Az üzembe helyezés az adott tárgyi eszköz rendeltetésszerű használatbavételét jelenti. Az adott tárgyi eszközt akkor lehet rendeltetésszerűen használatba venni, ha biztosítottak az üzemszerű termelés, a rendeltetésszerű működés műszaki, technikai, illetve jogi, hatósági feltételei, továbbá az adott eszközt a vállalkozási tevékenységhez, a működéshez ténylegesen használni is fogják.
1. A használatbavétel feltételei
A rendeltetésszerű használatbavétel feltételei:
- az adott eszköz a műszaki feltételek teljesülése mellett a tényleges használatra alkalmas, a próbaüzemeltetés sikeresen befejeződött,
- a szükséges jogi, hatósági engedélyek (használatbavételi, érintésvédelmi, munkavédelmi, forgalmi engedély stb.) megvannak.
A feltételek teljesülését dokumentálni kell. Ha a feltételek bármelyike hiányzik, az adott tárgyi eszközt rendeltetésszerűen nem lehet használatba venni, továbbá nem lehet üzembe helyezni sem. Ez esetben az üzembe nem helyezett eszközön - esetleg műszaki és egyéb ismérvek, jogok alapján – folytatott tevékenység, termék-előállítás a próbaüzemeltetés kategóriájába tartozik, amelynek a bevételekben meg nem térülő többletköltségeit az adott eszköz(ök) bekerülési értékében kell figyelembe venni.
1.1. Használatbavételi engedély
A rendeltetésszerű használatbavétel feltétele a használatbavételi engedély. A használatbavételi engedély megadását megelőzően lefolytatott használatbavételi eljárás – a használatbavétel egyéb feltételei teljesülése mellett – akkor tekinthető elegendőnek a beruházás során megvalósított tárgyi eszköz aktiválásához, ha
- a használatbavételi eljárásról valamennyi érintett szakhatóság által aláírt, elfogadott jegyzőkönyv készült, amely szerint a szakhatóság mindent rendben lévőnek talált, és
- a szakhatóság vállalta a használatbavételi eljárás, illetve az erről készült jegyzőkönyv alapján, hogy a használatbavételi engedélyt ki fogja adni.
Ebben az esetben – számviteli szempontból – az üzembe helyezés időpontjaként elfogadható a használatbavételi eljárás jegyzőkönyvben rögzített napja is.
1.1.1. Önellenőrzés használatbavételi engedély hiánya miatt
Amennyiben a használatbavételi engedélyt nem adják meg, illetve az a használatbavételi engedélyben meghatározott, a jogerőre emelkedés feltételeként előírtak nem teljesülése miatt nem emelkedik jogerőre, akkor a végleges használatbavételi engedély megadása előtt – önellenőrzés keretében – sztornírozni kell a használatbavételi eljárás jegyzőkönyve, illetve az ideiglenes használatbavételi engedély alapján végrehajtott aktiválást és az ahhoz kapcsolódó egyéb elszámolásokat.
2. Az üzembe helyezés időpontja
Az üzembe helyezés időpontja az adott eszköznél igen fontos időpont. Az üzembe helyezésig az eszköz megszerzése, létesítése, üzembe helyezése érdekében felmerült, az eszközhöz egyedileg hozzákapcsolható tételek (az esetleges csökkentő tételek figyelembevételével) növelik a bekerülési értéket, az üzembe helyezés után felmerültek általában nem (kivétel a pótlólagos beruházás, a felújítás).
A vállalkozó tevékenységét – közvetlenül vagy közvetett módon – tartósan szolgáló anyagi eszközöket az üzembe helyezés időpontjától kell a tárgyi eszközök között kimutatni. Az üzembe helyezés időpontjától kell mind a számviteli, mind az adózási előírások szerint a terv szerinti értékcsökkenést elszámolni. Az üzembe helyezés időpontjától lehet számos társaságiadó-kedvezményt igénybe venni.
3. Az üzembe helyezés dokumentálása
A számviteli törvény szerint az üzembe helyezést hitelt érdemlő módon kell dokumentálni. Az üzembe helyezés dokumentuma lehet üzembe helyezési okmány (jegyzőkönyv), egyszerűbb esetben a tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lapja is.
3.1. A dokumentum tartalma
Az üzembe helyezés dokumentumának tartalmaznia kell az üzembe helyezés időpontját, az üzembe helyezés műszaki, hatósági feltételei teljesülésének felsorolását, mellékletként a feltételek teljesülését igazoló engedélyeket, egyéb iratokat. Tartalmaznia kell továbbá, hogy
- a tárgyi eszköz(ök), a beruházás bekerülési értékébe tarto terv szerinti értékcsökkenési leírás elszámolásánál:
= egyösszegű költségkénti elszámolás,
= mennyi a hasznos élettartam (hány év, hónap, nap),
= a hasznos élettartam végén a maradványérték valószínűsíthetően jelentős (és akkor mennyi), vagy valószínűsíthetően nem jelentős (és ezért nulla),
= milyen körülményeket (fizikai, környezeti, műszaki, erkölcsi avulás, egyéb) vettek figyelembe az előbbiek meghatározása során,
= milyen módszert alkalmaznak az évenként elszámolandó értékcsökkenés meghatározása során (lineáris, teljesítményarányos, abszolút összegű stb.),
= és így mennyi az évenként elszámolandó terv szerinti értékcsökkenés összege.
3.2. A dokumentum aláírása
Nagyon lényeges, hogy az üzembe helyezés dokumentumát a vállalkozás belső szabályzatában meghatározott felelős vezető írja alá, aki aláírásával a dokumentumban rögzített adatok valódiságát igazolja.
4. A tárgyi eszközök nyilvántartása
A tárgyi eszközök nyilvántarthatók egyedileg és csoportosan is.
4.1. Az egyedi nyilvántartás
A tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásának tartalmaznia kell:
- a tárgyi eszköz megnevezését,
- a tárgyi eszköz azonosításához szükséges adatokat, egyéb műszaki jellemzőket, ismérveket,
- a tárgyi eszköz beszerzésének, létesítésének évét, illetve gyártási évét, számát,
- a tárgyi eszköz üzembe helyezésének időpontját,
- a tárgyi eszköz bekerülési (bruttó) értékét,
- a tárgyi eszköz években meghatározott várható használati idejét, a hasznos élettartamot, a maradványértéket, az évenként elszámolandó értékcsökkenés összegét, az ezeket meghatározó körülményeket,
- a ténylegesen elszámolt terv szerinti és terven felüli értékcsökkenés összegét, a terven felüli értékcsökkenés visszaírt összegét, az elszámolás és a visszaírás időpontjainak a feltüntetésével,
- a pótlólagos beruházás, a felújítás bekerülési értékét, üzembe helyezésének időpontját, az újonnan megállapított maradványértéket, az évenként elszámolandó értékcsökkenés összegét,
- a tárgyi eszköznek a társaságiadó-törvény szerinti kulccsal meghatározott "számított nyilvántartási értékét", annak alakulását stb.
4.2. A csoportos nyilvántartás
Csoportos nyilvántartás esetén biztosítani kell, hogy a csoportba tartozó – azonos – tárgyi eszközök állományának (mennyiségének) és értékének változása egyértelműen megállapítható legyen. A csoportos nyilvántartás esetén az azonos időben beszerzett és üzembe helyezett, azonos műszaki paraméterekkel rendelkező tárgyi eszközök bekerülési (bruttó) értékéből az egyedi tárgyi eszköz bekerülési (bruttó) értéke bármikor meghatározható. A csoportos nyilvántartásban szereplő tárgyi eszközök hasznos élettartama, maradványértéke, az évenként elszámolandó értékcsökkenési leírása azonos, így az állományból kivezetett tárgyi eszköz nettó értéke is megállapítható.
4.3. Új csoportos nyilvántartás, egyedi nyilvántartás
A csoportos nyilvántartásba tartozó tárgyi eszközök darabszámának növelése, a kivezetett tárgyi eszköz új beszerzéssel történő pótlása mindenképpen azzal jár, hogy ezeket a tárgyi eszközöket új csoportos nyilvántartásba kell felvenni, vagy egyedileg kell azokat nyilvántartani.
