Törvény, kormányrendelet, önkormányzati rendelet eltérő rendelkezése hiányában a hatóság a közigazgatási hatósági ügyeket elektronikus úton is intézi. Ha az ügyfél legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással rendelkezik, a kérelem az ügyfél elektronikus aláírásával ellátva a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül vagy közvetlenül a hatósághoz benyújtható.
(Az elektronikus ügyintézés részletes szabályait a 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet tartalmazza.)
8.1. Elektronikus aláírás
Az elektronikus hatósági ügyintézés során álnévre kiállított elektronikus aláírás nem alkalmazható. A hatóság az azonosításhoz az aláírás érvényességét, valamint az érintett hitelesítésszolgáltatónál viszontazonosítás jelleggel az aláíró természetes azonosítóit ellenőrizheti, ez azonban nem érinti az eljárás lefolytatásához szükséges, jogszabályban meghatározott adatok átadásának kötelezettségét. A hitelesítésszolgáltató elektronikus aláírás közigazgatási felhasználása esetén az ügyintéző hatóság megkeresésére elvégzi a viszontazonosítást, és az adatok egyezését vagy az eltérés tényét a megkereső hatósággal közli.
8.2. Központi rendszer
A természetes személy ügyfél számára az elektronikus hatósági ügyintézés lehetőségét - ha az ügyfélnek legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása nincs - központi rendszer biztosítja. A központi rendszer igénybevételéhez az ügyfél ügyfélkapu létesítését kezdeményezi. Egy ügyfél több ügyfélkapuval is rendelkezhet.
8.2.1. Ügyfélkapu
Az ügyfélkapu létesítése személyes megjelenéssel a személyi adat- és lakcímnyilvántartás központi szervénél, vagy a körzetközponti feladatokat ellátó jegyző által működtetett okmányirodában vagy kormányrendeletben meghatározott más szervnél kezdeményezhető.
Az ügyfélkapu létesítéséhez szükséges ügyfél-azonosításhoz az ügyfélnek személyazonosításra alkalmas hatósági igazolvánnyal – külföldi esetében személyazonosító igazolvánnyal vagy útlevéllel – kell személyazonosságát igazolnia és a természetes személyazonosító adatait megadnia. Az ügyfélnek egyidejűleg közölnie kell az elektronikus ügyintézéshez hivatalos célra használható elektronikus levélcímét is.
Az ügyfél az azonosítást követően egyszer használható kódot kap, amelynek alkalmazásával az ügyfélkapu megnyitásához szükséges, legfeljebb öt évig használható egyedi azonosítót képezhet. Az egyedi azonosítót az ügyfél megváltoztathatja. Az ügyfél tartozik felelősséggel, ha az egyedi azonosító harmadik személy által, az ügyfél hibájából válik megismerhetővé.
Az ügyfél a neve, az elektronikus levélcíme és az egyedi azonosítója megadásával az ügyfélkapun keresztül léphet elektronikus úton kapcsolatba azokkal a szervekkel, amelyek elektronikus ügyintézést vagy interaktív szolgáltatást a központi rendszer útján végeznek. Az ügyfélkapun keresztül a hatósággal kapcsolatba lépő ügyféltől az elektronikus ügyintézés vagy hatósági szolgáltatás nyújtásához más azonosító nem kérhető, ez azonban nem érinti az eljárás lefolytatásához szükséges, jogszabályban meghatározott adatok átadásának kötelezettségét.
8.2.1.1. Adatkezelés
Az ügyfélkapu létesítéséhez és használatához kapcsolódó azonosítás céljából az ügyfélkapu ügyfél által történő megszüntetéséig
– a személyi adat- és lakcímnyilvántartás központi szerve adatellenőrzés céljából felhasználhatja az ügyfélkaput létesíteni kívánó, illetve azzal rendelkező ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét,
– a központi rendszer az ügyfélkapuhoz kapcsolódó nyilvántartásban kezeli az ügyfél nevét, születési helyét és idejét, anyja nevét, elektronikus levélcímét, egyedi azonosítóját,
– a központi rendszer a személyi adat- és lakcímnyilvántartásban kezelt adatokkal történő egyeztetéssel jogosult ellenőrizni az ügyfélkapu szolgáltatását igénybe vevő ügyfél azonosságát.
A központi rendszer az adatokat az ügyfélkapu működtetéséhez, illetve a kormányzati portálhoz történő hozzáféréshez szükséges azonosításon túl csak viszontazonosításra használhatja fel, és a rendszerben részt vevők számára csak a használó nevét és elektronikus levélcímét továbbíthatja. A kezelt adatokat az ügyfélkapu megszüntetésekor, a kapcsolat felvételekor képzett tranzakciós azonosítót a kapcsolat bontása után haladéktalanul törölni kell.
Ha az elektronikus közigazgatási ügyintézés vagy szolgáltatás igénybevételének lehetőségét a hatóság nem csak a központi rendszeren keresztül biztosítja, a saját információs felületén a központi rendszeren elérhető szolgáltatásokról és azok igénybevételének lehetőségéről szóló tájékoztatást is biztosít.
8.3. Az elektronikus dokumentum megérkezése
Az elektronikus dokumentum megérkezéséről a hatóság a külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus érkeztető számot tartalmazó automatikus értesítést küld a dokumentum feladójának. A hatóság a dokumentum megérkezését követő három napon belül megvizsgálja, hogy az megfelel-e a jogszabályban előírt követelményeknek.
Az ügyfél beadványának megérkezéséhez fűződő jogkövetkezmények elektronikus beküldés esetén az érkeztetésről szóló automatikus visszaigazolásnak az ügyfél részére való elküldésével állnak be, kivéve, ha a vizsgálat a kapott dokumentum értelmezhetetlenségét állapítja meg, és erről az ott megjelölt határidőn belül az ügyfelet elektronikus levélben értesíti.
Az ügyfél kérelmére indult eljárásban a hatóság a kérelem megérkezésétől számított három napon belül felhívja az ügyfelet, hogy nyolc napon belül fizesse meg az eljárásért fizetendő eljárási illetéket vagy igazgatási szolgáltatási díjat. A fizetési kötelezettség mértékéről, módjáról és határidejéről, valamint a mulasztás jogkövetkezményéről a hatóság a kérelmező ügyfelet egyidejűleg tájékoztatja.
Az ügyfél a részére az elektronikus úton elküldött értesítések, valamint a hatóság elektronikus úton elküldött döntése átvételének visszaigazolására köteles. Ha az ügyfél az elektronikus úton számára elküldött dokumentum átvételét öt napon belül nem igazolja vissza, akkor a hatóság postai úton továbbítja számára az iratot.
8.4. Elektronikus úton megtehető eljárási cselekmények
Ha törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet nem tiltja a hatósági ügyek intézésének vagy egyes eljárási cselekményeknek elektronikus formában történő elvégzését, az elektronikus kapcsolatfelvétel megfelelő dokumentálásával elektronikus úton is történhet, különösen:
– a kérelem, a fellebbezési kérelem, az újrafelvételi kérelem, a méltányossági kérelem és a jogszabályban előírt mellékleteik benyújtása,
– a jogsegély iránti kérelem és annak teljesítése,
– a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,
– az eljárás irataiba való betekintés,
– az idézés,
– az igazolási kérelem előterjesztése,
– az ügyfél nyilatkozata, bejelentése, a hatósághoz intézett bármely beadványa,
– a bizonyítékok ügyfél elé tárásának határnapját tartalmazó felhívás,
– a felügyeleti szerv eljárásához szükséges iratok felterjesztésére szóló felhívás,
– az ügyfél tájékoztatására, értesítésére és felhívására vonatkozó egyéb hatósági közléseknek az ügyfél tudomására hozása,
– a döntés közlése.
8.5. Lehetőség, de nem kényszer
Törvény eltérő rendelkezése hiányában az ügyfél és az eljárásban részt vevő más személy nem kötelezhető arra, hogy eljárási cselekményeit elektronikus úton végezze. Az ügyfelet az eljárás bármely szakaszában megilleti az a jog, hogy válasszon az ügyintézés hagyományos és elektronikus formája között. Az ügyfél abban az esetben is kérheti, hogy a hatóság a döntését hagyományos úton kézbesítse, ha kérelmét elektronikus úton nyújtotta be. Az ügyfél kérheti, hogy a hatóság a döntés tényéről csak elektronikus értesítést küldjön, és a hatóság a döntését a központi rendszerben biztosított biztonságos, csak az ügyfél számára hozzáférhető, ideiglenes tárolóhelyre továbbítsa.
A hatóság döntését, a hatósági bizonyítványt, a hatósági igazolványt, a szakhatóság állásfoglalását - ha azt elektronikus úton kézbesítik – minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba kell foglalni. Az elektronikus dokumentum esetében jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.
A hatóság elektronikus levelezés útján csak azzal az ügyféllel tarthat kapcsolatot, aki e célból a hatóságnak az elektronikus levélcímét átadta, amelynek érvényességéért az ügyfél felelős. Az ügyfél elektronikus elérhetőségi adatait (elektronikus levélcím, telefonszám, mobiltelefonszám, faxszám stb.) a közigazgatási szerv az adat visszavonásáig vagy megszűnéséig kezelheti, más szervnek vagy személynek csak törvény rendelkezése szerint vagy az ügyfél engedélyével adhatja át.
8.6. Iratbetekintés, másolat
Az elektronikus ügyiratba történő betekintés az általános betekintési szabályok megtartásával és a betekintés dokumentálásával történhet. A hatóság az eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumról a másolat készítésére jogosult személy kérésére, a jogosult választása szerint, hitelesített elektronikus, illetve hagyományos, papír alapú másolatot ad ki.
8.7. Üzemzavar
A hatóság és az ügyfél folyamatban levő elektronikus kapcsolattartása során a hatóság ellenőrzése alatt álló informatikai rendszerben bekövetkező
– átmeneti üzemzavar esetén a hatóság az ügyfelet elektronikus levélben - az üzemzavar kezdő és megszűnési időpontjának megjelölésével – az üzemzavar elhárítását követő huszonnégy órán belül tájékoztatja az üzemzavar tényéről,
– tartós – legalább öt napon át tartó – üzemzavar esetén a hatóság legkésőbb az üzemzavar ötödik napját követő első munkanapon az ügyfelet az üzemzavar tényéről és kezdő időpontjáról könyvelt postai küldeményben értesíti és tájékoztatja arról, hogy az ügyintézésre a hagyományos (írásbeli) eljárási módot lehet alkalmazni.
Ha a hatóság informatikai rendszerének tartós vagy átmeneti meghibásodása, illetve egyéb technikai ok miatt nem volt képes elektronikus dokumentumot fogadni, a hatóság az erről szóló tájékoztatással egyidejűleg az ügyfelet a szükséges eljárási cselekmény megismétlésére hívja fel.
Az átmeneti üzemzavar időtartamát, illetve a tartós üzemzavar esetén az üzemzavar kezdő időpontjától az értesítésnek az ügyfél részére történő kézbesítéséig tartó időszakot a határidők számítása szempontjából figyelmen kívül kell hagyni. A tartós üzemzavar elhárítása után ennek tényéről az ügyfelet a hatóság elektronikus úton értesíti.
Amennyiben az ügyfél az elektronikus kapcsolattartáshoz az általa igénybe vett, nem saját ellenőrzése alatt álló informatikai rendszer üzemzavara miatt eljárási határnapot, határidőt mulaszt, úgy igazolási kérelem benyújtásának van helye.
8.8. Elektronikus tájékoztató szolgáltatás
A hatóság a központi rendszeren és az internetes honlapján a hatáskörébe tartozó ügy intézéséről elektronikus tájékoztatót tesz közzé, amely magában foglalja
– a hatóság megnevezését, hatáskörét, illetékességét, postai és elektronikus címét, telefon- és telefaxszámát,
– az egyes hatósági ügyek intézésére a szervezeten belül illetékes ügyintézők megnevezését, az ügyfélfogadási rendet, illetőleg
– az ügyek intézését segítő útmutatókat, a hatályos jogszabályokon alapuló ügymenetre (ügyintézési folyamat leírására) vonatkozó tájékoztatást és az ügyintézéshez használt formanyomtatványok letölthetővé tételét.
Az interaktív tájékoztatási szolgáltatást, illetve elektronikus közigazgatási ügyintézést nyújtó szervezet ezen túlmenően tájékoztatást ad:
– az ügyintézés során alkalmazott hatályos jogszabályokról,
– az ügyintézés jogszabályban meghatározott határidejéről,
– az ügyek intézése során elektronikus úton végezhető cselekményekről, így különösen a központi rendszer igénybevételének feltételeiről, az eljárás megindításához szükséges kérelem (beadvány) elérhetőségéről, kitöltésének módjáról, továbbításáról,
– az egyes eljárási cselekményekhez kapcsolódó, az ügyfelet megillető jogokról, az ügyfelet terhelő kötelezettségekről,
– az adatkezelésről és az ügyfelet megillető adatvédelmi jogokról,
– az eljárási illetékről vagy igazgatási szolgáltatási díjról és lerovásának, befizetésének módjáról,
– az elektronikus ügyintézési cselekmények végzéséhez az elektronikus aláírással nem rendelkező ügyfél számára szükséges egyedi azonosító használatáról, illetőleg az egyedi azonosítóhoz jutás módjáról való információkat,
– az elektronikus ügyintézés technikai szabályairól szóló tájékoztatást.
A szolgáltatás keretében hivatalosan közzétett nyomtatványon, elektronikus űrlapon érkező kérelmet és beadványt, ha annak kitöltése a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, a közigazgatási szerv köteles
– a hatósági ügyintézés hagyományos módozatai esetén kinyomtatott formában,
– elektronikus közigazgatási szolgáltatás nyújtása esetén elektronikus formában elfogadni.
A szolgáltatások csak abban az esetben nyújthatók, ha a hatóság biztosítja, hogy a közzétett információk hitelesek, pontosak, naprakészek és az interneten keresztül folyamatosan hozzáférhetők legyenek.
8.9. Időpontfoglalás
A hatóság az ügyfelek személyes megjelenéséhez kötött hatósági ügyek intézését elektronikus úton történő előzetes időpontfoglalással teheti lehetővé.
Az ügyfél a kérelmének benyújtásával egyidejűleg az elektronikus úton elérhető ügyintézői naptárban megjelölheti, hogy melyik időpontban kíván a hatóságnál ügyintézés céljából megjelenni. Az ügyfél az időpontfoglalásban meghatározott időpont előtt legkésőbb három órával, a hatóság legkésőbb egy munkanappal korábban az időpont módosítását kezdeményezheti.
8.10. Biztonság
A hatóság az eljárása során – a biztonságos és átlátható ügyintézés érdekében – az elektronikus ügyintézés informatikai támogatásával gondoskodik az ügyfél által elektronikus úton előterjesztett és a hatóság által készített dokumentumok biztonságos kezeléséről. Ennek érdekében
– az ügyintézés hatáskörébe eső folyamatában biztosítja az elektronikus ügyirat sértetlenségét, megváltoztathatatlanságát,
– az ügyfél számára olyan informatikai megoldások igénybevételét biztosítja, melyek a hatósággal való, az ügyfél számára az elektronikus hatósági ügyintézéshez biztosított levélcíméről kezdeményezett, vagy e levélcímre irányuló kommunikációt, az ügyintézéssel összefüggő adatai megőrzését és az ügyfél számára az általa megismerhető adatokhoz való hozzáférést, illetőleg a hatósággal való elektronikus kapcsolattartás biztonságosságát teszik lehetővé,
– biztosítja az ügyiratba való betekintést, arról hiteles másolat készítését, az ügyirat visszakereshetőségét és jogszabályban meghatározott formában és ideig történő megőrzését.
A hatóság az elektronikus ügyintézés, illetve szolgáltatás teljesítéséhez csak olyan informatikai rendszert vehet igénybe, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti, valamint az ügyfelekkel való biztonságos kapcsolatát, az adatvédelmi szabályoknak megfelelő adatkezelést és a hiteles dokumentumcserét, továbbá az elektronikus iratoknak a jogszabályban meghatározott formában és a levéltári szabályokban meghatározott ideig történő archiválását, továbbá alkalmas más, az említett célt szolgáló informatikai rendszerekkel történő együttműködésre.
A követelményrendszer magában foglalja:
– a szolgáltatások nyújtásához igénybe vett informatikai eszközökkel, alkalmazásokkal, számítógépes programokkal,
– az ügyfelek számára szükséges tájékoztatásokkal és azok hozzáférhetővé tételével,
– az egyes szolgáltatások együttes működtetésének biztosíthatóságával,
– az elektronikus úton benyújtott kérelemhez rendelt elektronikus érkeztető szám képzésével
kapcsolatos előírásokat.
8.10.1. Korrekció
Az ügyfél az ügyintézés folyamán kérheti, hogy a hatóság küldje meg részére elektronikusan az általa elektronikusan beküldött információkat, és eltérés esetén a megküldéstől számított három napon belül kérheti annak korrekcióját.
8.11. Más elektronikus eszközök igénybevételével kapcsolatos szabályok
Az eljárás során a hatóság és az ügyfél távbeszélő útján szóban, továbbá telefax útján, illetve ha jogszabály így rendelkezik, szöveges üzenetközvetítési szolgáltatás útján írásban is tarthatja a kapcsolatot.
Ha az eljárás során a hatóság és az ügyfél távbeszélőn veszi fel a kapcsolatot, az ügyfél azonosíthatósága érdekében a hatóság az ügyféltől a természetes személyazonosító adatait és az eljáró hatóság által törvény alapján kezelhető azonosítóját kérheti.
Ha a hatóság az ügyfelet azonosította, hivatalos feljegyzés készítése mellett távbeszélő útján is történhet
– a hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,
– az idézés,
– a bizonyítékok ismertetésének határnapjáról szóló értesítés.
Ha az eljárás körülményei távbeszélő felhasználásával történő tolmácsolást tesznek indokolttá, arról hangfelvételt kell készíteni.
Ha a kérelmet távbeszélő útján, továbbá ha szöveges üzenetközvetítési szolgáltatás útján terjesztik elő, erről hangfelvételt vagy hivatalos feljegyzést kell készíteni, amely tartalmazza az ügyfél nevét, lakcímét, a kérelem tartalmát és az előterjesztés időpontját.
Az ügyfélnek, illetve az eljárás egyéb résztvevőjének kérelmére a hatóság az eljárási cselekményről papír alapú, illetve elektronikus levélértesítést küld.
8.12. Hatósági szolgáltatás
Arra feljogosított hatóság az ügyfél számára
– más hatóságok elektronikus tájékoztató szolgáltatásához, illetve elektronikus ügyintézési rendszeréhez történő hozzáférést biztosíthat,
– az ügyfél nevében, jogszabályban meghatározott feltételek esetén a közhiteles nyilvántartásokból történő adatszolgáltatási, másolatkészítési kérelmet terjeszthet elő,
– az ügyfél nevében hatósági bizonyítvány kiállítását kérheti,
– az ügyfél azonosítását követően egyedi hatósági ügye intézéséhez internetes kapcsolati lehetőséget, szakmai és informatikai segítséget nyújthat.
