A gazdálkodó szervezetet a tevékenysége során – többek között – adatszolgáltatási kötelezettség, illetve szervezetén belül adatkezelési kötelezettség terheli. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.) 685. §-ának c) pontja szerint gazdálkodó szervezet az állami vállalat, az egyéb állami gazdálkodó szerv, a szövetkezet, a gazdasági társaság, az egyesülés, a közhasznú társaság, az egyes jogi személyek vállalata, a leányvállalat, a vízgazdálkodási társulat, az erdőbirtokossági társulat, továbbá az egyéni vállalkozó. Az állam, a helyi önkormányzat, a költségvetési szerv, az egyesület, a köztestület, valamint az alapítvány gazdálkodó tevékenységével összefüggő polgári jogi kapcsolataira is a gazdálkodó szervezetre vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni, kivéve ha a törvény ezekre a jogi személyekre eltérő rendelkezést tartalmaz.
A gazdálkodó szervezet tevékenysége nehezen meghatározható fogalom. Ebbe a körbe tartozik az a tevékenység, amelyet üzletszerűen végez, illetve minden olyan kötelezettség teljesítése és jog gyakorlása, amely a gazdálkodó szervezet működéséhez, illetve működése szabályszerűségéhez feltétlenül szükséges.
Nyilvántartás
A nyilvántartás - tágan értelmezve – nem más, mint előre meghatározott szempontok szerint rögzített információk együttese. Jelentősége, hogy áttekintést biztosít a nyilvántartott tételek (objektumok, természetes és jogi személyek, gépjárművek stb.) felett, megkönnyítve ezáltal a döntéshozatalt. Nyilvántartás vezethető hatóságnál, de meghatározott nyilvántartások vezetése a gazdálkodó szervezetnél is indokolt vagy – jogszabály előírása folytán – kötelező.
Az állampolgárok adatainak nyilvántartását csak magas szintű jogszabály írhatja elő. A hatósági nyilvántartás közhitelű, azaz az abban foglalt adatok valóságát – az ellenkező bizonyításig – mindenki köteles vélelmezni.
A cégek – saját tevékenységük keretén belül – számtalan nyilvántartást vezetnek. Jogszabály kötelezően írja elő egyes nyilvántartások vezetését, amelyek alapvetően a költségvetéssel szemben fennálló kötelezettségek teljesítését, illetve a cég által alkalmazott személyek munkajogi, társadalombiztosítási jogainak érvényesülését biztosítják. Ezek közül a legjelentősebbek a munkajogi, munkavédelmi, társadalombiztosítási, adójogi és számviteli nyilvántartások.
Munkajogi nyilvántartások
A munkajogi nyilvántartások kategóriájába tartozik – egyebek mellett – a személyi nyilvántartás (adatnyilvántartó lap), az egészségügyi törzslap nyilvántartása, az alkalmi foglalkoztatottak nyilvántartása, a bérszámfejtési nyilvántartások, a munkában töltött idő nyilvántartása (jelenléti ív), a nyugdíj- és egészségbiztosítási egyéni nyilvántartó lap, a társadalombiztosítási bejelentés, a családgondozási ellátásban részesülők nyilvántartása, az összesítő bevallás, a munkabaleseti nyilvántartás, az adólevonások nyilvántartása, a gépjárműhasználat nyilvántartása, a leltár, a számlarend, az analitikus nyilvántartás, a pénzforgalmi nyilvántartás, a szigorú számadás alá vont bizonylatok nyilvántartása, a különféle igazolások stb.
Személyi nyilvántartás
A munkaviszony létesítésekor a munkavállalót személyi nyilvántartásba kell venni. Ennek kapcsán a munkavállalótól csak olyan nyilatkozat megtételét, igazolás (okmány) bemutatását vagy adatlap kitöltését lehet kérni, amely nem sérti a személyiségi jogait, és a munkaviszony szempontjából lényeges tájékoztatást nyújt.
Igazolások
A munkavállaló az állandó vagy ideiglenes, arcképes személyi igazolvánnyal igazolhatja
- családi és utónevét, valamint nőknél a házasságkötés után viselt nevet,
- születési helyét és időpontját,
- anyjának leánykori családi és utónevét,
- állampolgárságát.
A személyi igazolványban nem szereplő adatok (pl. munkaviszonyban töltött idők tartamát, végzettséget, képesítést) valódiságát okmányokkal kell igazoltatni.
Bejelentés
Az adatokban bekövetkező változásokat és minden olyan tényt, amely az alkalmazáskori állapottól eltérő, illetve amely a további foglalkoztatásra kihatással lehet vagy munkáltatói intézkedést igényel, a munkáltatóhoz be kell jelenteni, akinek az adatlapra fel kell azt jegyeznie.
A személyi nyilvántartás tartalma
A személyi anyag – az adatnyilvántartó lapon kívül – tartalmazza az önéletrajzot, a fényképet, az alkalmazási iratot és az esküokmányt, a minősítést, a kitüntetésre vonatkozó iratokat, a képesítésre vonatkozó iratokat, illetőleg azok adatait, a hatályos büntetésről szóló határozatokat, az erkölcsi és más bizonyítványt, illetőleg ezek másolatát, illetve ha jogszabály előírja, a korábbi munkahely alkalmazási iratát. A nyilvántartásban pártállásra, valamint hovatartozásra vagy társadalmi szervezeti tagságra vonatkozó adatot nem lehet feltüntetni.
A nyilvántartás körébe tartozik a munkaköri és szakmai (egészségi) alkalmasságot tanúsító egészségügyi törzslapkivonat bemutatása, továbbá a munkavállaló adóigazolványa szerinti azonosító jele, valamint a társadalombiztosítási azonosító jele (taj-szám) és a magánnyugdíjpénztára (címe, bankszámlaszáma) megnevezésének nyilvántartásba vétele.
Nyilvántartást kell vezetni az alkalmi munkavállalóként foglalkoztatottakról, amely tartalmazza a munkavállaló adatait, az AM könyv sorszámát, a lerótt közteherjegy értékét, a nettó kifizetés összegét, valamint a munkavállaló aláírását.
Betekintés, adatkiadás
A személyi nyilvántartás iratait csak az arra vonatkozó törvény szerint jogosult személyek (például adó-, társadalombiztosítás-ellenőr stb.) tekinthetik meg. Információt, jellemzést, javaslatot csak a nyilvántartás iratai alapján szabad adni. A nyilvántartás adatai statisztikai célra felhasználhatók, és ebből a célból az adatokat – személyazonosításra alkalmatlan módon – ki lehet adni.
A munkavállaló a róla készült személyi nyilvántartást bármikor megtekintheti; azokról másolatot vagy kivonatot kaphat; kérheti az adatok pontosítását, a jogellenesen nyilvántartott adatok törlését. A hibás vagy valótlan adat, illetve ténymegállapítás személyiségi jogot sértő részének törlését a munkavállaló szükség esetén bíróságtól kérheti.
Munkaügyi és bérszámfejtési nyilvántartások
A munkaviszonyból eredő jogosultságok, járandóságok esedékességének, a kötelezettségek teljesítési időpontjának figyelemmel tartását és a viták megelőzését szolgálják a különböző munkaügyi, bérelszámolási nyilvántartások.
Munkaviszonyban töltött idő
Az egyes járandóságok, illetve jogosultságok alapját képező időt – a jogszabály által megállapított kivételektől eltekintve – az adott munkáltatónál történt alkalmazás napjától kell számítani.
Ha a munkavállaló munkaviszonya 1992. július 1. előtt áthelyezéssel keletkezett, a korábbi munkaviszonyát – mindaddig, amíg a munkaviszonyát nem szünteti meg (a végkielégítésre való jogosultság kivételével) – úgy kell tekinteni, mintha a jelenlegi munkáltatójánál töltötte volna.
Ugyancsak az adott munkáltatónál töltött munkaviszonynak számít – a felmondási idő és a végkielégítés kivételével – a munkaszerződés megkötését megelőző "közalkalmazotti" jogviszony, ha a munkáltató a fenntartói jog átadása, átvétele, illetőleg az új munkáltatónál való továbbfoglalkoztatás vállalása folytán változott meg.
Mindezeken túl munkaviszonyban töltött időként kell tekinteni azt a munkaviszonyon kívüli időt is, amelyet külön jogszabály munkaviszonyban töltöttnek ismer el. Így figyelembe veendő például
- az országgyűlési képviselői megbízás időtartama, ideértve a megbízatás befejezésekor 6 hónapra folyósított ellátás időtartamát is,
- az Országos Rádió és Televízió Testület-beli tagság időtartama,
- az államközi egyezmény alapján, külföldi alapítványból nemzetközi szervezetek által biztosított keretből kapott ösztöndíjjal külföldön töltött idő,
- a felsőfokú oktatási intézmény nappali tagozatán folytatott tanulmányok ideje, legfeljebb azonban a képesítés megszerzéséhez a tanulmányok folytatása idején előírt idő, ha azt a fizetés megállapításánál nem vették számításba,
- a személyes szabadság korlátozásának, valamint a politikai okból hátrányos megkülönböztetéssel járó katonai munkaszolgálatnak a Kárpótlási Hivatal által megállapított időtartama.
Korlátozó rendelkezés hiányában munkaviszonyban töltött időnek minősül
- a megkezdett, de be nem fejezett tanulmányok ideje;
- a több, nem párhuzamosan végzett nappali tagozaton folytatott egyetemi vagy főiskolai tanulmányok ideje;
- a két szorgalmi időszak közötti tanulmányi szünet időtartama.
A tanulmányok kezdete a beiratkozás napja, a befejezés időpontjaként pedig az első államvizsga-időszak befejezésére előírt időpontot kell figyelembe venni.
Munkaviszony időtartamának igazolása
A beszámítandó időt igazolni kell. Ennek célszerű módjai a leckekönyv, a személyi igazolvány, az egyetem, főiskola által kiadott igazolás, a személyi nyilvántartás adatai.
A munkaviszony időtartamának meghatározásánál figyelmen kívül kell hagyni a megszakítás nélkül harminc napot meghaladó fizetés nélküli szabadságot, kivéve ha jogszabály a munkaviszonyban töltött idő számítása szempontjából ennek az időnek figyelembevételét rendelte el (például gyermekgondozás esetében), a szabadságvesztés büntetést, a javító-nevelő (közérdekű) munkát, valamint a tanulmányi ösztöndíjasként folytatott iskolai képzés miatti szünetelést.
Határozott idejű munkaviszony előjegyzése
A határozott időre létesített munkaviszony a meghatározott idő elteltével, illetőleg a munka elvégzésével – minden külön intézkedés nélkül – megszűnik; ha azonban a munkavállaló az időtartam lejártát követően legalább egy munkanapot a közvetlen vezetője tudtával tovább dolgozik, a munkaviszony határozatlan idejűvé alakul át, a harmincnapos vagy ennél rövidebb időre létesített munkaviszony pedig ennyi idővel meghosszabbodik. Ezért a határozott időre történő alkalmazás (kinevezés, megbízás) esetén célszerű a foglalkoztatás utolsó napját külön nyilvántartásba venni, nehogy sor kerüljön azon túli, a szándéktól eltérő munkavégzésre; időben gondoskodás történjen az újabb munkaszerződés kötésére stb. (Nem vonatkozik mindez arra az esetre, amikor a határozott időre alkalmazás választás útján történt, valamint, ha – a jogszabály rendelkezése folytán – az alkalmazás csak határozott időre szólhat. Ilyen – a meghatározott időn túli – foglalkoztatás esetén a munkaszerződés érvénytelenségére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.)
Próbaidő előjegyzése
A határozott időhöz hasonló a helyzet a próbaidővel is. Ha ugyanis a munkaviszonyt a próbaidő elteltéig nem szüntetik meg, a munkaviszony az alkalmazáskor megállapított feltételekkel folytatódik. Tehát szükséges a próbaidő utolsó napjának előjegyzése is.
Tanulmányi szerződés, lakástámogatás határidőzése
A munkába állás után kötött tanulmányi szerződés, valamint a lakáscélú támogatásról szóló megállapodás esetén kikötött munkaviszonyban töltendő idő tartamát (lejáratának időpontját) szintén célszerű határidőzni.
Nyugdíjkorhatár betöltésének előjegyzése
Ugyancsak indokolt a nyugdíjra jogosító korhatár betöltése időpontjának előjegyzése, mivel az illetékes elbíráló szervtől kérni lehet annak közlését, hogy a munkavállaló megszerezte-e az öregségi nyugdíjra jogosító szolgálati időt.
Kötelező béremelés időpontjának előjegyzése
Ha a munkaviszonyra vonatkozó szabály szerint a munkavállaló személyi alapbérét meghatározott időközönként vagy időponttal emelni kell, a kötelező béremelés időpontját elő kell jegyezni a munkavállaló bérszámfejtő lapjára.
Szabadság-nyilvántartás
A munkába lépés után meg kell határozni a munkavállalót megillető alap- és pótszabadság mértékét, majd azt elő kell jegyezni a szabadságolási ütemtervben, kiadását pedig nyilvántartásba kell venni.
Munkaidő és kedvezmények nyilvántartása
A munkáltató köteles nyilvántartani a munkavállalók rendes és rendkívüli munkaidejével, valamint egyéb munkaidő-kedvezményével kapcsolatos adatokat is.
Tartozás előjegyzése
A munkavállaló által átadott munkáltatói igazolásban feltüntetett tartozást (előleget, kártérítést, tartásdíjat stb.) a bérszámfejtésnél elő kell jegyezni a munkavállaló munkabéréből történő levonás és a jogosult részére átutalás végett. Ha a címzett korábbi munkáltató időközben megszűnt, felügyeleti szervét (felszámolóját stb.) kell a tartozás átutalása miatt megkeresni és a felszámoló rendelkezése szerint eljárni.
Lényeges, hogy az e kötelezettséget megszegő munkáltató az előző munkáltatóval, illetőleg más hitelezővel szemben készfizetői kezesként felel a tartozásoknak azokért a részleteiért, amelyeket ennek folytán nem vontak le.
Létszám és jelenlét nyilvántartása
A teljesített (rendes és rendkívüli) munkaidő megállapítása – a helyi adottságoktól és szokásoktól függően – létszámellenőrzéssel, jelenléti ív aláírásával vagy bélyegzőkártya felhasználásával történhet, amelyről úgyszintén a munkavállalók munkaidő-kedvezményével kapcsolatos adatokról nyilvántartást kell vezetni.
Tb- és adókötelezettséggel kapcsolatos nyilvántartások
Társadalombiztosítás
A munkáltatók és egyéb szervek a társadalombiztosítás céljait szolgáló nyilvántartások vezetésére, valamint adatok bejelentésére kötelezhetők. A társadalombiztosítási szerv felhívására az adatokat tizenöt napon belül kell közölni.
Biztosított nyilvántartása
A munkáltatók társadalombiztosítási célra kötelesek olyan nyilvántartást vezetni az általuk foglalkoztatott biztosítottakról, amely tartalmazza a biztosított nevét, személyi azonosító jelét, születésének helyét, anyja nevét, alkalmazásának minőségét, munkába lépésének és kilépésének, illetőleg a biztosítás kezdetének és megszűnésének napját, továbbá a korkedvezményre jogosító munkakörben a foglalkoztatás kezdetének és megszűnésének napját. A munkáltató a biztosítottat a munkába lépés napján, a munkavégzés megkezdése előtt köteles nyilvántartásba venni.
Biztosítási kötelezettség
Biztosított
Biztosításra köteles a munkaviszonyban (közszolgálati, közalkalmazotti, bírósági jogviszonyban, igazságügyi alkalmazotti, ügyészségi szolgálati viszonyban) álló, a díjazás ellenében munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban (bedolgozói, megbízási, felhasználási szerződés, valamint az – egyéni vállalkozónak nem minősülő – vállalkozási jellegű jogviszony keretében személyesen) munkát végző személy, továbbá az alapítvány, a társadalmi szervezet, társasházközösség, gazdálkodó szervezet, az egyesület, a köztestület, a közhasznú társaság, a kamara, a biztosítási önkormányzat, MRP-szervezet, az önkéntes kölcsönös biztosítópénztár, a magánnyugdíjpénztár választott tisztségviselője, a helyi (települési) önkormányzat választott képviselője (tisztségviselője) és a társadalmi megbízatású polgármester, amennyiben a tevékenységéből származó tárgyhavi járulékalapot képező jövedelme eléri a megelőző hónap első napján érvényes minimálbér – jelenleg 25 500 forint – havi összegének 30 százalékát, illetőleg naptári napokra annak harmincadrészét.
A biztosítási kötelezettség fennállása
A biztosítási kötelezettség – amennyiben törvény eltérően nem rendelkezik – a munkaviszony (foglalkoztatás) kezdetétől annak megszűnéséig áll fenn.
A kötelezettség szünetelése
Szünetel a kötelezettség a fizetés nélküli szabadság vagy a munkavégzés (szolgálatteljesítés) kötelezettsége alóli mentesítés, valamint az igazolatlan távolléti idő tartama alatt, kivéve ha a fizetés nélküli szabadság igénybevételére 3 évesnél fiatalabb gyermek gondozása, 14 évesnél fiatalabb gyermek után járó gyermekgondozási segélyre jogosultság, illetve 12 évesnél fiatalabb beteg gyermek otthoni ápolása miatt kerül sor, ha a munkavégzés alóli mentesítés idejére munkabér, távolléti díj, táppénzfizetés nem történt, továbbá a sorkatonai (polgári) szolgálat ideje alatt. A munkaviszony megszűnése esetén, ha a munkavállaló végkielégítést kapott, a biztosítási ideje annyiszor 30 nappal meghosszabbodik, ahány havi munkabérének (átlagkeresetének) a végkielégítés megfelel.
Külföldiek
A biztosítás nem terjed ki a külképviseletek, külföldi munkáltatók, külföldi részvétellel működő gazdasági társaságok külföldi állampolgárságú, illetőleg külföldinek minősülő munkavállalóira.
A munkáltató bejelentési kötelezettsége
A munkáltató a munkavállalót (kivéve ha saját jogán nyugdíjas, ha nyugdíjjárulék-fizetésre nem kötelezett) köteles nyilvántartásba venni, a "Nyugdíj- és egészségbiztosítási egyéni nyilvántartó lap" kiállításával és folyamatos vezetésével, majd a foglalkoztatás megkezdését (a későbbiekben a biztosítás megszűnését, illetve a biztosítás szünetelésének időtartamát) követő három napon belül a "Bejelentés a biztosítottakról" elnevezésű nyomtatványon, a taj-szám, valamint a magánnyugdíjpénztár nevének és azonosítójának megjelölésével a székhelye (telephelye) szerinti egészségbiztosítási pénztárhoz bejelenteni a munkavállalót.
Az alkalmi munkavállalói könyvvel foglalkoztatott dolgozót nem kell bejelenteni az egészségbiztosítási pénztárhoz.
Nyilvántartó lap
Nyilvántartó lapot kell kiállítani a gyermekgondozási segélyben, gyermekgondozási díjban, gyermeknevelési támogatásban, ápolási díjban, keresetpótló juttatásban, munkanélküli-járadékban, nyugdíj előtti munkanélküli-segélyben részesülőkről is.
Összesítő bevallás
Havonta, a tárgyhót követő hó 12-éig "összesítő bevallás"-t kell teljesíteni a biztosítottnak juttatott tárgyhavi kifizetések és a levont járulékok összegéről, illetve azok befizetésének igazolásáról. Bevallást kell tenni a magánnyugdíjpénztárhoz is a levont tagdíj alapjáról és befizetett összegéről.
Tájékoztatás a munkavállaló számára
A munkavállaló számára a tárgyhavi kifizetéssel egyidejűleg, majd a tárgyévet követő hó 10. napjáig (a foglalkoztatás megszűnése esetén soron kívül) írásos tájékoztatást kell kiadni az utána fizetett és levont járulékok (tagdíj) összegéről és az annak alapját képező jövedelemről.
Segélynyilvántartások
A munkáltató által megállapított és folyósított betegségi és anyasági ellátásokról, valamint egyéb kifizetésekről segélyezési egyéni lapot, táppénzfizetési jegyzéket és segélyezési pénztárnaplót is kell vezetni.
Pályakezdők, önkéntes pénztártagok adatainak közlése
A pályakezdők, valamint az önkéntes döntéssel magánnyugdíjpénztárhoz csatlakozók vonatkozásában a pénztárválasztás bejelentését követő tizenöt napon belül a pénztártag adatait közölni kell a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletével.
Szankciók
A valótlan bejelentés következményei
Ha a munkáltató
- valótlan adatok feltüntetésével olyan személyt jelentett be, akire a biztosítás nem terjed ki, a kijelentésig (illetőleg mindaddig, amíg a társadalombiztosítási szerv a bejelentés jogtalanságát meg nem állapítja) köteles a társadalombiztosítási járulékot, az egészségbiztosítási és nyugdíjjárulékot megfizetni;
- a biztosított keresetét a ténylegesnél magasabb összegben jelenti be, vagy a bekövetkezett csökkenés bejelentését elmulasztja (elkésetten teljesíti), a bejelentett időre, illetőleg a tényleges kereset megállapításáig köteles a társadalombiztosítási járulékot, továbbá az egészségbiztosítási és nyugdíjjárulékot a bejelentett magasabb összeg alapján megfizetni;
- elmulasztotta a bejelentési és járulékfizetési kötelezettségének teljesítését, a biztosítottnak kifizetett járulékalapot képező jövedelem után járó járulékot abban az esetben is köteles megfizetni, ha a nyilvántartás hiánya miatt a biztosított neve és adatai nem állapíthatók meg.
A hibás, hiányos bejelentés és a mulasztás következményei
Amennyiben csak a biztosított személyi adatai állapíthatók meg, a kifizetett díjazás azonban nem, a munkáltató a járulékot a járulékfizetési felső határ napi összege után köteles fizetni. Ezen túlmenő szankció a jogalap nélkül felvett egészségügyi ellátás visszafizetése, a szabálysértés miatt kiszabható késedelmi kamat és mulasztási bírság, a büntető felelősségre vonás lehetősége, valamint az egészségügyi szolgáltatás igazolt költségének megtérítése, az egészségbiztosítási járulék fizetésének elmulasztása esetén.
Adózás
A nyilvántartás tartalma
A munkavállaló munkabéréről, valamint a kifizetett összegekről, tartozásokról és követelésekről személy szerinti nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásnak - az érintett személyek adóazonosító adatai mellett – tartalmaznia kell levonások nélkül a különféle jogcímeken elszámolt, személyijövedelemadó-köteles összegeket, a levont jövedelemadó-előleget, az egészségbiztosítási és nyugdíjjárulékot, munkavállalói járulékot, az egyéb levonásokat, a kifizetett összeget, a kifizetés keltét, valamint minden olyan adatot, amely a személyi jövedelemadó-előleg, illetve év végén a jövedelemadó tényleges összegének a megállapításához szükséges.
Visszautalás az alapnyilvántartásra
Természetesen adatokat bejegyezni csak az alapnyilvántartásban szereplő adatokkal egyezően szabad, ezért a nyilvántartásban minden tétellel kapcsolatban hivatkozni kell az alapnyilvántartás vonatkozó tételére.
A gépjárműhasználat nyilvántartása
A gépjárműhasználatért kapott térítés a jövedelemadó megállapítása szempontjából - az esetek egy részében – bevételnek számít. Emiatt gépjárművenként külön nyilvántartást kell vezetni.
Az adóazonosító jel nyilvántartása
A bér elszámolásának, illetve kifizetésének feltétele a munkavállaló adóigazolványának bemutatása, az adóazonosító jel nyilvántartásba vétele.
Munkavédelmi kötelezettségek és nyilvántartások
Munkavédelmi oktatás
A munkaviszony létesítésekor, illetve a munkaviszony fennállása alatt folyamatosan gondoskodni kell arról, hogy a munkavállaló ismerje a munkakörének (beosztásának) megfelelő elméleti és gyakorlati munkavédelmi, valamint tűzvédelmi tudnivalókat. Ezért - a munkába állításkor történő oktatáson kívül – oktatásban kell részesíteni a munkavállalót a más munkára beosztás előtt és a munkavégzés körülményeinek jelentős változása (munkaeszköz átalakítása, új eszköz vagy technológia bevezetése stb.) esetén, továbbá akkor is, ha a munkavállaló hosszabb szünet után áll ismét balesetveszélyes munkába. Az oktatás megtörténtét, az erre szolgáló nyilvántartáson, minden esetben igazolni kell.
Baleset és kötelező vizsgálat
A munkáltatónál bekövetkezett baleseteket, foglalkozási megbetegedéseket, továbbá az egészséges és biztonságos munkavégzésre vonatkozó szabályok egyéb megsértésének körülményeit minden esetben meg kell vizsgálni, és – a sérült (megbetegedett) dolgozó személyes adatainak rögzítése után – fel kell tárni a balesetet, megbetegedést kiváltó és abban közreható tárgyi, szervezési és személyi okokat, valamint intézkedni kell azok megszüntetéséről. A balesetet a sérült, illetőleg a balesetet észlelő személy köteles a munkát közvetlenül irányító személynek haladéktalanul jelenteni. A munkáltatónak a bejelentett, illetve ismertté vált balesetről meg kell állapítania, hogy azt munkabalesetnek minősíti-e; ha nem, akkor erről és a jogorvoslati lehetőségről a sérültet (halálos baleset esetén a hozzátartozót) értesítenie kell.
Baleset
Baleset az emberi szervezetet ért olyan egyszeri külső hatás, amely a munkavállaló akaratától függetlenül, hirtelen vagy aránylag rövid idő alatt következik be, és sérülést, mérgezést vagy más (testi, lelki) egészségkárosodást, illetőleg halált okoz.
Munkabaleset
Munkabalesetnek minősül az a baleset, amely a szervezett munkavégzés során vagy azzal összefüggésben éri a munkavállalót, annak helyétől és időpontjától és a sérült közrehatásának mértékétől függetlenül. A munkavégzéssel összefüggésben következik be a baleset, ha a foglalkozás körében végzett munkához kapcsolódó közlekedés, anyagvételezés, anyagmozgatás, tisztálkodás, szervezett üzemi étkeztetés, foglalkozás-egészségügyi szolgáltatás és a munkáltató által nyújtott egyéb szolgáltatás stb. igénybevétele során éri a dolgozót. Nem tekinthető munkavégzéssel összefüggésben bekövetkezőnek az a baleset, amely a sérültet a lakásáról (szállásáról) a munkahelyére, illetőleg a munkahelyéről a lakására (szállására) menet közben éri, kivéve ha a baleset a munkáltató saját vagy bérelt járművével történt (üzemi baleset).
Foglalkozási betegség
Foglalkozási betegség az, amely a munkavállaló foglalkozásának (munkaköre, munkahelye) különös veszélye folytán keletkezik.
Munkabaleseti nyilvántartás
A munkabaleset kivizsgálására helyszíni szemlét kell tartani, amelyek eredményét – szükség szerint – jegyzőkönyvben, rajzon, fényképen, videofelvételen rögzíteni kell. A munkabaleseti nyilvántartásnak – a személyes adatokon kívül – tartalmaznia kell a baleset sorszámát, a sérült munkakörét, a sérülés időpontját, helyszínét, jellegét, a sérült ellátására tett intézkedést és azt, hogy a sérült folytatta-e a munkáját.
A nyilvántartó munkáltató
A balesetet mindig az a munkáltató köteles kivizsgálni, bejelenteni és nyilvántartásba venni, amellyel a munkavállaló munkaviszonyban áll. Kirendelés, illetőleg munkavégzésre való átengedés esetén a foglalkoztatónak – a kirendelő (átengedő) egyidejű értesítése mellett – kell a balesetet kivizsgálni, bejelenteni stb.
A munkabaleset bejelentése
A munkabalesetet távbeszélőn, táviratilag vagy telexen azonnal be kell jelenteni az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség területileg illetékes szervének, ha a munkabaleset
- a sérült halálát, magzatának vagy újszülöttjének halálát, önálló életvezetését gátló maradandó károsodását,
- kettőnél több személy egyszerre (egy időben) történő sérülését vagy más egészségkárosodását,
- az orvosi vélemény alapján életveszélyes sérülést vagy más egészségkárosodást,
- súlyos csonkolást (a hüvelykujj vagy kéz, illetőleg a láb két vagy több ujja nagyobb részének elvesztése),
- az érzékszerv (látó-, halló-, beszélőképesség stb.) elvesztését, jelentős károsodását, valamint
- feltűnő eltorzulást vagy bénulást, elmezavart okozott.
Az orvos bejelentési kötelezettsége
Az orvosi tevékenység körében észlelt foglalkozási betegséget, heveny és idült mérgezést, valamint a vegyi anyagok, továbbá a zaj okozta fokozott expozíciós esetet kivizsgálás végett az Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálatnak a munkáltató székhelye szerinti megyei (fővárosi) intézetéhez kell bejelenteni.
Kötelezettség halálos kimenetelű vagy tömeges megbetegedés esetén
Halálos kimenetelű vagy tömeges foglalkozási megbetegedés esetén a munkáltató azonnal értesíteni köteles az Országos Tisztifőorvosi Hivatal igazgatóját, valamint a Fodor József Országos Közegészségügyi Központ Országos Munkahigiéniás és Foglalkozás-egészségügyi Intézetet.
Nyilatkozatfelvételi kötelezettség
A biztosított munkabalesetnek nem minősülő balesetéről nyilatkozatot kell felvenni, ha a keresőképtelenség időtartama a nyolc napot meghaladta. A nyilatkozatnak tartalmaznia kell
- a sérült nevét, személyi adatait, lakcímét,
- azt, hogy hol, mikor és hogyan történt a sérülés, valamint hogy
- ki volt a sérült szerint a baleset okozója (név és lakcím megjelölésével),
- gépjárművel kapcsolatos sérülés esetén azt, hogy ki az üzemben tartó,
- a sérültet a balesetből eredő betegsége, sérülése miatt hol látták el, illetve kezelték (egészségügyi szolgáltató neve, címe), továbbá azt a tényt, hogy
- volt vagy van-e folyamatban a balesettel kapcsolatban hatósági (rendőrségi, ügyészségi, bírósági stb.) eljárás, és amennyiben igen, fel kell tüntetni az eljáró szerv nevét és az ügy számát.
Jegyzőkönyvek és vizsgálati lap
Az üzemi balesetnek minősülő munkabalesetről "munkabaleseti jegyzőkönyv"-et, illetőleg a munkabaleset fogalmi körébe nem tartozó üzemi balesetről "üzemi baleseti jegyzőkönyv"-et, a baleseti ellátásra jogosító foglalkozási megbetegedésről "vizsgálati lap"-ot kell kiállítani, és megküldeni a területileg illetékes egészségbiztosítási pénztárnak (kirendeltségnek).
Jogorvoslat
Ha a sérült (halála esetén hozzátartozója) sérelmezi a munkáltatónak a baleset bejelentésével, kivizsgálásával kapcsolatos intézkedését vagy mulasztását, a területileg illetékes munkabiztonsági és munkaügyi felügyelőséghez (bányászati baleset esetén a bányakapitánysághoz) fordulhat.
Számviteli nyilvántartások és igazolások
A nyilvántartásokra az adózás rendje nem határoz meg részletes követelményeket. Az adózás rendjéről szóló 1990. évi XCI. törvény (Art.) szerint a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a mágneses adathordozón rögzített adatokat is – úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az alkalmas legyen az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére [Art. 33. §-ának (1) bekezdése].
A könyvvezetés szabályai
A könyveket, nyilvántartásokat úgy kell vezetni, hogy
- a bennük foglalt feljegyzések az Art., illetve a számvitel bizonylati rendjére vonatkozó és egyéb jogszabályokban előírt bizonylatokon alapuljanak,
- adónként és költségvetési támogatásonként folyamatosan, kihagyás nélkül tartalmazzák az adót, illetve költségvetési támogatást meghatározó adatokat és azok bizonylati hivatkozásait,
- azokból kitűnjék az adott időszakra vonatkozó bevallott adó, illetve támogatás alapja, valamint
- az adó megfizetésének, a költségvetési támogatás igénybevételének, valamint az alapul szolgáló bizonylatoknak az ellenőrzését lehetővé tegyék.
Szigorú számadás
Az általános forgalmi adó alanya az általa végzett értékesítésről jogszabály szerinti bizonylatot (számla, készpénzfizetési számla, nyugta) állít ki, ideértve a jogszabályban megállapított szerv által jóváhagyott pénztárgéptípus nyugtáját is. Ezt a bizonylatot szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni és nyilvántartani (Art. 34. §-a).
Jövedelemkimutatás
A kifizető és a munkáltató olyan bizonylatot köteles kiállítani, és a kifizetéskor átadni a munkavállalónak, amelyből kitűnik a magánszemély bevételének teljes összege és jogcíme, az adóelőleg vagy az adó alapjául szolgáló összeg és a levont adóelőleg, illetve adó összege. Ezt a rendelkezést kell alkalmazni az adóköteles társadalombiztosítási ellátást teljesítő társadalombiztosítási kifizetőhelyre is.
Összesített igazolás
A munkáltató az önadózó magánszemélynek – a vállalkozó részére ebben a minőségében teljesített kifizetések kivételével – az előzőekben említettekről, továbbá a kifizetéskor figyelembe vett bevételcsökkentő tételekről, valamint az adót, adóelőleget csökkentő tételekről az elszámolási évet követő év január 31-éig összesített igazolást ad.
Családi kedvezmény
A magánszemély a vele együtt élő házastársát megillető, de az általa igénybe nem vehető családi kedvezményt adóbevallásában vagy a munkáltatói adómegállapítás során, illetve szükség szerint ezek önellenőrzésével veheti igénybe a házastárs részére kiadott igazolás, vagy önadózó házastárs esetében az igénybe nem vehető családi kedvezményről adott nyilatkozat alapján [Art. 35. §-ának (1) bekezdése].
Végkielégítés
Az állami vagy törvényben meghatározott más végkielégítés kifizetése esetén az igazolásnak tartalmaznia kell a végkielégítés teljes összegét, a kifizetéskor az ebből levont adóelőleg összegét, továbbá – ha a magánszemély nyilatkozatában kéri - azt is, hogy a végkielégítést mely adóévekre és milyen összegben kell a magánszemély jövedelmének tekinteni, illetve a már levont adóelőlegből milyen összeget kell az egyes adóévek adóelőlegeként számításba venni.
Társadalombiztosítási ellátás
A társadalombiztosítási szerv az általa kifizetett adóköteles társadalombiztosítási ellátás teljes összegéről, a kifizetett összegről és a levont adóelőlegről a magánszemély részére a kifizetéskor igazolást ad.
Kedvezmény igénybevételére jogosító igazolás
Az olyan igazolást, amelynek alapján a magánszemély a bevételét vagy a jövedelemadóját csökkentheti, a kedvezményre való jogosultság keletkezésének időpontjában, de legkésőbb az adóévet követő év január 31-éig kell kiadni.
Évközi munkaviszony-megszűnés
Ha a magánszemély munkaviszonya év közben megszűnik, a munkáltató az adóévben általa kifizetett jövedelemről – ideértve a társadalombiztosítási szerv által az adóévben fennálló munkaviszony időtartama alatt kifizetett adóköteles társadalombiztosítási ellátást is – és a levont adóelőlegekről szóló bizonylatot (igazolást, adatlapot) a munkaviszony megszűnésének időpontjában köteles a magánszemély részére kiadni. Az igazolásnak tartalmaznia kell az adóéven belüli előző munkáltató által közölt adatokat is.
Nyugdíjazás, halál
Az igazolást a fentiek szerint kell kiadni a magánszemély nyugdíjazása vagy halála esetén is. A magánszemély halála esetén az igazolást a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában örököse részére kell kiadni.
Kifizetések nyilvántartása
A kifizető, a munkáltató a magánszemélynek kifizetett összegekről, a levont, illetve megállapított adóról a könyvvezetésre vonatkozó szabályok szerint nyilvántartást köteles vezetni. Az adóbeszedésre kötelezett az általa beszedett adóról az adó alapjának és összegének a megállapítására alkalmas nyilvántartást vezet, és az adózónak bizonylatot ad.
Osztalék
A kifizető olyan bizonylatot (igazolást) állít ki az osztalékban részesülő személynek és a külföldi szervezetnek, amely tartalmazza a kifizető és a bevételt, jövedelmet szerző nevét (elnevezését), adóazonosító számát, székhelyét (telephelyét), lakóhelyét, a kifizetés jogcímét, az adó alapját és a megállapított adó összegét. Osztalékelőleg fizetése esetén, illetőleg ha az osztalékadót a kifizető nem vonta le, adó-visszatérítésre jogosító igazolás nem állítható ki.
KÖNYVVITEL
A könyvvezetés az a tevékenység, amikor a gazdálkodó a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható eseményekről – a törvényben rögzített szabályok szerint – folyamatosan nyilvántartást vezet, és azt a naptári év végével lezárja [a számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény – Szvt. – 12. §-ának (1) bekezdése]. Egyszeres könyvvitelt köteles vezetni az egyszerűsített mérleget készítő vállalkozó. Kettős könyvvitelt köteles vezetni minden vállalkozó – az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozó kivételével -, továbbá a költségvetés alapján gazdálkodó szerv és a Magyar Nemzeti Bank.
Kettős könyvvitel
A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, illetve tulajdonában lévő eszközökről és azok forrásairól, továbbá a gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást köteles vezetni, amely az eszközökben (aktívákban) és a forrásokban (passzívákban), valamint a saját tőkében bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja (Szvt. 77. §-a). A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó emellett az egységes számlakeret előírásainak a figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés a beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja [Szvt. 79. §-ának (1) bekezdése].
Egységes számlakeret
Az egységes számlakeret célja, hogy a gazdálkodó eszközeinek és forrásainak, a gazdasági műveletek eredményre gyakorolt hatásának egységes rendszerbe foglalásával segítséget adjon a gazdálkodó számvitelének megszervezéséhez, biztosítsa az éves beszámoló, az egyszerűsített éves beszámoló, a költségvetési beszámoló, az egyéb szervezet beszámolója elkészítéséhez szükséges alapinformációkat [Szvt. 78. §-ának (1) bekezdése].
A számlaosztályok tartalma
Az 1. számlaosztály az immateriális javak, a tárgyi eszközök (ideértve az üzembe nem helyezett beruházásokat is), valamint a befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartására szolgáló számlákat foglalja magában.
A 2. számlaosztály a vásárolt és a saját előállítású készleteket foglalja magában.
A 3. számlaosztály tartalmazza a készletek kivételével a forgóeszközök (a pénzeszközök, az értékpapírok, a vevőkkel, az adósokkal, a munkavállalókkal és a tagokkal, az állami költségvetéssel és az egyéb szervezetekkel szembeni követelések), továbbá az aktív időbeli elhatárolások számláit.
A 4. számlaosztályban kell kimutatni az eszközök forrásait. Idetartoznak a saját tőke, a céltartalékok, a hosszú és rövid lejáratú kötelezettségek, valamint a passzív időbeli elhatárolások számlái.
Az 5. számlaosztály a költségeket költségnemek szerint, csoportosítva tartalmazza. A számlaosztályon belül – az eredménykimutatást összköltségeljárással készítő vállalkozónak - elkülönítetten kell kimutatni az (egyébként költségnemnek, költségmegtérülésnek nem minősülő) aktivált saját teljesítmények tárgyévi értékének változását, mint a vele azonos nagyságú közvetlen költségek fedezetét és a nem értékesített teljesítmények közvetlen önköltséggel azonos értékét.
A 8. számlaosztály tartalmazza az értékesítés elszámolt önköltségét (amennyiben annak költségeit ide átvezették), továbbá a közvetlenül ebben a számlaosztályban elszámolt egyéb ráfordításokat, a pénzügyi műveletek ráfordításait, a rendkívüli ráfordításokat, az eredményt terhelő adókat.
A 9. számlaosztályban kell kimutatni az értékesítés árbevételét, az egyéb bevételeket, a pénzügyi műveletek bevételeit, a rendkívüli bevételeket.
A 6-7. számlaosztály – a gazdálkodó döntésének megfelelően – használható a vezetői információk biztosítására. Ezeknek a számlaosztályoknak a szabad használata lehetővé teszi a vállalkozáson belüli egységek elszámoltatását, a költséggazdálkodás, az önköltségszámítás sajátos rendszerének kialakítását.
A 0. számlaosztály azokat a nyilvántartási számlákat tartalmazza, amelyeken kimutatott tételek a mérleg szerinti eredményt, a vagyon összegét nem befolyásolják.
A számlarend tartalma
A számlarendben fel kell tüntetni
- minden, alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését,
- a számla tartalmát, ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik,
- a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát.
Az újonnan alakuló – az Szvt. hatálya alá tartozó és kettős könyvvitelt vezető - gazdálkodó köteles számlarendjét a megalakulás időpontjától számított kilencven napon belül, az egyszeres könyvvitelről a kettős könyvvitelre áttérő gazdálkodó az áttérés időpontjáig elkészíteni.
Értékadatok egyeztetése
Az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel, és a kettő között biztosítani kell az értékadatok számszerű egyeztetésének lehetőségét.
Főkönyvi kivonat
A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó a könyvviteli számlákból az általa választott időszakonként, de legalább a beszámoló elkészítését, valamint a más törvényekben előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatás teljesítését megelőzően, főkönyvi kivonatot köteles készíteni.
Egyszeres könyvvitel
Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, illetve tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, továbbá a pénzforgalmi gazdasági műveletekről olyan könyvviteli nyilvántartást (pénzforgalmi könyvvitel) köteles vezetni, amely ezekben az eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően és zárt rendszerben mutatja ki. A könyvviteli nyilvántartáshoz kapcsolódóan az egyszerűsített mérleg összeállításához szükséges kiegészítő és analitikus nyilvántartásokat is a valóságnak megfelelően és folyamatosan vezetnie kell [Szvt. 80. §-ának (1) bekezdése].
Naplófőkönyv, pénztárkönyv
A pénzeszközökről és azok forrásairól, valamint az azokban beállott változásokról vezetett könyvviteli nyilvántartási kötelezettségnek naplófőkönyv, pénztárkönyv vagy más, a követelményeknek megfelelő nyilvántartás vezetésével lehet eleget tenni. Az alkalmazott nyilvántartási rendszernek olyannak kell lennie, amely a teljes üzleti pénzforgalmat zárt, az elszámolások egyezőségét biztosító formában mutatja ki, és egyidejűleg biztosítja az adóelszámoláshoz szükséges - pénzforgalommal kapcsolatos – adatokat.
A nyilvántartás alapja
Az egyszeres könyvvitel keretében vezetett nyilvántartásokba az adatokat kizárólag bizonylatok alapján szabad bejegyezni.
Felelősség
A könyvvezetés folyamatosságáért és helyességéért a vállalkozó, illetve a képviseletére jogosult személy a felelős.
A nyilvántartás lezárása
Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó a naplófőkönyvet, a pénztárkönyvet vagy más, az Szvt. követelményeinek megfelelő nyilvántartást az általa választott időszakonként, de legalább az egyszerűsített mérleg alátámasztásához, valamint a más törvényekben előírt, a számviteli adatokon alapuló adatszolgáltatáshoz köteles lezárni.
Bizonylat
Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni [Szvt. 83. §-ának (1) bekezdése].
Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek.
Hitelesség
A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani.
A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani.
Szabályszerű bizonylat
A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.
Nyilvántartás a szigorú számadás alá vont bizonylatokról
A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.
Megőrzési kötelezettség
A vállalkozó az éves beszámolót, az egyszerűsített éves beszámolót, az egyszerűsített mérleget, a költségvetés alapján gazdálkodó szerv a költségvetési beszámolót, valamint az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést, továbbá a naplófőkönyvet, a pénztárkönyvet, valamint egyéb nyilvántartást, az ezeket alátámasztó leltárt és az analitikus, illetve kiegészítő nyilvántartást olvasható formában, legalább tíz évig köteles megőrizni [Szvt. 87. §-ának (1) bekezdése].
Az adatkezelés szabályai
A gazdálkodó szervezet a tevékenységével összefüggésben vezetett nyilvántartásokban részben személyes adatoknak, részben üzleti titoknak is minősülő adatokat kezel.
SZEMÉLYES ADATOK KEZELÉSE
Személyes adat a meghatározott természetes személlyel (az érintettel) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi ezt a minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személyes adatok egy része – a faji eredetre, a nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más meggyőződésre, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó adat - úgynevezett különleges adat.
A nyilvántartásokkal kapcsolatos tevékenységek
A nyilvántartásokkal kapcsolatban végezhető tevékenység adatkezelés, adatfeldolgozás és adattovábbítás.
Adatkezelés
Adatkezelés az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatok gyűjtése, felvétele és tárolása, feldolgozása, hasznosítása (ideértve a továbbítást és a nyilvánosságra hozatalt) és törlése. Adatkezelésnek számít az adatok megváltoztatása és további felhasználásuk megakadályozása is.
Adatfeldolgozás
Adatfeldolgozás az adatkezelési műveletek, technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől.
Adattovábbítás
Adattovábbításról akkor beszélünk, ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik.
Adatkezelő, adatfeldolgozó
Az adatkezelő az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely a személyes adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja.
Adatfeldolgozó az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából személyes adatok feldolgozását végzi.
A személyes adat kezelésének feltételei
Személyes adat akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul, vagy azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete elrendeli [a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény – a továbbiakban: Atv. - 3. §-ának (1) bekezdése].
A különleges adat kezelése
Különleges adat - főszabályként – akkor kezelhető, ha az adatkezeléshez az érintett írásban hozzájárul.
Az adatfeldolgozó joga és kötelessége
Az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit az Atv., valamint az adatkezelésre vonatkozó külön törvények keretei között az adatkezelő határozza meg. Az adatkezelési műveletekre vonatkozó utasítások jogszerűségéért az adatkezelő felel.
Az adatfeldolgozó tevékenységi körén belül, illetőleg az adatkezelő által meghatározott keretek között felelős a személyes adatok feldolgozásáért, megváltoztatásáért, törléséért, továbbításáért és nyilvánosságra hozataláért. Az adatfeldolgozó tevékenységének ellátása során más adatfeldolgozót nem vehet igénybe.
Az adatkezelés indoka
Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie ennek a célnak.
Az érintett tájékoztatása
Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is. Az érintettet tájékoztatni kell az adatkezelés céljáról is, és arról, hogy az adatokat kik fogják kezelni, illetve feldolgozni.
Az érintett jogai
Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését. Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az általa kezelt, illetőleg az általa megbízott által feldolgozott adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat.
A személyes adat törlése
A személyes adatot törölni kell, ha kezelése jogellenes, ha az érintett kéri, valamint ha az adatkezelés célja megszűnt.
Kivétel a törlési kötelezettség alól
A törlési kötelezettség – a jogellenes adatkezelés kivételével – nem vonatkozik arra a személyes adatra, amelynek adathordozóját a levéltári anyag védelmére vonatkozó jogszabály értelmében levéltári őrizetbe kell adni.
Jogorvoslat
Az érintett, jogainak megsértése esetén, az adatkezelő ellen a bírósághoz fordulhat. Azt, hogy az adatkezelés megfelel a jogszabályban foglaltaknak, az adatkezelő köteles bizonyítani. A perre az a bíróság illetékes, amelynek területén az adatkezelő székhelye van. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége.
Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, törlésére kötelezi, illetőleg az adatvédelmi biztost arra kötelezi, hogy tegye lehetővé az adatvédelmi nyilvántartásba való betekintést.
Kártérítés
Az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy a technikai adatvédelem követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt köteles megtéríteni. Az érintettel szemben az adatkezelő felel az adatfeldolgozó által okozott kárért is. Az adatkezelő mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a kárt az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Nem kell megtéríteni a kárt annyiban, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.
ÜZLETI TITOK
Bizalmi viszonyban vagy üzleti kapcsolatban gyakran elfordul, hogy az üzleti titok harmadik személy számára hozzáférhetővé válik. Üzleti titok a gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden olyan tény, információ, megoldás vagy adat, amelynek titokban maradásához a jogosultnak méltányolható érdeke fűződik, és titokban tartása érdekében a jogosult a szükséges intézkedéseket megtette.
Bizalmi viszonynak tekintjük például a munkaviszonyt, illetőleg a munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt és a tagsági viszonyt, üzleti kapcsolatnak pedig a már létrejött szerződéses kapcsolatot, illetve az azt megelőző tájékoztatást, tárgyalást, ajánlattételt.
Jogellenes megszerzés és felhasználás
Az üzleti titok megszerzése vagy felhasználása csak akkor jogellenes, ha a megszerzés tisztességtelen módon történt, illetve jogosulatlan volt a megszerzett üzleti titoknak mással való közlése vagy nyilvánosságra hozatala. Tény, információ megszerzése akkor minősül tisztességtelennek, ha ezek titokban maradásához a jogosultnak méltányolható érdeke fűződik.
Versenyjogi viszony
Az üzleti titok megsértésénél nem előfeltétel, hogy a titok jogosultja és a titoksértő versenyjogi viszonyban álljanak, versenytársak legyenek, a titoksértés akkor is megvalósul, ha más – nem a versenyben részt vevő – személy követi el.
Iparjogvédelmi oltalom
Az üzletititok-sértés akkor is megvalósul, ha a megszerzett vagy felhasznált, illetőleg nyilvánosságra hozott megoldás, adat, tény, információ nem áll iparjogvédelmi oltalom alatt, akár azért, mert arra nem alkalmas, akár azért, mert eddig a jogosult nem nyújtott be iparjogvédelmi igényt.
Jogkövetkezmények
Üzletititok-sértés esetén versenyjogi, illetve büntetőjogi szankciók is igénybe vehetők.
Versenyjogi szankciók
A tisztességtelen piaci magatartásról és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 4. §-ában nevesített üzletititok-sértés esetén a sérelmet szenvedő fél – a Fővárosi Bíróság előtt kezdeményezett – perben kérheti
- a jogsértés megtörténtének megállapítását,
- a jogsértés abbahagyását és a jogsértő eltiltását a további jogsértéstől,
- azt, hogy a jogsértő – nyilatkozattal vagy más megfelelő módon – adjon elégtételt, és szükség esetén a jogsértő részéről vagy költségén az elégtételnek megfelelő nyilvánosságot biztosítsanak,
- a sérelmes helyzet megszüntetését, a jogsértést megelőző állapot helyreállítását, továbbá a jogsértéssel előállított vagy forgalomba hozott áruk jogsértő jellegétől megfosztását, vagy (ha ez nem lehetséges) megsemmisítését, továbbá az előállításra szolgáló különleges eszközök megsemmisítését, továbbá
- kártérítést követelhet a polgári jog szabályai szerint.
Büntetőjogi szankció
A Büntető Törvénykönyv 300. §-a alapján aki üzleti titkot haszonszerzés végett, avagy másnak vagyoni hátrányt okozva jogosulatlanul megszerez, felhasznál vagy nyilvánosságra hoz, bűntettet követ el, és három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő.
