A számviteli törvényben a beruházás, felújítás, karbantartás fogalmak a tárgyi eszközökkel kapcsolatos ráfordítások minősítésének szempontjaiban igazítanak el. A számviteli fogalmak szerinti beruházás a használatba még nem vett eszközök ráfordításainak nyilvántartására szolgáló kategória. A főkönyvben nem kell a beruházások között kimutatni a beszerzéskor azonnal használatba vett eszközöket. Nincs időbeli eltérés a beszerzés és a használatbavétel között. A "beruházások" főkönyvi számla a ráfordítások gyűjtésére szolgál, amelyeket a használatbavételkor a megfelelő tárgyi eszköz számlára kell átvezetni.
Külön főkönyvi számlán gyűjtjük a felújítások ráfordításait. A felújítások között inkább jellemző a folyamatos tevékenység, amelynek eredménye annak befejezésekor a használatbavétel és az aktiválás. Itt általában nem jellemző a ráfordítás felmerülésével azonos idejű használatbavétel.
1. Elhatárolások
A felújítás és karbantartás elkülönítése okoz talán legtöbb fejtörést a számviteli szakembereknek. A felújítás célja szerint közelebb áll a beruházáshoz, mint a karbantartáshoz. A beruházási döntés meghozatala során alternatívaként merül fel az új eszköz beszerzése helyett a meglévő eszközök bővítése, új funkciók ellátására felkészítése, átalakítása. Az adott eszköz (gép, berendezés) olyan új funkciót képes ellátni a felújítás eredményeként, amit korábban nem tudott, korszerűbb termékek előállítására képes, vagy a várható használati ideje növekszik. Az üzemképtelen gépek, berendezések üzemképessé tétele nem karbantartás, hanem felújítás, hiszen ilyenkor azok eredeti állapotát állítjuk helyre. Ezek azok a területek, ahol a felújítás és karbantartás (fenntartás) közel kerülnek egymáshoz. Konkrét példákon szemléltetjük később a minősítés szempontjait.
1.1. A minősítés szerepe
A minősítés azért fontos, mert a karbantartás a felmerülés gazdasági évében költségként elszámolható, így a társasági adó alapját csökkentő hasznos ráfordítás, amely az eredményt közvetlenül befolyásolja, illetve csökkenti. A felújított eszközt (gépet, berendezést) aktiválják, a maradványértékkel csökkentett ráfordításokat felosztják – változatos módszerekkel – a használat idejére. A használat, a jövedelemtermelés ideje alatt kell, hogy megtérüljön az erre fordított befektetés. A költségek között az elhasználódással arányosan képzett amortizáció nyújt fedezetet ennek az eszköznek a pótlására.
Ezt a kérdést bővebben tárgyaljuk az értékcsökkenés változatainak ismertetésénél.
2. Beruházásfajták költségei
A beruházás – mint azt az eddigiekből is láttuk – befektetés. Lényegében a mérleg befektetett eszközeinek bővítése is beruházás. Beruházás ezen túl a befektetett eszközök zavartalan működéséhez szükséges tartós forgóeszközök első beszerzése is, ami a termelés (jövedelemtermelés) beindítását biztosítja. A befektetett eszközök tartósan, egy éven túl közvetlenül vagy közvetve vesznek részt a vállalkozás jövedelemtermelésében. A beruházások – befektetett eszközök, tehát a beruházások az immateriális javak, tárgyi eszközök és a befektetett pénzügyi eszközök között állományba vett ráfordítások.
2.1. Immateriális javak
A mérleg befektetett eszközei között szerepelnek azok a nem anyagi (immateriális) javak, amelyek megszerzéséhez ugyancsak tőkebefektetés szükséges. Ezek az eszközök is hosszú távon térülnek meg. Azoknak az immateriális javaknak az értékét, melyek egy évnél rövidebb ideig használhatók, a tárgyév költségei között kell elszámolni.
2.1.1. Az alapítás-átszervezés aktivált értéke
Az alapítás (átszervezés) aktivált értékének tekinthetők a vállalkozási tevékenység indításával, a tevékenység és szervezeti rendszer jelentős átalakításával, bővülésével összefüggő ráfordítások. A technológiai folyamatok átszervezése során felmerült költségek közül azokat lehet alapítás-átszervezésként aktiválni, amelyek nem minősülnek beruházási, felújítási ráfordításnak. Az egyébként beruházási ráfordításnak nem minősülő ráfordítások közül lehet a jelentős átszervezéssel összefüggő ráfordításokat aktiválni – például az irodaház meglévő irodáinak rendeltetésváltozással nem járó korszerűbb átalakítása az új bérlő igényeinek megfelelően.
2.1.2. Az ISO minőségbiztosítási rendszer aktiválása
Széles körben elterjedt az ISO minőségbiztosítási rendszer bevezetésével kapcsolatos ráfordítások aktiválása. A már meglévő rendszer fenntartásával összefüggő kiadások már nem aktiválhatók. Idegen kivitelező esetén a számlázott érték, saját kivitelezés esetén az igazolt közvetlen költségek aktiválására van lehetőség.
2.1.3. A kísérleti fejlesztés aktivált értéke
A megkezdett, be nem fejezett kísérleti fejlesztés közvetlen költségei, valamint a már befejezett kísérleti fejlesztés költségei aktiválhatók. Ezek közül is a jövőben várhatóan megtérülő ráfordítások vehetők állományba. A kísérleti fejlesztés a gyártás és gyártmányfejlesztés témakörét öleli fel. A kutatási tevékenység közvetlen költségeit nem lehet állományba venni. Tehát az alapkutatás és alkalmazott kutatás költségei nem, csak a kísérleti fejlesztés elkülönített költségei vehetők állományba.
2.1.4. A befejezetlen kísérleti fejlesztés költségei
A befejezetlen kísérleti fejlesztés költségeit a gazdálkodási év végével lehet állományba venni. Ezek a költségek tartalmazzák a befejezéskor létrejövő termék (prototípus) költségeit is, amelyeket a befejezéskor immateriális javak vagy tárgyi eszközök, illetve készletek között aktiválnak.
2.1.5. Leírás, elszámolás
A kísérleti fejlesztés befejezésekor tárgyi eszközként, szellemi termékként állományba vett eszközök értékében meg nem jelenő (korábban a befejezetlen kísérleti fejlesztésként aktivált) ráfordítások a befejezéstől kezdődően értékcsökkenésként leírhatók.
Az alapítás-átszervezés, valamint a kísérleti fejlesztés költségeit a vállalkozások saját döntésük alapján vehetik fel az immateriális javak közé. Az alapítás-átszervezés aktivált értéke és a kísérleti fejlesztés aktivált értéke legfeljebb az aktiválást követő öt év alatt számolható el a vállalkozás költségei között. A még le nem írt alapítás-átszervezési és kísérleti fejlesztés aktivált értéke pedig lekötött tartaléknak minősül, ezért azt osztalékfizetési korlátként kell figyelembe venni.
2.2. Vagyoni értékű jogok
Ingatlanhoz nem kapcsolódó – forgalomképes – jogok közé tartozik a bérleti jog, a használati jog, a koncessziós jog, a márkanév, a licenc, a franchise jog ellenértéke, a telefonbelépési díj stb. Az ingatlanhoz kapcsolódó jogokat a tárgyi eszközök között, az ingatlannal együtt kell kimutatni.
2.2.1. Az értékcsökkenési leírás módja
A költségek jellemzően nem saját vállalkozásban merülnek fel. A jogok értékcsökkenési leírása szabadon - jellemzően a megtérülésnek megfelelően – lehetséges.
2.3. Szellemi termékek
A szellemi termékek olyan nem anyagi javak, amelyek a vállalkozás tevékenységében éven túl térülnek meg. Szellemi termék egyebek mellett a találmány, a védjegy, a szabadalom, az ipari minta, a szoftver, a szellemi alkotás, a know-how, a gyártási eljárás stb. Az értékcsökkenés a szellemi termékek esetében a várható megtérülésnek megfelelően szabadon állapítható meg.
A már működő szoftveren a jogszabályi változások átvezetése fenntartási költségnek minősül (például bérszámfejtési program változtatása az új társadalombiztosítási előírások miatt). Más a helyzet akkor, amikor a meglévő szoftver újabb változatát vásárolják meg. Ha ez az újabb változat többet tud (mert nagyobb kapacitású, más funkciókat is ellát), mint a meglévő, vagy a szoftver mellé kiegészítő modulokat is vásárolnak, akkor ezek aktiválandó ráfordítások. Ha úgynevezett upgrade szofver árát kell megfizetni, ami javítja a meglévő használhatóságát, akkor ennek a beszerzési ára is aktiválandó. Természetesen minden "ráaktiváláskor" újra meg kell állapítani az elhasználódási időt, valamint az elszámolható értékcsökkenést is.
2.4. Üzleti vagy cégérték
Az üzleti vagy cégérték a cégvásárláskor, illetve -átalakuláskor a megszerzett vállalkozás számviteli szabályok szerint számított értékét meghaladóan kifizetett többletvételár, ami várhatóan a jövőben a működés során megtérül.
2.5. Befektetett pénzügyi eszközök
A tőkebefektetés, tőkeátadás célja az éven túli jövedelemszerzés. Tartós befektetés, ennek megfelelően tartós jövedelemszerzés céljából történő befektetés például részesedés megszerzése, éven túli lekötés céljából vásárolt értékpapírok vásárlása, egy évnél hosszabb időre adott kölcsön és lekötött bankbetét stb. A befektetésből származó jövedelem lehet osztalék vagy kamat, illetve az értékesítéskor árfolyamnyereség.
Az üzletrész, illetve az értékpapír vásárlásának célja lehet tartós, illetve rövid távon elérhető nyereség elérése. Ha a befektetés célja tartósan elérhető nyereség realizálása, akkor a befektetett eszközök közé kell ezeket a pénzügyi kiadásokat állományba venni. Amennyiben a rövid távon realizálható nyereség céljából történt a pénzügyi kiadás, akkor a forgóeszközök között kell állományba venni ezeket a ráfordításokat.
2.6. Tárgyi eszközök
A tárgyi eszközök a vállalkozás tevékenységét tartósan szolgáló anyagi eszközök. Az üzembe helyezett és a használatba még nem vett eszközöket is a tárgyi eszközök között kell kimutatni. A tárgyi eszközök teljes körére jellemző csoportosítási lehetőség, hogy az adott eszköz részt vesz-e a jövedelemtermelésben vagy sem, megtérülése elkezdődött-e a tevékenységben, avagy sem.
2.6.1. Használatba nem vett eszközök
A használatba nem vett eszközöket a – folyamatban lévő – beruházások közé soroljuk. Idetartoznak – a beruházási jellegű kiadási elkötelezettség miatt – a beruházásra kifizetett előlegek is.
2.6.2. A felújítási tevékenység eredményének elszámolása
A beruházások számviteli fogalmát korábban ismertettük. Beruházás a tárgyi eszköz rendeltetésének megváltoztatása, az élettartam (a beruházás tárgya egészének élettartama) növelésének ráfordításai. A beruházáshoz hasonló módon kell elszámolni a felújítási tevékenység eredményét (az eredeti állapot, kapacitás, pontosság helyreállítása stb.) is, azonban a felújítások és nem pedig a beruházások között.
2.7. A tárgyi eszközök csoportosítása a mérleg sorai szerint
2.7.1. Ingatlanok
Ingatlannak minősül a föld és a földdel tartós kapcsolatban létesített eszköz és az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jog. Ilyenek a termőföld (szántóföld, ültetvény, erdő, nádas, gyep, rét, legelő); a telek, a telkesítés (tereprendezés, területfeltöltés, talajjavítás, felszíni rendezés), az épület, az építmény, a tulajdonrész.
Épület és építmény általában a talajjal egybeépített, alapozott ingatlan jellegű, vagy hálózat jellegű műszaki létesítmény. Építmény az út, vasút, az építménybe épített villany-, víz-, gázvezetékek is. A több tulajdonos által birtokolt ingatlan saját része a tulajdoni hányad. Nem része azonban az épületnek, hanem önálló tárgyi eszköz az épületben található, de az ott folyó tevékenység ellátását szolgáló, technológiai célból létesített vezeték, a teherfelvonó, a riasztórendszer. A nem kizárólag az adott épület fűtését és melegvíz-ellátását szolgáló rendszer akkor is önálló tárgyi eszköz, ha az adott épületben folyó termelőtevékenységhez szolgáltatja a hőenergiát, illetve a meleg vizet.
Üzemkörön kívüli ingatlannak tekintjük a tevékenységgel, jövedelemtermeléssel közvetlenül nem összefüggő ingatlanokat. Ilyen a sportpálya, üdülő, vállalati kultúrház stb.
2.7.2. Műszaki berendezések, gépek, járművek
A tevékenység ellátásával legközvetlenebb kapcsolatban lévő berendezések, műszerek, szerszámok, szállítóeszközök, hírközlő berendezések, járművek esetén a tevékenység határozza meg, hogy mely eszközök tartoznak ide, és a vállalkozásnak ennek alapján kell az adott eszközöket meghatároznia, csoportosítania. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy ugyanaz az eszköz különböző tevékenységet végző vállalkozásnál más-más besorolásban lehet. A személyszállítással foglalkozó vállalkozásnál azokat a személygépkocsikat, amelyek az utasokat szállítják, a műszaki járművek közé kell sorolni, a kizárólag az ügyvezető használatában lévő jármű pedig egyéb járműnek minősül. A kisvállalkozások adókedvezménye az ehhez a csoporthoz tartozó eszközök beszerzését részesíti előnyben. A bérbe vett eszközök aktivált beruházási és felújítási ráfordításit is itt szerepeltetjük.
2.7.3. Egyéb berendezések
A használatba vett, a vállalkozás tevékenységével közvetett kapcsolatban lévő gépek, beruházások, járművek tartoznak az egyéb berendezések csoportjába. A bérbe vett egyéb berendezésnek, felszerelésnek, járműnek minősülő eszközökön végzett beruházási és felújítási ráfordítások aktivált értékét is itt kell nyilvántartásba venni.
