Milyen fontosabb követelményeknek kell megfelelniük az integrált vállalatirányítási rendszereknek és a vezetői információ-rendszereknek? Milyen igényeket támaszthatunk ezekkel szemben?
A rendszer szóhoz – különösen számítógépes környezetben – többféle jelentés is kapcsolódhat. Beszélhetünk operációs rendszerekről, amelyek számítógéppé teszik a hardvert, és lehetővé teszik a gépek perifériáinak kezelését és az egy lépcsőfokkal magasabban lévő szoftverek működését. Emellett alapvető szerepet töltenek be a fejlesztőrendszerek, melyek segítségével – mint nevük is mutatja - programfejlesztés végezhető. Végül a legmagasabb fokon a felhasználói programok, programrendszerek helyezkednek el.
VIR
A vállalatirányítási programrendszer (vállalatirányítási rendszer, VIR) a vállalaton belül működő olyan felhasználói programokat foglal magában, mint amilyenek a termelési, a számviteli vagy a készletgazdálkodási alkalmazások. Emellett tartalmazhat döntéstámogató rendszereket is (DSS, azaz Decision Support System). Ugyanakkor nem tartalmazza az operációs rendszereket és a fejlesztőrendszereket, hiszen ezek a vállalatirányítási rendszer (VIR) futtatását és létrehozását támogatják.
Információ-rendszer
Az "információ-rendszer" nem azonos a VIR-rel. Az információ-rendszer ugyanis nagyon sokféle lehet, tágabb értelemben akár egy papíralapú kartoték-nyilvántartást is jelenthet. De természetesen szűkebb értelemben, számítógépes környezetben is megkülönböztethető sokféle információrendszer-típus, amely nem azonos a VIR-rel, és nem is része annak.
MIS
A vállalatirányítási rendszer angol rövidítése a MIS (Management Information System). Az irodalmi források is egymásnak ellentmondóan, különféleképpen használják a MIS kifejezést. Találkozhatunk olyan megközelítéssel, mely szerint a MIS vezetői információ-rendszer, és valahol a többi rendszer között foglal helyet. Ebben a szemléletben a következő információrendszer-kategóriákat különböztetik meg:
– tranzakciófeldolgozási rendszerek,
– döntéstámogató rendszerek (Decision Support System, DSS),
– irodaautomatizálási rendszerek,
– gyár(tás)automatizálási rendszerek.
Ez utóbbi kategória része a CIM (Computer Integrated Manufacturing), az összes CA... kezdetű alkotóelemével egyetemben (CAD, CAM, CAPE, CAST stb.), valamint az ES (Expert System), és mellékesen a MIS.
Másutt a MIS kifejezés integrált vállalatirányítási rendszert jelent, amely ideális esetben az összes vállalaton belüli számítógépes rendszert összefogja.
Egy harmadik szerzőtábor végrehajtás-orientált és vezetési információ-rendszerről beszél, ezek egymással egyenrangúak, és több szinten kapcsolódnak egymáshoz.
Az utóbbi néhány évben – a szoftverházak által készített integrált vállalatirányítási rendszerek egyre szélesebb körű elterjedésének is köszönhetően – a MIS elnevezés az előbbiekben leírt vállalatirányítási rendszert takarja, helytelen tehát a MIS-t vezetői információ-rendszernek fordítani, mert a vezetői információ-rendszer a vállalatirányítási rendszer része, így önmagában nem is létezhet.
A vállalatirányítási rendszer feladata
A vállalatirányítási rendszer feladata az adatok gyűjtése, feldolgozása, tárolása és visszakeresése. Célja összetett, a legfontosabb a termelékenység javítása, a szervezet hatékonyságának ellenőrzése, a termeléshez, valamint a döntések támogatásához adatok szolgáltatása és az üzleti előnyök biztosítása.
A vezetői információ-rendszer inputja a vállalatirányítási rendszerből származó adathalmaz, outputjai pedig a különböző vezetői szintek számára készített jelentések, melyek lehetnek periodikusan előállított riportok vagy ad hoc lekérdezésekből származó jelentések, listák, de lehetnek akár a "mi lenne, ha..." típusú próbafuttatások eredményei is. A korszerű VIR-ek vezetői információrendszer-moduljai grafikus felülettel is rendelkeznek, itt az információkat szabadon definiált grafikus formában is meg lehet jeleníteni.
A menedzsment és a VIR kapcsolata
Az alábbi ábra a menedzsment, a menedzseri funkciók és a VIR viszonyát szemlélteti:
[kép]
Adatfeldolgozási és döntési rendszer
A fentiekkel összhangban a vállalati információ-rendszer két részrendszere az adatfeldolgozási rendszer és a döntési rendszer. Ha a szabályokat, amelyek alapján a két részrendszer működik, a vállalati működés minden elemében és részterületén, illetve beosztottjánál és csoportjában a rendszer egésze érdekeinek alárendelve alakítják ki, akkor integrált információ-rendszerről beszélünk.
Egy jól működő vállalatirányítási rendszer a következő tartalmi kérdésekre tud kielégítő választ adni:
– mely adatokra van szükség?
– mikor van szükség az adatokra?
– kinek van szüksége rájuk?
– hol van szükség rájuk?
– miért van szükség rájuk?
– mennyibe kerül az előállításuk?
Az angol nyelvű irodalomban ezt a felsorolást 5W és 1H listának nevezik, sajnos, ebben a fordításban magyarul csak 4M, 1K és 1H kérdéskörnek hívhatnánk, bár ez sem sokkal szerencsétlenebb az angol megfelelőjénél. (A marketing esetében rendkívül frappáns a "4P" -Product-Price-Place-Promotion rövidítés, de például az Ezeregy éjszaka meséiből ismert egyik történetet valami miatt mégsem az 1A és a 40R-ként emlegetik.)
Az információ-rendszer értékelése
Egy korszerű vállalati információ-rendszer értékelési szempontjai közül még a legfontosabbakat is képtelenség röviden közzétenni. Ennek több oka van, egyrészt a komplex informatikai rendszerrel szemben támasztott igények összességének ismerete nem várható el senkitől sem (de legkevésbé egy informatikustól), másrészt egy adott bíráló által megfogalmazott szempontrendszer rendkívül szubjektív lehet, és a globális szempontok közül is csak a bíráló által legfontosabbnak tartott kérdéseket érintheti.
Ennek tükrében, tehát vállalva, hogy a követelményrendszer szubjektív értékítéleten alapul, és távolról sem törekszik teljességre, következzék néhány fontosabb szempont felsorolása:
– a vállalati tevékenységeket (termelésirányítás, készletgazdálkodás, disztribúció és pénzügy-, számvitel) komplexen lefedő programcsomag,
– moduláris felépítés, mely lehetővé teszi a funkcionális alrendszerek lépésenkénti bevezetését,
– közös alapadatbázisra épülő integrált programrendszer, a rendszer egésze érdekeinek alárendelten kialakított modulokkal,
– nyílt rendszer-architektúra, amely könnyű upgrade-elhetőséget, hardverfüggetlenséget és a szoftvermegoldások üzleti igények szerinti választási szabadságát jelenti,
– kliensszerver-architektúra, a rendelkezésre álló erőforrások maximális kihasználása,
– többplatformos támogatás,
– relációs adatbázis-kezelő technológia,
– rugalmasság,
– egyedi igények kielégítése, újabb verziók fejlesztése,
– gyors implementálhatóság, könnyű adaptálhatóság,
– könnyű integrálhatóság más alkalmazásokkal,
– internethasználat,
– az információnak a gyártás, a marketingtevékenység, az értéknövelés "nyersanyaga"-ként való kezelése,
– hálózati technológiák alkalmazása, amelyek lehetővé teszik a szükséges információkért folytatott "adatbányászatot",
– az EDI nyújtotta lehetőségek általános alkalmazása,
– a cégek közötti információcsere rutinfeladattá tétele,
– széles körű hozzáférés az információkhoz, szigorú védelem a cég szempontjából fontos adatokkal szemben, a kettő közötti kényes egyensúly megteremtése.
EDI
Az EDI nem más, mint a cégek közötti elektronikus kommunikáció egységesített formája. A számtalan kialakult szabvány közül nemzetközi szinten az EDIFACT szabványt fogadták el (Electronic Data Interchange For Administration Commerce And Transport). Az EDIFACT két szinten szabványosít, egyrészt "szabványüzeneteket" tartalmaz (megrendelés, helyfoglalás, szerződés, fuvarlevél, számla, vámáru-nyilatkozat, rakományjegyzék stb.), másrészt a számítógépek közötti kommunikáció struktúráját, formai szabályait és az alkalmazott kódrendszert egységesíti. A külföldi partnerek igényességéből eredően a versenyképesség fenntartása és javítása érdekében a VIR-t fel kell készíteni az EDI alkalmazására.
A fenti felsorolás a VIR-rel szemben támasztott általános követelményeket tartalmazza, ez a követelményrendszer természetesen szinte tetszés szerinti mélységig tovább bontható, és számtalan olyan elemet tartalmaz, amely kimondottan egy adott vállalat sajátosságait veszi figyelembe.
A VIR-rel szemben támasztott információs követelmények
Az adott szervezet VIR-rel szemben támasztott információs követelményeit lényegében négy nagy csoportba sorolhatjuk. A vezetői információ-rendszer mind a négy csoportból merít információkat, a csoportok fontossági sorrendje megegyezik a felsorolás sorrendjével, vagyis az analízis ezek között a legfontosabb.
Analízis
Az analízis elsősorban a DSS céljára szolgáltat adatokat. Az idetartozó modulok matematikai modelleket, rendszereket tartalmaznak.
Lekérdezések
Ezek elsősorban adhoc riportok.
A teljesítés ellenőrzése
Az aktuális termelési vagy például értékesítési adatokat veti össze a tervadatokkal.
Monitoring
Ez rutinrendszer, amely adott időperiódusonként listákat, riportokat szolgáltat.
A vezetést támogató egyéb információ-rendszer
A vezetői információ-rendszer – mint ahogy arról már korábban is szó volt – a vállalati információ-rendszer azon része, amely a különböző szintű vezetők vezetési tevékenységét folyamatosan támogatja.
Ezek alapján azokat az információ-rendszereket, amelyek nem minősülnek vezetői információ-rendszernek, jellemzi, hogy
– nem a napi tranzakciók feldolgozására szolgál,
– nem speciális döntéstámogató rendszer,
– nem irodaautomatizálási eszköz,
– nem csupán standard jelentésrendszer.
Ellenben könnyen, gyorsan értelmezhető (feldolgozott, összegzett) adatokat szolgáltat, vezetők és nem informatikusok használják (megfelelő kezelői felület), támogatja a vezetési tevékenységhez szükséges információgyűjtést, elemzést és a kommunikációt.
Tranzakciós feldolgozási programok
A "szigetmegoldásokon" alapuló információ-rendszereket szinte kizárólag tranzakciós feldolgozási programok alkotják, melyek elsődleges feladata, hogy segítségükkel az adott terület folyamatait leíró tranzakciókat rögzíteni, módosítani lehessen, és az előre megszabott adatszerkezet és keresési kulcsok szerinti lekérdezés is megoldódjon. Idetartoznak például az ügyviteli vagy a termelésirányítási rendszerek. A vezetői információ-rendszer oldaláról ezeket alaprendszereknek tekintjük. Mivel azonban ezek a programcsomagok többé-kevésbé elkülönült szigeteket alkotnak, rendkívül nehéz kinyerni belőlük az egyes vezetői szinteknek szükséges információkat.
A VEZETŐI INFORMÁCIÓ-RENDSZER KIALAKÍTÁSA
Felmerül a kérdés, hogy az említett "szigetmegoldások" esetén lehet-e, érdemes-e vezetői információ-rendszer kialakításába kezdeni? Az idevonatkozó irodalom szerint igen, mert a vezetői információ-rendszer kifejlesztése nem szoftvertechnológiai, hanem alapvetően szervezési kérdés. Ezért azt mondhatjuk, hogy például általános vezetői információ-rendszer esetében, amennyiben a rendszer számára fő adatszolgáltatónak minősülő főkönyvi, pénzügyi és alaptevékenységről adatokat nyújtó rendszert nem kell azonnal lecserélni, a vezetői információ-rendszer kialakításához érdemes hozzákezdeni.
Üzleti intelligencia
Az újabb irodalmi források már nem a "vezetői információ-rendszer" kifejezést használják, hanem bevezették az "üzleti intelligencia" (BIS - Business Intelligence) fogalmát. Korábban a vezetői információ-rendszeren általában a vezető számára nyújtott grafikus felülettel támogatott megjelenítéseket és a különböző mélységű adhoc lekérdezéseket értették. A BIS az előbbieken túl döntéstámogató rendszereket is tartalmaz, így komoly szellemi értéket képvisel, és megkíméli a vezetőket és a hozzájuk tartozó munkatársakat egy halom felesleges számolási munkától, hogy az így felszabaduló energiájukat az értékelésre és a tényleges döntésekre tudják felhasználni. Az üzleti intelligencia tehát az a folyamat, amelyben az adat információvá válik, és ezen információ feltárásával az üzleti döntésekben felhasználható tudáshoz jutunk.
Milyen adatokra van szüksége a vezetőnek?
A vezetői döntések támogatásakor az egyik problémát az okozza, hogy nem lehet előre megmondani, milyen adatokra lesz szüksége a vezetőnek. Ha az informatikus ezt megkérdezi tőle, akkor a vezető vagy bevallja őszintén, hogy nem tudja a választ, vagy kitalál valamilyen adatigényt, amelyet az informatikus buzgón beépít a rendszerbe, amely azután ontja a nem kívánt adatokat. Ezek után nem csoda, hogy a profi döntéshozó félni kezd az informatikusoktól, hiszen a hagyományos döntéstámogató rendszerek szűretlenül szórják az adatok tömkelegét a döntéshozóra, s ezzel nemhogy segítenék, inkább fékezik a döntések meghozatalát.
A 90-es évektől más szemléletű rendszerek, úgynevezett tudásbázisú rendszerek (KBS-ek Knowledge Based Systems) kezdtek előtérbe kerülni. Ezek nem kívánják helyettesíteni a döntéshozót, csupán gondolkodásra próbálnak késztetni.
A tipikus vállalat számtalan olyan fontos üzleti adatot gyűjt, amit soha nem használ fel, azok a felhasználók pedig, akik az adatokat üzleti előnyökké tudnák átfordítani, nem jutnak hozzá az adatokhoz a megfelelő szinten.
A vezetők általában szakértőket alkalmaznak a szükségesnek vélt információk kigyűjtésére, akik gyakran nem látják úgy át a vállalati folyamatokat és összefüggéseket, mint a vezetők, tehát vezetői szempontból kevésbé hatékonyan tudják elvégezni az elemzéseket.
Maguk a vezetők távol vannak az adatoktól, így kérdéseiket előre és konkrétan kell megfogalmazniuk, a feltett kérdésekre sokszor hetek múltán kapnak választ, sok esetben nem pontosan arra és nem pontosan úgy, ahogy szerették volna.
A szakértők a fenti tipikus probléma felismerése után jutottak az alábbi következtetésre: "Ahelyett, hogy néhány elemző idejének 100 százalékát fordítja az elemzésre, minden vezetőnek ideje 10 százalékában az üzleti vezetői információrendszert kellene használnia."
A vezetői információ-rendszer követelményei
Ezek után nézzük meg, hogy a felhasználó oldaláról milyen feltételeknek kell megfelelnie egy vezetői információ-rendszernek!
Könnyű használhatóság
A legfontosabb a könnyű használhatóság. Az alkalmi felhasználók elsősorban vezetők, akik nem igazodnak el a bonyolult képernyőkön, és idejüknek csak egy kis részét kívánják számítógép előtt tölteni.
Hatékony lekérdezés
Fontos továbbá a hatékony lekérdezés, elemzés, üzleti modellek felállítása. A rendszernek gyorsan és megbízhatóan kell válaszolnia a felhasználók fejében éppen csak megszülető kérdésekre, a gondolkodás folyamatát továbbá különböző üzleti modellek felállításával, tesztelésével és értékelésével lehet elősegíteni.
Korlátlan számú logikai aspektus
Természetesen a lekérdezéseknek és elemzéseknek az adatok legkülönbözőbb csoportosításai szerint kell készülniük, és a vezetők sem hajlandók elfogadni, ha valaki az adatállományok szerkezetéből és hozzáférési kulcsaiból eredő korlátokra hivatkozik, ezért fontos a korlátlan számú logikai aspektus.
Adatelérés és integráció
A vezetői információ-rendszernek a vállalat tevékenységét átfogó minden területről adatokat kell szolgáltatnia. Ezek kiegészülnek azokkal a külső adatokkal, amelyek a vezetési tevékenységhez szükségesek (például statisztikai adatok, mutatók, vezetői döntésekhez szükséges egyéb adatok). Egy konkrét és nagyon alapvető példa éppen a kereskedelmi tevékenységek területéről: a napi valutaárfolyamoknak feltétlenül be kell kerülniük a rendszerbe.
Nyitottság, skálázhatóság
A vezetői információ-rendszert a sokféle adatelérés, adatkapcsolat és integráció miatt csak nyílt, más eszközökhöz és adatokhoz jól kapcsolódó szoftverrel lehet megvalósítani. További igény, hogy a rendszer skálázható legyen, vagyis növekedésekor vagy heterogén hardver- és szoftverkörnyezetben is változtatás nélkül működjön.
Mindegyik döntési szint kielégítése
Utolsóként említem a vezetői információ-rendszerrel szemben támasztott követelmények közül az egyik legfontosabbat: a vezetői információ-rendszernek mindegyik vezetői szintet ki kell elégítenie.
FEJLESZTENI VAGY VÁSÁROLNI?
A fejlesztés irányainak kitűzésekor általános esetben ma már a piacon beszerezhető típusszoftverek vizsgálata az első feladat. Ezt követheti a belső fejlesztés lehetőségének áttekintése. Rendkívül fontos, hogy mindkét esetben el kell végezni az információ-rendszer kialakítását, fejlesztését, analízisét, vagyis a "talaj-előkészítési munkálatokat" valamelyik korszerű rendszerszervezési módszertan segítségével.
A típusszoftver adaptálásának előnyei
A tipusszoftver előnye elsősorban az, hogy így kisebb a kockázata annak, hogy a programrendszer rossz, és nem működik. A referenciahelyeken ugyanis tapasztalatok szerezhetők a szoftver minőségéről. Ha nem igényel különösebb átszervezést a bevezetés, akkor rövidebb a bevezetési-átfutási idő is.
A típusszoftver adaptálása általában olcsóbb, mint az egyedi fejlesztés, azonban ebben az esetben az adaptálási költségeket figyelembe kell venni.
A típusszoftver hátrányai
A típusszoftvert általában igyekeznek minél szélesebb felhasználói rétegnek készíteni, ezáltal sok felesleges funkciót tartalmaz, ami természetesen benne van az árban.
A típusszoftver továbbá nem tartalmazza az egyedi specialitásokat, ezek hozzáfejlesztése többletköltséget igényel. Hasonlattal élve, a típusszoftver olyan mint a mitológiai Prokrusztész ágya, vagyis általában a vállalatot kell embertelen kínok közt hozzáidomítani, ami persze végül sok esetben a vállalat hasznára válik. (Prokrusztész, Poszeidón egyik fia, szállást adott ugyan az idegeneknek, de csak azért, hogy embertelen kínok közt gyötörje halálra őket. Úgy fektette ugyanis ágyba vendégeit, hogy a nagytermetűek testéből levágott annyit, amennyi nem fért el az ágyban, a kistermetűeket pedig addig nyújtotta, amíg be nem töltötték hosszában az ágyat.)
Figyelni kell a típusszoftverek alkalmazásánál arra is, hogy ami külföldön jól működik, az nem biztos, hogy a hazai körülményeknek is megfelel, mivel eltérő a gazdasági szabályozórendszer, eltérőek a piaci viszonyok, a szállítói környezet stb.
A típusszoftverekkel továbbá nehezebb megoldani, hogy a meglévő rendszerekkel megtalálják a kapcsolatot, így vagy nem jön létre az egységes integrált rendszer, vagy a meglévő szoftvereket kell kidobni.
Az egyedi fejlesztés előnyei
Az egyedi fejlesztéssel létrehozott szoftver:
– teljesen megfelel az egyedi speciális igényeknek, hiszen a vállalkozás képére alakították ki,
– figyelembe lehet venni a meglévő adottságokat, eszközöket és szoftvereket,
– a felhasználó beleszólhat a fejlesztésbe,
– nincs szükség a szoftverhez való alkalmazkodás miatti esetleges átszervezésre.
Az egyedi fejlesztés hátrányai
Az egyedi fejlesztés hátránya, hogy nagyobb a kockázat, hosszabb az átfutási idő, és általában költségesebb a típusszoftvernél.
MIRE FIGYELJEN A VÁLLALAT VEZETÉSE AZ INFORMÁCIÓ-RENDSZER FEJLESZTÉSEKOR?
Egy vállalkozás információ-rendszerének fejlesztése nagyon összetett, rendkívül erőforrás-igényes feladat. Nem lehet eléggé hangsúlyozni az előkészítési munkálatok fontosságát. Ez minden esetben magában kell hogy foglalja az üzleti folyamatok teljes mélységű feltárását, a cég igényeinek feltérképezését. Mindez korszerű rendszerszervezési módszertan alkalmazásával történhet csak meg. Ez arra az esetre is igaz, ha például valamelyik piaci rendszer bevezetését tervezzük, hiszen ezek a programrendszerek saját bevezetési módszertannal rendelkeznek. Egy ilyen rendszer bevezetése százmilliós nagyságrendű beruházás, és önmagától nem fogja megoldani a meglévő informatikai problémákat. Ezek a programcsomagok azonban rugalmasak, testreszabhatóak, és olyanok lesznek, amilyenre a bevezetés során kialakítják azokat. A határidőre befejeződő, jól sikerült bevezetésre éppúgy találhatunk nagyvállalati példákat, mint az elhúzódó, a tervezettnél jóval többe kerülő, rendesen soha nem működő alkalmazásokra.
Hogyan lehet megtenni az első lépéseket egy piacon kapható integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése felé?
Referenciák keresése
Elsőként érdemes olyan céget keresni, amelynek főtevékenysége a mi cégünkéhez hasonló, és ott megvizsgálni a működő információ-rendszert, megkérdezni a felhasználókat a tapasztalataikról. Az Avalon nevű rendszer például ígérete szerint éppúgy támogatja az olajipart, mint mondjuk a hajógyártást. Ez azért érdekes, mert az előbbi tömegtermelést jelent, ahol a gyártási idő sok esetben csak másodpercekben mérhető, az utóbbi pedig egyedi gyártás, és évekig is eltarthat a termék előállítása. Egy olajipari cég nyilván nem a hajógyártás területéről fog referenciákat felkutatni, még akkor sem, ha a kiszemelt vállalatirányítási rendszer a gyártási profiltól függetlennek mutatja be magát.
A rendszert bevezető szoftverház kiválasztása
A bevezetés sikerének kulcsa a megfelelő szakértőgárda kiválasztása. Fontos, hogy a cég komplex szolgáltatást nyújtson, amely kiterjed a rendszerszervezésre, a programcsomag telepítésére, igény szerint az üzemeltetésre és az oktatásra is.
Megtérülés
Bár sokan és sok helyütt próbálkoznak vele, az informatikai beruházások megtérülése vállalatirányítási rendszerek esetén nem mutatható ki egyértelműen. Van ugyan néhány terület, ahol a megtérülés pénzben mérhető. Közvetlenül kimutatható például a raktárkészletek csökkenéséből származó pénzügyi előny. Integrált rendszerek esetén ugyanis csökkenthetők a készletszintek, mert mindig naprakészen megállapítható a gyártáshoz szükséges alap- és nyersanyagmennyiség. Egy vevői megrendelés, ha a raktárkészletből nem elégíthető ki, automatikusan generál gyártási megrendelést, sőt – szükség esetén – beszerzési megrendelést is.
A másik terület, ahol beruházási megtérülés kimutatható, sokkal prózaibb: a rendszer bevezetésével kevesebb munkaerőre van szükség, így az elbocsátott emberek munkabére megtérülésként jelentkezik.
Helytelen azonban a megtérülést csupán a fenti két aspektusban vizsgálni. Egy ilyen rendszer bevezetése ugyanis leginkább olyan területeken térül meg, amely pénzben közvetlenül nem mérhető. Ilyenek például: azok a piaci előnyök, amelyek a vevők igényeinek gyorsabb kiszolgálásából erednek, a piac változásaihoz történő gyorsabb alkalmazkodás képessége az információ-rendszer segítségével, a hatékonyabb vezetés ellátásához információval jobban ellátott menedzserek, a pontosabb kiinduló információk a tervezéshez, a hatékonyabb controlling és még sorolhatnánk.
