A cégek vonatkozásában nincs kötelező jellegű jogszabályi előírás arra, hogy a társaságok a nem speciális szabályok szerint kezelendő irataikat (például adóbevallások, az adózáshoz kapcsolódó egyéb dokumentumok, számlák stb.) milyen formában tartsák nyilván, hogyan irattározzák, illetve selejtezzék. Ez azt is jelenti, hogy a cégekre hárul a feladat, hogy iratkezelési rendszerüket létrehozzák és működtessék. Tekintettel arra, hogy ennek kidolgozása nemcsak a nagyobb, de már a kisebb létszámmal működő gazdálkodók esetében is igen nagy odafigyelést igényel és egyben terhet is jelent az előzőekben említett hiányosságok miatt, ezért az államigazgatási szervekre vonatkozó jogszabályi rendelkezések alapulvételével összeállítjuk a vállalkozások részére azt a gyakorlati útmutatót, amely – reményeink szerint – segítséget ad fentiekben jelzett irataik közötti biztonságos eligazodásra, egyben irányt mutat ahhoz is, hogy a már nem kellő dokumentumoktól az utólagos visszakereshetőség biztosításával megszabadulhassanak.
1. IRATKEZELÉS A CÉGEK ÜGYINTÉZÉSI FOLYAMATÁBAN
A gazdálkodó szervezeteknek – az államigazgatási szervekhez hasonlóan – rendelkezniük kell iratkezelési szabályzattal. Az iratkezelési szabályzat tartalmazza az adott vállalkozáshoz beérkező irat (amely lehet levél, fax, távirat stb.) átvételére vonatkozó jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos, valamint az azt követő teendőket. Az iratkezelési szabályzat alapja – a fentiekből adódóan – az adott szervezet szervezeti és működési szabályzata.
A fentiek előrebocsátását követően a továbbiakban a gazdálkodó szervezethez beérkező irat útját kísérjük végig, illetve bemutatjuk a beérkezett irat szakszerű kezelésére vonatkozó eljárást.
1.1. Az iratok (küldemények) beérkezésével kapcsolatos feladatok
Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni – egyebek mellett – az adott vállalkozáshoz érkezett irat – például levél, fax stb. – átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos feladatokat.
1.1.1. Átvételi jogosultság
A küldeményt átveheti
– a címzett vagy az általa megbízott személy;
– az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy; valamint
– a postai meghatalmazással rendelkező személy.
1.1.2. Az átvevő feladata
A küldemény átvevőjének ellenőriznie kell
– a küldemény átvételére való jogosultságát (a címzéssel való összevetés útján);
– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; továbbá
– az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.
1.1.3. Az átvétel igazolása
A gazdálkodó szervezet részére érkező bármely küldemény átvételét az átvevőnek igazolnia kell, mégpedig
– olvasható aláírással és
– az átvétel dátumának feltüntetésével.
A fentiekkel az átvételt a gazdálkodó szervezet elismeri, ami annyit jelent, hogy utólag nem hivatkozhat a kézbesítés meg nem történtére, és amennyiben a kézbesített irat határidőt tartalmaz valamely jog gyakorlására vagy kötelezettség teljesítésére, a határidők számítása szempontjából is az átvétel dátuma lesz az irányadó.
1.1.3.1. Sürgős jelzésű küldemények átvétele
Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.
1.1.3.2. Tértivevényes küldemény
Tértivevényes küldemények esetén az átvevő köteles biztosítani, hogy a tértivevény a feladó részére visszajuthasson.
1.1.4. Jogosulatlan átvétel
A gyakorlatban - főleg nagyobb volumenű cégeknél – előfordulhat, hogy az iratot (küldeményt) arra jogosultsággal nem rendelkező személy veszi át. Ilyenkor köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb az első munkanap kezdetén az átvételre feljogosított személynek (szervezeti egységnek) iktatásra (érkeztetésre) átadni.
1.1.5. Sérült küldemény
Abban az esetben, ha gazdálkodó szervezet részére sérült küldeményt (például felszakadt borítékban érkező, avagy hiányos csomagolású iratot) kézbesítenek, illetve adnak át, az átvételre jogosultnak a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölnie kell, és emellett soron kívül ellenőriznie, hogy a küldemény tartalma hiánytalanul megérkezett-e. Amennyiben megállapítható, hogy az irat hiányos, illetve hogy a küldeményből mi az, ami nem érkezett meg, arról a feladót haladéktalanul – és a későbbi viták elkerülése érdekében – írásban értesíteni kell.
1.1.6. Téves címzés
Ha az átvevő azt állapítja meg, hogy a küldeményen a címzés téves vagy a kézbesítés egyéb okból helytelen, a küldeményt azonnal továbbítania kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldenie a feladónak. Célszerű, ha az iktatást végző személy vagy szervezeti egység a fentiek szerint átirányított iratokról külön jegyzéket vezet.
1.1.7. A küldemények vizsgálata
A küldemények átvételekor a vállalkozásnál érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell, ennek megfelelően el kell végezni
– esetlegesen a küldemények átvilágítását,
– számítógépes érkezés esetén a vírusellenőrzést stb.
1.1.8. Postabontó a cégnél
Abban az esetben, ha a vállalkozásnál úgynevezett postabontó működik, az a hozzá beérkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja azok felé.
Nagyobb vállalkozásoknál, illetve nagy postaforgalmú cégek esetén, valamint akkor, ha az adott társaságnak jelentős nagyságrendű, határidős kötelezettsége van (például rendszeresen vesz részt tenderkiírásokon), célszerű, ha az iratkezelési szabályzat rendelkezik arról, hogy a postabontó a küldeményeket a kézbesítőkönyvekkel együtt naponként többször, a táviratokat, expresszküldeményeket, "azonnal" vagy "sürgős", vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítsa.
1.2. Az iratok nyilvántartása
A beérkezett iratokról – a vállalkozás megfelelő működése, az iratok visszakereshetősége, valamint a könnyebb ügyintézés érdekében is – pontos és naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás azt jelenti, hogy az irat útja a vállalkozás általi átvételtől kezdve lényegében az irat megsemmisítéséig, illetve – a későbbiekben tárgyalandó – selejtezéséig nyomon követhető.
1.2.1. Az irat érkeztetése
A küldeményeket az arra felhatalmazott személy bonthatja fel. A felbontást követően az iratot úgynevezett iktatóbélyegzővel lepecsételi, amelyen szerepel az átvétel dátuma év, hónap és nap szerint (illetve sürgős jelzésű küldemény esetében óra és perc megjelöléssel is), valamint az iraton jelezni kell, ha az melléklettel érkezett, azok számának egyidejű feltüntetésével.
A küldemények szétosztása és érkeztető bélyegzővel való ellátása – amennyiben a vállalkozás rendelkezik ilyennel – történhet a postabontóban is. A küldemények közül a postabontóban csak azokat kell felbontani, melyekről a címzett nem állapítható meg.
1.2.2. Bevezetés az átadókönyvbe
A postabontóban már csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményeket hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint be kell vezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe.
1.2.3. Amikor a küldemény nem bontható fel
Abban az esetben, ha a küldemény
– névre szól, illetve kétséget kizáróan megállapítható róla, hogy az magánjellegű;
– s. k. felbontásra szól, azt a postabontó nem bonthatja fel, hanem a címzettnek kell sértetlenül továbbítania.
1.2.4. A küldemény felbontása és ellenőrzése
A küldeményt annak felbontásakor ellenőrizni kell olyan szempontból is, hogy az iraton, illetve borítékon jelzett mellékletek megvannak-e. Amennyiben az irat bármely jelzett melléklete hiányzik, ennek tényét írásban kell rögzíteni és a feladó felé haladéktalanul írásbeli formában (levélben, telefax, stb. útján) jelezni.
1.2.5. Faxon érkezett irat kezelése
Amennyiben az irat telefaxon érkezik, arról célszerű azonnal olyan másolatot készíteni, amely tartósan őrzi az irat tartalmát. Az ilyen iratot egyébként a fenti előírásoknak megfelelően kell érkeztetni és nyilvántartani.
1.3. Az iratok iktatása
1.3.1. Iktatási formák
Az iratokat lehet iktatni hagyományos módon, úgynevezett kézi módszerrel, azonban napjainkban már a legtöbb vállalkozásnak számítógépes iktatási rendszere van. Megjegyezzük, hogy a számítógépes iktatásnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű használni, mert ilyenkor egy sorszámhoz szinte korlátlan számú alszám tartozhat.
1.3.1.1. Az iktatás
Az iktatás az adott gazdálkodó szervezethez beérkező, illetve az ott keletkező vagy tárolt iratok nyilvántartási módja. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból
– az irat beérkezésének pontos ideje;
– az intézkedésre jogosult neve;
– az irat tárgya;
– az elintézés módja;
– az esetleges iratkezelési feljegyzések; valamint
– az irat megtalálási helye megállapítható legyen.
1.3.1.2. Amit nem kell iktatni
Nem kell iktatni például a meghívókat, a közlönyöket és folyóiratokat, valamint a visszaérkezett tértivevényeket.
1.3.2. Az iktatókönyv
1.3.2.1. Hagyományos iktatás
Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni.
1.3.2.2. Gépi iktatás
Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat.
1.3.2.3. Tilalmak
Az iktatókönyvben
– sorszámot üresen hagyni,
– a felhasznált lapokat összeragasztani,
– a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy
– bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.
1.3.2.4. Javítás, helyesbítés az iktatókönyvben
Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni úgy, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétséget kizáróan megállapítható legyen. Azt is jelezni kell, hogy a tévesen beiktatott ügyiratot utóbb milyen szám alatt iktatták.
1.3.2.5. Az iktatókönyv lezárása
Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján le kell zárni. A szabályos lezárás során az iktatásra felhasznált utolsó számot alá kell húzni, az utolsó iktatás számát fel kell tüntetni, ugyancsak fel kell tüntetni a lezárás dátumát, majd ezt követően az iktatókönyvet hivatalos aláírással – esetleg bélyegzővel – kell ellátni.
1.3.3. A számítógépes iktatás
A számítógépes iktatás lényegében nem tér el jelentősen a hagyományos iktatási formától. Ennek megfelelően számítógépes érkeztetés, illetve iktatás esetén is szerepelniük kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.
1.3.3.1. Hozzáférés biztosítása
Fontos szabály azonban, hogy a számítógépre felvitt (iktatott) adatokhoz való hozzáférést az ügyintézéshez szükséges időtartamig biztosítani kell.
1.3.3.2. Az adatok módosítása
A számítógépes rendszerbe bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét az arra jogosultsággal rendelkező azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, és itt kell feltüntetni a módosítás előtti adatokat is.
1.4. A mutatózás
Papíralapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervezeteknél, szervezeti egységeknél az iktatott iratokról név, tárgy és szükség szerint idegen számmutatót kell, illetve célszerű vezetni.
1.5. A beérkezett és iktatott iratok szétosztása
1.5.1. A vezető jogköre
A gazdasági szervezet vezetőjének lehetősége van arra, hogy elrendelje az irat bemutatás előtti iktatását, de lehetősége van arra is, hogy ezt a jogkörét – a szervezeti és működési szabályzatban szabályozott módon – átruházza az iratkezelést ellátó szervezeti egység munkatársaira.
1.5.2. Az intézkedésre kötelezett kijelölése
Az iratkezelő az érkezett iratot – az annak elintézésére kötelezettnek való átadás, az úgynevezett kiszignálás – céljából átadja az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának.
1.5.3. Az elintézett irat aláírása
A gazdálkodó szervezeteknél az irat aláírása akkor szabályszerű, ha azt a cégjegyzésre jogosult(ak) cégszerű aláírásával (aláírásukkal) látja, illetve látják el. A társaság hivatalos iratain ezen túlmenően szerepelnie kell a társaság cégjegyzékszámának, valamint a céget nyilvántartó bíróság megnevezésének is. Amennyiben a cég esetlegesen bejegyzés alatt áll, iratain (számláin) ezt a tényt is fel kell tüntetni.
1.5.4. A kimenő iratok postázása
A vállalkozás iratkezelőjének a cégtől kimenő iratok postázását megelőzően ellenőriznie kell, hogy
– a cégszerűen aláírt leveleken végrehajtottak-e minden, az aláíró, avagy meghatalmazottja által adott utasítást, továbbá hogy
– az iratban utalt mellékleteket ahhoz hozzácsatolták-e.
Ezt követően az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzíteni kell.
A fentieken túlmenően a küldeményeket a továbbítás módja szerint csoportosítani is kell (például posta, külön kézbesítő stb.).
2. AZ IRATTÁROZÁS SZABÁLYAI
2.1. Irattári terv
Az irattározás alapdokumentuma az úgynevezett irattári terv, amely tartalmazza
– az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratokat, valamint
– azok megőrzési idejét.
2.1.1. A tételszámok csoportosítása
Az irattári tételszámokat a vállalkozás szervezeti felépítése, illetve feladatkör szerint kell csoportosítani.
2.1.2. Az irattári terv felülvizsgálata
Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.
2.1.3. A selejtezhető iratok meghatározása
Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan azt is meg kell határozni, hogy melyek azok az iratok, amelyek nem selejtezhetők (például a tulajdonjog megszerzését igazoló okiratok), és – amennyiben az iratokkal kapcsolatban a vállalkozásnak erre irányuló kötelezettsége áll fenn – mikor kell ezeket a dokumentumokat az illetékes levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét ezután már az illetékes levéltár határozza meg.
2.2. Az iratok irattárba helyezése
Irattárba lehet elhelyezni a vállalkozásoknál az elintézett, további intézkedést már nem igénylő, irattári (tétel)számmal ellátott iratot. Az irattárba az iratot – annak követhetősége, egyben visszakereshetősége érdekében - átadókönyvvel kell leadni.
2.3. Nyilvántartás
Az irattárba az előzőek szerint elhelyezett iratokról a gazdálkodó szervezetnek, illetve az ezzel megbízott részlegének nyilvántartást kell vezetnie.
2.4. Az iratok kiadása
Az irattárba már elhelyezett iratokra a gazdálkodó szervezetnek az irattározást követően is szüksége lehet – például akkor, ha egy peres eljárásban a bíróság azok csatolására hívja fel az adott társaságot. Ilyenkor a legmegbízhatóbb megoldás, hogy akinek az iratot – a fenti esetet tekintve példaként – csatolnia kell a bíróság felé, úgynevezett iratkikérővel viszi ki azt az irattárból, és az irattár ezt – az átvevő és átadó által is aláírt – dokumentumot az irat helyén helyezi el annak visszaérkeztéig.
3. SELEJTEZÉS
Az iratok selejtezése, azaz végleges kiiktatása a cég életéből igen nagy odafigyelést és pontosságot igénylő feladat. Ennek során figyelni kell egyrészt arra, hogy még véletlenül se semmisítsenek meg a vállalkozás számára a jövőben még kellő iratot, másrészt arra is, hogy a selejtezett iratok száma, fajtája, továbbá az azonosítására szolgáló adatai a selejtezését követően is ismertek maradjanak.
3.1. A selejtezés folyamata
Mindezek elérése érdekében a selejtezés során a gazdálkodóknak a következő szempontokat kell elsődlegesen szem előtt tartaniuk:
– az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni;
– a selejtezés kizárólag az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével végezhető el;
– a biztonságos, az előzőekben meghatározott feltételek szerinti selejtezéshez célszerű a cég nagyságával arányos számú, de minimum 3 főből álló, úgynevezett selejtezési bizottság felállítása;
– az iratselejtezésről 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni;
– a selejtezési jegyzőkönyveket iktatószámmal kell ellátni; a jegyzőkönyveket iktatás után a vállalkozás irattárában kell elhelyezni és megőrizni; továbbá
– a selejtezés időpontját nyilvántartásba kell venni.
3.2. Az iratok megsemmisítése
A vállalkozás a fentiek szerint lefolytatott selejtezési eljárást követően a cég számára szükségtelenné vált iratokat megsemmisítheti. A megsemmisítéshez a vállalkozás vezetőjének írásbeli engedélyét be kell szerezni.
3.3. Iratok elektronikus adathordozón
Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezésére és megsemmisítésére a fentiekben ismertetett szabályok szerint van lehetőség.
3.4. Levéltár
Előfordulhat, hogy egy vállalkozás nagyobb jelentőségű iratát az illetékes levéltárnak kell átadnia, például a végelszámolása befejezésekor. Ilyen esetben a levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, az iratok esetleges mellékleteivel együtt, tételes iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni.
A gyakorlatban előfordulhat, hogy a levéltár nem rendelkezik az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel. Ilyenkor az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb a levéltárba adás előtt hitelesített – és egyben tartós – másolatot kell készíteni papír adathordozóra.
