A bírósági, illetve földhivatali iratokra számos szabály vonatkozik, azonban témánk szempontjából értelemszerűen a gazdálkodókat érintő területeket emeljük ki és adunk – lényegében – az ügyintézéshez gyakorlati segítséget.
1. BÍRÓSÁGI IRATKEZELÉS
1.1. Beadványok
A bírósági ügyvitel szabályait a 123/1973. (IK. 1974. 1.) IM utasítás tartalmazza. A gazdasági élet szereplői számára nyilvánvalóan nem bír elsődleges jelentősséggel ennek a meglehetősen hosszú és minden részletre kiterjedő szabályozásnak a pontos ismerete. Amennyiben azonban cégünket az a szerencsétlenség éri, hogy a cégbírósági ügyintézésen túlmenően bírósági ügybe keveredünk, úgy talán a leglényegesebb, hogy az általunk beadott iratok átvétele, kézbesítése megfelelően és igazolhatóan megtörténjen.
1.1.1. Az iratok benyújtása
1.1.1.1. Iratbeadás közvetlenül
Az átvétel és a kézbesítés szempontjából a legcélszerűbb a különféle beadványok személyes benyújtása, mert ekkor a bíróság kezelőirodáján a beadvány egy példányára érkeztető bélyegzőt kaphatunk, és itt egyben igazolják az esetlegesen lerótt illeték összegét és átvételét is.
1.1.1.2. Iratbeadás postai úton
Amennyiben erre nincs lehetőség fizikai távolság vagy időhiány miatt, úgy ajánlott és tértivevényes formában célszerű a beadványokat a bíróságnak megküldeni. A polgári eljárási törvény szabályai szerint ugyan csak az ajánlott küldemény van előírva olyanként, amely egy határidő betartása vagy be nem tartása kérdésében bizonyító erővel bír, de véleményünk szerint a tértivevény a bíróság által történő átvétel és annak időpontja tekintetében rendkívül praktikus bizonyíték.
1.1.1.3. Gyűjtőszekrény
A bíróságok bejáratánál a beadványok elhelyezésére alkalmas, zárt gyűjtőszekrényt helyeznek el. A gyűjtőszekrényt a hivatali munkaidő végén minden esetben – ezenfelül a szükséghez képest naponta többször is – ki kell üríteni. Az ilyen, gyűjtőszekrénybe történő kézbesítés, különösen ha beadványunk csatolása határidőhöz kötött, csak végső esetben javasolt, mert bár nincs okunk feltételezni, hogy a bíróság a gyűjtőszekrény kiürítését követően nem a jogszabályi előírásnak megfelelően, azaz a kiürítés napján érkezteti az iratokat, de egy esetleges félreértés vagy adminisztrációs hiba esetén lehetetlen bizonyítani igazunkat, aminek igen komoly eljárásjogi következményei lehetnek.
1.2. Jegyzőkönyvek
A bírósági eljárás során elsősorban a tárgyalásokról, de szükség szerint egyéb eljárási cselekményekről is jegyzőkönyvet vesznek fel. Ezt vagy a helyszínen legépelik, amelyet így közvetlenül a tárgyalást követően illeték ellenében átvehetünk, vagy pedig a jegyzőkönyv hangfelvétel útján készül, és azt csak a tárgyalás befejezését követően írják meg. Ez utóbbi esetben a jegyzőkönyvet - természetesen a perben való érdekeltség igazolását követően – a kezelőirodán lehet megtekinteni és átvenni a leírást követően.
1.3. Nyomtatványok
A gyakrabban előforduló eljárások kezdeményezésére a megfelelő, a bíróságok által rendszeresített nyomtatványok kitöltésével, illetve benyújtásával van lehetőség. Ilyen például a meglehetős ismertségnek örvendő fizetési meghagyás, illetőleg végrehajtási lap. A bíróság ilyen eljárások megindítását csak a hivatalos és teljeskörűen kitöltött nyomtatványok birtokában teszi lehetővé. Hiányos kitöltés esetén a hiányok pótlására irányuló felhívást kell teljesíteni. Lehetőség van ugyanakkor nemcsak a bíróságokon egyébként ingyenesen beszerezhető nyomtatványok írógéppel való kitöltésére, hanem nagyszámú eljárás kezdeményezése esetén megfelelő nyomtatványkészítő és -kitöltő szoftver beszerzésére is, amelyek nagymértékben meggyorsíthatják a munkát.
1.4. Iratbetekintés, iratmásolat
A bíróságok kezelőirodája az eljárásban részt vevő személyeknek, valamint igazolt képviselőjüknek adhat felvilágosítást. A kezelőiroda a felvilágosításkor lehetővé teszi az iratok megtekintését és másolatok vagy jegyzetek készítését is. A jogosultságot az ügyiratok alapján állapítják meg. A felvilágosításra, iratbetekintésre jogosult személyek az ügy iratairól hiteles vagy nem hiteles másolatot is kaphatnak, természetesen a már említett, törvényben meghatározott, oldalanként irányadó illeték lerovása mellett.
Csak érdekességként említjük meg, hogy a jogszabály nem túl életszerűnek tűnő egyik rendelkezése szerint illetékfizetés szempontjából nem minősül másolatnak, ha a másolatot kérő személy a lejátszó- és a felvevőkészülék elektromos összekapcsolása nélkül - saját mikrofonnal és hangfelvevő készülékkel – maga készít a saját hangszalagjára hangfelvételt.
1.5. Befejezett ügyek iratainak őrzése
Befejezett az az ügy, amelyben a bíróság ügydöntő határozatot hozott. Az elsőfokú bíróságon a kezelőiroda vezetője a befejezett és további intézkedést nem igénylő iratokat az irattárba helyezés előtt ellenőrzi, majd ezt követően a dokumentumokat irattárba helyezik.
2. FÖLDHIVATALI IRATKEZELÉS
Valamilyen módon – ingatlanvásárlás, jelzálogügylet stb. – szinte minden gazdálkodó szervezet előbb vagy utóbb kapcsolatba kerül a földhivatallal, ezért nem árt tisztában lenni e hatóság legfontosabb ügykezelési szabályaival. Itt most szándékosan nem térünk ki az egyes benyújtandó iratok (szerződések) kötelező tartalmi elemeire, mert ez külön elemzést érdemlő, messzire vezető témakört jelent.
2.1. Tulajdoni lap
Az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi CXLI. törvény 4. §-a rögzíti, hogy az ingatlan-nyilvántartás nyilvános. Ennek megfelelően a tulajdoni lap tartalma korlátozás nélkül megismerhető, azt bárki megtekintheti, arról feljegyzést készíthet, vagy hiteles másolatot kérhet.
2.1.1. Hiteles másolatok
A tulajdoni lapról teljes másolat (amely valamennyi bejegyzést tartalmazza szó szerint), kivonatos másolat (amely csupán a fennálló bejegyzéseket tartalmazza szó szerint, a megszűnt bejegyzésekre pedig utal), részleges másolat (amely csak a kívánt bejegyzéseket tartalmazza szó szerint) és szemle (amely csak a fennálló bejegyzések lényeges adatait tartalmazza) kérhető.
2.1.2. A tulajdoni lap ellenértéke
A tulajdonilap-másolat törvényben meghatározott, jelenlegi költsége 2000 forint.
2.1.3. Egyszerű másolat
Lehetőség van ugyanakkor betekintés céljából nem hiteles másolat kérésére is. Ez hivatalos eljárásban nem használható, mert nem rendelkezik a hitelesítésre vonatkozó alaki kellékekkel, de egy adott ingatlan adatainak megismerésére mégis alkalmas, mert tartalmilag megegyezik a hiteles tulajdonilap-másolattal. Nagy előnye ugyanakkor, amely elsősorban nagyobb mennyiségű információ szükségessége esetén (például egy teljes társasház tulajdonostársainak adatai) jelentős, hogy ingyenes.
2.2. Egyéb földhivatali iratok
Az ingatlan-nyilvántartás szerinti jogosult, illetőleg kötelezett személy teljes bizonyító erejű magánokiratba vagy közjegyzői okiratba foglalt engedélyével ismerhető meg az okirattárban lévő és a jogosult, illetőleg kötelezett bejegyzése alapjául szolgáló magán- és közokirat, hatósági határozat tartalma, a jogosult személyi azonosítója és a tulajdonosok jegyzéke (névmutató). Információkérés esetén a személyazonosító kivételével az ehhez fűződő jogi érdek valószínűsítése is elegendő.
A fent említett iratokról, ugyanezen személyi kör részére biztosított a hiteles másolat kiadásának lehetősége is, ugyancsak a megfelelő illeték lerovása, illetve térítés megfizetése mellett.
2.3. A beadványok intézése
2.3.1. A kérelmek benyújtása
A földhivatali iratok benyújtására, érkeztetésére a bírósági ügyintézésre vonatkozóan elmondottak irányadóak.
Bár általánosságban nézve egy kérelem (például a tulajdonjog bejegyzése iránti kérelem) benyújtására viszonylag hosszú, 30 napos határidő áll rendelkezésre, az esetleges visszaélések elkerülése érdekében célszerű a kérelmeket mielőbb ténylegesen benyújtani. Így van ez annál is inkább, mert az egyes beadványokat az iktatószámok, tehát az érkezés sorrendjében kell elintézni, és a bejegyzések rangsora csak valamennyi érdekelt hozzájárulásával változtatható meg.
2.3.2. A széljegy
A beadvány iktatószámát a benyújtást követő 72 órán belül a tulajdoni lapon fel kell jegyezni, ez a jól ismert széljegy. A széljegy önmagában nem több, mint annak a tanúsítása, hogy az adott eljárást az érintett megindította. A széljegy ugyanakkor egyes földhivatalok igen hosszú ügyintézési határideje miatt a gyakorlatban igen komoly szerephez jut, habár minden esetben le kell ellenőrizni az annak hátteréül szolgáló iratokat is, hiszen bármely eljárás végződhet a kérelem elutasításával.
