A nagyobb vállalatoknál elkerülhetetlen a korszerű hálózatok alkalmazása, a rendszer fejlettségétől függően a vállalati folyamatokat többé-kevésbé lefedő, egymással valamilyen szinten összekapcsolt ügyviteli rendszerek használata. Az információ-rendszer fejlettségi foka jelentős eltéréseket mutat a vállalatok esetében. Ezen a ponton hasznosnak tűnik a cég informatikai helyzetének feltárása, majd az információ-rendszerek fejlődésének rövid áttekintése.
Az informatika jelenlegi helyzete
Egy "hagyományos magyar vállalat" számítástechnikai osztályvezetője a következőket mondhatja:
"A helyzet vázlata, kicsit sarkítva (...):
– hardver: főleg NONAME PC és még valami más;
– szoftver: op. rendszer DOS, WINDOWS, a hálózat NOVELL LAN, az alkalmazás főleg xBASE;
– orgver: hierarchikus hatalomcentrikus szervezet."
A szerző ezek után részletezi a mindennapi viszontagságokat: "A telefont lehetetlen letenni úgy, hogy ne szólaljon meg újra. Egy felhasználó, aki sürget egy megígért programmódosítást, egy másik, aki nagyobb kapacitású winchestert igényel, de azonnal jelentkezik a következő, akinek halvány a festékszalag a nyomtatójában, a vezér titkárnője etikettcímkék nyomtatásához kér segítséget, a klaviatúra..., a Novell..., a kábel..., a mentés..., az értekezlet..., a beszámoló..., a jelentés..., és így tovább, nincs megállás. A »tűzoltás« minden energiát és minden embert leköt. A cég számítógép nélkül működésképtelen, de számítógéppel szintén az lesz hamarosan. Folyóiratokra, oktatásra alig marad idő és pénz. A vállalati rendszer egyre gyorsabban változna, de meg kell állítani, mert már senki sincs, aki kiismeri magát a különböző folyamatok és rendszerek dzsungelében. A számítástechnikai szervezet tekintélye (hatalma) rohamosan csökken, és minden panaszkodás csak az erőtlenség újabb bizonyítéka..."
Bár a jellemzés nem mai keletű, egyszerűen nem lehet frappánsabban megfogalmazni, a leírás pontosan célba talál, de néhány megjegyzés mindenképpen idekívánkozik:
"Noname" PC-ket munkaállomásként és márkás gépeket szerverként alkalmazni teljesen elfogadott és ésszerű megoldás. Ami a szoftvereket illeti, a DOS, a Windows, a Novell LAN (Novell NetWare) hálózat az irodaautomatizálási és egyszerűbb ügyviteli céloknak tökéletesen megfelel, a szakma inkább az xBase (Dbase, FOXBase, FOXPRO, Clipper...) alkalmazásokkal szemben szokott lesújtó véleményt nyilvánítani annak ellenére, hogy ezek a rendszerek ma már IV. generációs fejlesztőkörnyezetet és számtalan korszerű szolgáltatást kínálnak a kisebb rendszerek számára. Tény viszont, hogy nagyobb alapadatbázisra épülő integrált vállalatirányítási rendszerek esetében szóba sem jöhetnek. Végül ami az orgver leírását illeti, az orgver nem azonos a szervezettel, de a szervezet természetesen jelentős hatással van a rendszer kialakítására, a rendszerszervezési módszer megválasztására.
AZ INFORMATIKAI SZERVEZET A VÁLLAlATI HIERARCHIÁBAN
Ma már közhely, hogy az információ erőforrás, mégpedig a vállalat hatékony működése szempontjából a legfontosabb. Az informatika pedig a vállalati működés alapvető része, és a főtevékenység végrehajtása után a vállalat második legfontosabb működtetője. Ennek már önmagában is elegendő érvnek kellene lennie ahhoz, hogy az informatikai szervezet egyik vállalatnál se egy alacsonyabb szintű, beosztott osztály legyen.
Sok magyar vállalatnál az informatikai osztály tradicionális okokból például a pénzügyi igazgatóság alárendeltje. A kezdetekben először természetesen egyszerűbb pénzügyi alkalmazásokat vezettek be, később jött a bérelszámolás, majd a könyvelőrendszerek, és csak ezután kerültek sorra az egyéb területeket is érintő tranzakciós feldolgozási rendszerek, mint amilyen a készletgazdálkodási vagy a termelésirányítási rendszer.
Az azóta eltelt időben az információ stratégiai (hatalmi) tényezővé vált, és ezzel hatalmi tényezővé vált az a szakember is, aki képes gyorsan "elővarázsolni" a megfelelő információt, és az a szervezet is, amely az egész adatbázist felügyeli és integrálja.
Az informatikai szervezet feladatai
Az informatikai szervezet feladatai az egész vállalatra kiterjednek, nem rendelhetők egyértelműen egyik vagy másik szakterülethez, ugyanis a számítógépet mint segédeszközt minden felhasználói terület igénybe veszi. Az informatika integrált alkalmazása meghatározó tényező a piaci versenyben.
Ha a hatalmi hierarchiában középszinten elhelyezkedő informatikai szervezet és annak vezetője nem rendelkezik a munkája fontosságának megfelelő hatáskörrel, úgy egy jelentősebb információrendszer-fejlesztési projekt eleve kudarcra van ítélve, még akkor is, ha a vállalati információ-rendszer helyzete jó kiindulóalapot jelenthetne egy új vállalatirányítási rendszer felépítéséhez.
Hangsúlyozni szeretném, hogy nem az informatikai osztály szakembergárdájának felkészültségével van baj, mert a jelenlegi problémák java része szervezési munkával leküzdhető lenne.
Az informatikának szervezeten belül elfoglalt helyével és belső felépítésével kapcsolatban sok cégnek van hasonló problémája, az egyik ilyen vállalat például külső tanácsadó céget bízott meg az informatikával kapcsolatos szervezetfejlesztési projekt megvalósítására.
Egy kis történelem
Minden fejlesztési folyamatot valamilyen módszer szerint célszerű végrehajtani. A megfelelő módszer kiválasztása azonban nem egyszerű, hiszen több különböző lehetőség áll rendelkezésre, ezek egymásba ágyazhatók és kombinálhatók attól függően, hogy az adott problémára melyik a legalkalmasabb. A módszer helyes megválasztásakor az egyik legfontosabb törekvés a fejlesztési munka, valamint a rendszer létrehozási és működtetési költségeinek minimalizálása egy magas színvonalú szoftvertermék alkalmazásával (Raffai Mária: Információrendszer-tervezés, 1996.).
A számítógépek hatékony hasznosításának megalapozására szolgáló tudomány, a rendszerszervezés létrejötte az első ipari alkalmazásokig nyúlik vissza.
Az első elektronikus számítógépet – az ENIAC-ot – 1946-ban építették fel. Körülbelül tíz évvel később került sor az elektronikus számítógép első gyakorlati alkalmazására. Az alkalmazás tárgya egy technológiai folyamat irányítása volt a Du Pont cég egyik vegyi üzemében. Itt egy technológiai folyamat néhány paraméterét mérték és számítógéppel feldolgozták, a gép a paraméterek függvényében szabályozást végzett. A számítógépek technológiai alkalmazása ettől kezdve rohamosan terjedt el a világon.
Az információrobbanás korszaka
A második világháború utáni gyors tudományos fejlődésnek, majd a számítógépek technológiai alkalmazásának eredményeként a termelési folyamatok felgyorsultak, és az ezeket végrehajtó rendszerek egyre bonyolultabbakká váltak, miközben jelentős mértékű specializálódás is végbement közöttük. Ennek eredményeként bekövetkezett az adminisztrációs szférában az információrobbanás időszaka. Az információrobbanás fogalma egyébként Neumann János nevéhez fűződik, és azt jelenti, hogy a technológiai folyamatok annyira felgyorsultak, hogy lehagyták a saját információikat az adminisztrációs vetületeikben, így a műszaki-gazdasági értelemben vett pillanatnyi helyzetük nem volt megítélhető a kapott adatok alapján. Mindez hasonlít a szuperszonikus repülőgépek hangrobbanásához, amikor a szuperszonikus repülőgép lehagyja a saját hangját, és pillanatnyi helyzete nem ítélhető meg a hozzánk eljutó információ (hang) alapján.
Az információrobbanás következményei rákényszerítették a vállalati adminisztrációban dolgozó (termelési, pénzügyi, ellátási, stb.) menedzsereket arra, hogy valami új megoldást keressenek a kilábalásra. Ugyanakkor a számítógépek alkalmazásának gyors és látványos sikerei az adminisztrációban dolgozó menedzserek érdeklődését is felkeltették. Az ilyen irányú alkalmazások azonban hosszú időn keresztül sikertelenek maradtak, sőt – az esetek többségében – kudarccal (komoly ráfizetéssel, esetenként csőddel) végződtek.
A kudarc oka abban található meg, hogy a vállalatok szervezése és vezetése (általában: a vállalat adminisztrációja) terén a munka szervezettségét alapvetően a hagyományos ügyvitelszervezés és -gépesítés tudománya határozta meg, amely alkalmazott módszereiben – és ennek megfelelően eredményeiben – természetszerűleg a rendelkezésre álló technikai eszközök lehetőségeihez, valamint az adminisztratív dolgozók és az azok munkáját irányító menedzserek elvárásaihoz igazodott.
A számítógép még ott sem váltotta be a hozzá fűzött reményeket, ahol az ügyvitelszervezés az akkori legmagasabb fokon, vagyis a folyamatszervezés szintjén állt (ahol tehát az egyes funkcionális folyamatokhoz tartozó adatfeldolgozási és egyszerű számolási, illetve logikai műveletek voltak gépesítve, mondjuk, hagyományos lyukkártyagépek segítségével). Ott ezt "lapátolták át" a jóval drágább és jóval többre képes elektronikus számítógépekre. Ily módon az egyes funkcionális folyamatok rendezetlen halmazának egymással össze nem hangolt adminisztrációját támogatták számítógéppel.
Következésképp tehát a vállalatok műszaki-gazdasági vezetése területén a számítógépek bevezetése azért volt sikertelen, mert alkalmazási területeik nem voltak megfelelően előkészítve. Erre a tényre viszonylag hosszú idő múlva jöttek rá a vállalati adminisztrációban dolgozó menedzserek.
Rendszerszervezés
A hatvanas évek elejére vált csak egyértelművé, hogy egy új, a hatékony gépalkalmazást és ugyanakkor a vállalatirányítás színvonalának jelentős emelését lehetővé tevő tudományra van szükség. Ezt az akkor még hiányzó új tudományt rendszerszervezésnek nevezték el, és úgy értelmezték, mint a folyamatszervezés eggyel magasabb fokát. A rendszerszervezés elméletének és módszertanának kialakítására irányuló kutatómunkák sok helyen – és ennek megfelelően igen sokféle szemlélettel - indultak be. A kapott eredmények ily módon ugyancsak változatosak. (Kiss Imre: Az informatika alapjai II. A Tezaurusz módszer és alkalmazása. Kézirat)
Ma már szinte lehetetlen számba venni a rengeteg azóta kidolgozott különböző irányzatokhoz kapcsolódó rendszerszervezési módszertant. Csak felsorolásjelleggel néhány: SSADM (Structured System Analysis and Desig Method), BSP (Business System Planning), ISAC (Information Systems-work and Analysis of Changes), SDM (System Development Methodology), USE (User Software Engineering), Tezaurusz-módszer stb.
INFORMÁCIÓS SZIGETEK
Az átlagos mai magyar vállalat helyzete informatikai szempontból meglehetősen ellentmondásos. A korszerű hardvereszközökhöz, az operációs rendszerekhez és a fejlesztőrendszerekhez ma már egyre olcsóbban lehet hozzáférni, ugyanakkor korántsem tekinthető általánosnak a korszerű rendszerszervezési módszerek használata.
Szigetmegoldások
Az átlagosnak tekinthető vállalatok (és közintézmények) információ-rendszerét a "szigetmegoldások" jellemzik. Ezeknek a kialakulása a fejlődés törvényszerű lépcsőfokának tekinthetők. Mik ezek a szigetmegoldások, és mi okozta létrejöttüket?
A vállalati működés bonyolulttá válásával párhuzamosan végbement a szakosodás a gazdasági információ-rendszerekben. Ez a szakosodás eredményezte – többek között – a vállalati funkcionális irányító szervek kialakulását és a működésüknek egymástól való elkülönülését (sőt elszigetelődését), s ily módon a korábbiakban még "egységes"-nek tekintett információ-rendszerek "szétesését".
Ezt az elszigetelődési és szétesési folyamatot gyorsította – akarata ellenére is – az információ-rendszerek "folyamatszervezés szintjén" végzett gépesítése. Ennek keretében ugyanis kialakították az egyes funkciók a saját ügyviteli (adatfeldolgozási) folyamataikat, egymástól függetlenül és egymással párhuzamosan végzett adatszolgáltatásokkal. Ugyanakkor ebből a szervezésből hiányzott a döntési rendszerekkel való foglalkozás, mivel a döntési feladatokat szigorúan szubjektív feladatoknak tekintették. Ezt az álláspontot az egyes funkciók ellátásához szükséges ismeretek speciális jellegének túlzott hangsúlyozásával támasztották alá. Gyakorlatilag minden funkciónak akkora hatásköre lett a vállalatnál, amekkorát annak vezetője speciális ismereteire hivatkozva ki tudott harcolni magának.
A funkcionális információ-rendszerekben az adatfeldolgozás kialakítása így ezeknek a kiharcolt hatásköröknek, valamint az adott funkcionális irányító szervben dolgozó személyek szubjektív megítélésének (kívánságainak), nem pedig a funkciók és különösen nem a vállalati működés egésze objektív követelményeinek megfelelően történt meg.
Önálló életet élő információ-rendszerek
Az információs vetületi rendszerekben végzett folyamatszervezés eredményeként vállalatainknál gyakorlatilag önálló életet élnek az irányítás, a szervezés, a számvitel, a statisztika stb. információ-rendszerei, de olyan mértékben, hogy a kölcsönös érdeklődésre számot tartó adatokat külön gyűjtik (egymás szolgáltatásait nem ismerik el), sőt azonos fogalmakat még különbözőképpen is definiálnak. Az alábbi ábra ilyen szigetmegoldásokon alapuló információ-rendszert ábrázol. Jól láthatóak az egyes funkcionális egységekhez tartozó "információs szigetek" és a programcsomagok által le nem fedett területek nagysága. Látható, hogy a vállalat informatikusainak jelentős erőfeszítésébe kerül az egyes szigetek közötti adatátvitel megteremtése, az interfészfelületek létrehozása.
A fenti rendszerek tehát különállóak, a legtöbb probléma az átfedésekkel, a határfelületekkel és a le nem fedett területekkel van. Az informatikusok munkaidejének jelentős részét az viszi el, hogy a különböző rendszereket szinkronba kell hozniuk.
Ezen a ponton fölvetődik a kérdés, hogy érdemes-e tovább dolgozni egy-egy terület információ-rendszerén, és létrehozni egy újabb különálló ellipszist a fenti ábrába? A válasz természetesen igen. Ennek három oka van:
Egyrészt nem minden vállalkozás engedheti meg magának az egységes vállalatirányítási rendszer bevezetését, a jelenlegi rendszer teljes kiváltását (jóllehet, az ideális megoldás ez lenne).
Másrészt, ha már eldöntött kérdés volna egy új rendszer vásárlása, akkor is a hosszú (esetenként többéves) bevezetési idő alatt a most kifejlesztendő programok és eljárások nagyon jó szolgálatot tehetnek, ráadásul egy-egy terület részletesebb informatikai szempontú vizsgálata, a főbb folyamatok feltárása, az információáramlás, a többi területtel való kapcsolódási pontok feltérképezése egyáltalán nem haszontalan tevékenység egy később bevezetendő információ-rendszer szempontjából sem.
Harmadrészt, ha sikerül jól működő alrendszereket készíteni, akkor azokat lehetőség szerint be kell építeni az új egységes rendszerbe, és ott sok esetben tökéletesen működhetnek tovább. Az egyik legelterjedtebb információrendszer-szervezési módszertan, a BSP (Business System Planning) egyik alapelve, hogy meglévő, jól működő rendszereket nem szabad kidobni. Az utolsó idekívánkozó gondolat, hogy nem kell szégyenkeznünk jelenlegi rendszerünk miatt, hiszen ezzel még mindig jobb helyzetben lehetünk versenytársainknál. Az informatika ilyetén állapota törvényszerű fejlődési lépcsőfok, amelyhez a világon minden cégnek el kell jutnia (és el is jut).
