény történt. Az években megállapított határidő (időtartam) lejártának napja az a nap, amely számánál fogva a kezdőnapnak megfelel. Ha ez a nap a lejárat hónapjában hiányzik, a hónap utolsó napja.

Ha valamely nyilatkozat megtételére előírt határidő utolsó napja szombat, vasárnap vagy munkaszüneti nap, a határidő a következő munkanapon jár le.

9.4. Adatigénylés a nyilvántartásból

9.4.1. Munkavállalói saját adatok

A munkavállaló a saját adataihoz

- a lakóhelye (tartózkodási helye) szerint illetékes kirendeltségen, természetes azonosítóinak (név, anyja neve, születési idő, hely) igazolásával,

- a központi adatbázisból interneten keresztül, a saját adataihoz történő hozzáférés céljából rendelkezésére bocsátott kód alkalmazásával, vagy

- tone üzemmódú telefonon, az azonosító kódból képzett töredékes azonosító kód alkalmazásával, továbbá

- a központtól, írásban, postai úton

férhet hozzá, és kérhet azokról tájékoztatást.

9.4.2. Munkaadói saját adatok

A munkaadó, illetőleg képviselője a munkaadóra vonatkozó adatokhoz

- a munkaügyi központ - székhelye (telephelye) szerint illetékes - kirendeltségén, azonosítóinak (név, adószám, adószámmal nem rendelkező magánszemély munkaadó esetében adóazonosító jel), valamint a képviselő a képviselői jogosultságának igazolásával,

- központi adatbázisból interneten keresztül, a saját adataihoz történő hozzáférés céljából rendelkezésére bocsátott kód alkalmazásával, vagy

- tone üzemmódú telefonon, az azonosító kódból képzett töredékes azonosító kód alkalmazásával, továbbá

- a központtól, írásban, postai úton

férhet hozzá, és kérhet azokról tájékoztatást.

9.4.3. Adatigénylés a munkaügyi ellenőrzés során

A munkaügyi ellenőrzést végző személy a nyilvántartás adatairól - az ellenőrzési tevékenysége keretében

- a központtól írásban,

- a központ ügyfélszolgálatától hatósági hozzáférést biztosító kód alkalmazásával, tone üzemmódú telefon, vagy

-hatósági hozzáférést biztosító kód alkalmazásával, interneten keresztül kérhet tájékoztatást.

A Foglalkoztatáspolitikai és Munkaügyi Minisztérium, a Foglalkoztatási Hivatal, valamint a munkaügyi központok a munkanélküli-ellátásra való jogosultság, valamint az Flt.-ben és végrehajtási szabályaiban meghatározott támogatások feltételeinek ellenőrzése céljából a nyilvántartás adatait az Állami Foglalkoztatási Szolgálat számítógépes rendszerén keresztül ismerhetik meg. Az adatokhoz történő hozzáférés feltételeit a számítógépes feldolgozásra kialakított belső eljárás, továbbá a Foglalkoztatási Hivatal, valamint a munkaügyi központ adatvédelmi szabályzata határozza meg.

9.4.4. Nyilvántartás az adatigénylésekről

A központ a nyilvántartásból történő adatigénylésekről nyilvántartást vezet. A központ az érintettet - kérelmére - írásban tájékoztatja az adatait érintő adatigénylésekről.

Ha a bejelentés, valamint az adatokhoz történő hozzáférés, illetőleg a saját adatokról történő tájékoztatás kérése tone üzemmódú telefon felhasználásával történik, a központ ügyfélszolgálata arról hangfelvételt készít, amelynek tényéről a telefonkapcsolat kezdetén tájékoztatást ad. Ha a központ ügyfélszolgálatával telefonkapcsolatban álló személy a tájékoztatást követően nem szakítja meg a telefonkapcsolatot, úgy kell tekinteni, hogy a hangfelvétel készítéséhez hozzájárul. A központ a hangfelvételt a nyilvántartásba vételről szóló igazolás kiadását, illetőleg a tájékoztatást kérést követő 15 napon át őrzi meg, azt követően a felvételt törlik.

9.5. Azonosító kód

Az Egységes Munkaügyi Nyilvántartás keretében használt azonosító kódok képzésére, kiadására és alkalmazására vonatkozó szabályokat a 18/2004. (IV. 25.) FMM rendelet tartalmazza. Az Egységes Munkaügyi Nyilvántartásban használt azonosító kódok a következők:

- a saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód a munkaadó részére (munkaadói kód),

- a saját adatokhoz való hozzáférést biztosító kód a munkavállaló részére (munkavállalói kód),

- a hatósági hozzáférést biztosító kód a munkaügyi ellenőrzést végző szervek részére (hatósági kód).

Az azonosító kódokat a központ képzi.

9.5.1. A munkaadói és munkavállalói kód igénylése

A munkaadói és a munkavállalói kód kizárólag kérelem alapján adható ki. Az azonosító kódot a munkavállaló, illetve a munkaadó vagy képviselője

- személyesen, munkavállaló kérelmező esetén az értesítési címe szerint, illetőleg munkaadó kérelmező esetén a székhelye (telephelye) szerint illetékes munkaügyi központ kirendeltségén a rendelet melléklete szerinti kérelem kitöltésével és benyújtásával,

- írásban a melléklet szerinti kérelemnek a központhoz postai úton történő benyújtásával igényelheti.

A kirendeltség az ott benyújtott kérelmet annak átvétele igazolását követően legkésőbb az átvételt követő munkanapon továbbítja a központ részére.

9.5.2. A munkaadói és munkavállalói kód iránti kérelem elbírálása

A kérelem elbírálására és az azonosító kód kiadására a központ jogosult. A beérkezett kérelmeket és a bejelentett adatok valódiságát öt napon belül megvizsgálja, és az azonosítás érdekében adategyeztetést végez.

A központ a kérelmező által megadott adatok valódiságának vizsgálatát a saját nyilvántartása alapján, illetve a jogszabályok által meghatározott jogkörében más nyilvántartásokban kezelt adatokkal történő egyeztetéssel végzi. Amennyiben a kérelmezőnek az adatok hozzáféréséhez való jogosultsága megállapítható, intézkedik az azonosító kód képzéséről, és annak átvétele időpontjáról értesíti a kérelmezőt.

A központ a kérelem elutasításáról határozatot hoz, ha a kérelmező adatokhoz való hozzáférési jogosultsága nem állapítható meg, és így számára az azonosító kód nem adható ki. A határozat elleni fellebbezést a Foglalkoztatási Hivatal főigazgatója bírálja el.

A kérelem alapján lefolytatott eljárás illeték- és díjmentes.

9.5.3. A munkaadói és munkavállalói kód képzése

Az azonosító kód öt számjegyű kombináció, amely a képzési eljárásban hozzárendelt azonosítóval együtt biztosítja, hogy a jogosultság alapján hozzáférhető adatok köre egyedi módon kapcsolódjon össze. Munkaadói azonosító az adószám, illetve adószámmal nem rendelkező magánszemély munkaadó esetében az adóazonosító jel. A munkavállalói azonosító a taj-szám.

Az azonosító kódot a képzést követően a központ megküldi munkavállaló kérelmező esetén az értesítési címe szerint, illetőleg munkaadó kérelmező esetén a székhelye (telephelye) szerint illetékes kirendeltségnek.

9.5.4. A munkaadói és munkavállalói kód átvétele

Az azonosító kódot a munkavállaló személyesen az értesítési címe szerint illetékes, illetőleg a munkaadó személyesen vagy képviselője útján a székhelye (telephelye) szerint illetékes kirendeltségen veheti át. Az azonosító kód átvételekor a kérelmezőt személyazonossága megállapítását követően tájékoztatni kell a kód alkalmazásának és használatának szabályairól, valamint az azzal kapcsolatos kötelezettségeiről.

Az azonosító kódot a kérelmező zárt borítékban veszi át. A boríték átvételét az átvevő aláírásával igazolja. A kiadott azonosító kódról és az annak alapján hozzáférhető adatok köréről a központ külön nyilvántartást vezet.

9.5.5. Az azonosító kóddal kapcsolatos kötelezettségek

Az azonosító kódot a birtokosa köteles megvédeni a jogosulatlan hozzáféréstől. Az azonosító kód birtokosa köteles a központnak azonnal bejelenteni, illetve a felügyelő köteles a munkaadóját haladéktalanul értesíteni, ha az azonosító kód elveszik, ha az jogosulatlan számára hozzáférhetővé vált, továbbá ha annak használata során rendellenesség észlelhető.

A jogosultság fennállása esetén a központ új azonosító kódot ad:

- a birtokosának bejelentése és kérelme, valamint a felügyelő munkaadójának értesítése alapján, ha a birtokos, illetve a felügyelő az azonosító kódját elvesztette,

- a birtokosának bejelentése és kérelme, valamint a felügyelő munkaadójának értesítése alapján, ha az azonosító kód jogosulatlan számára hozzáférhetővé vált, vagy

- a birtokosának bejelentése és kérelme, valamint a felügyelő munkaadójának értesítése alapján, ha az azonosító kód használata során rendellenességet észlel.

A központ ügyfélszolgálata az azonosító kód birtokosa részére az azonosító kód használatával kapcsolatban tájékoztatást ad.

9.5.6. Az azonosító kód érvényességének szüneteltetése, illetve megszűnése

Az azonosító kód érvényessége szünetel, ha annak birtokosa a rendszer használata során érvényes azonosítóját egymás után háromszor nem tudta megadni. Az érvényesség helyreállításának időpontjáról kérelmére a központ tájékoztatást ad a birtokos részére.

Az azonosító kód érvényessége megszűnik, ha

- azt az arra jogosult kéri,

- birtokosa új azonosító kódot kap,

- a munkaügyi ellenőrzést végző szerv bejelenti a felügyelő közszolgálati jogviszonyának megszűnését,

-a kiadás alapjául szolgáló adatokról bebizonyosodik azok valótlansága, továbbá ha

- az azonosító kód használatával kapcsolatosan visszaélésre utaló körülmények merülnek fel.

Az azonosító kód érvényességének szünetelését, illetve megszűnését a központ a nyilvántartásában haladéktalanul átvezeti, és erről értesíti az azonosító kód birtokosát.

9.5.7. Biztonsági üzemeltetés

A központ a rendszer üzemeltetése során biztosítja, hogy jogosulatlan személyek mások nyilvántartásba vett adataihoz ne férjenek hozzá, s folyamatosan rögzíti a nyilvántartással kapcsolatos adatigénylések eseményeit oly módon, hogy azok visszakereshetőek legyenek.

Az összeállítást készítette:

Kovács Károlyné, Bukai Ferenc

 

Figyelem! Kérjük az értelmezésénél a megjelenés időpontját (2006. január 27.) vegye figyelembe!