A vállalati információ-rendszerek árnyaltabb bemutatása helyett hasznosabb lehet egy kiszemelt terület, például egy cég kereskedelmi részlegének bemutatása. Az itt következő esettanulmány a részlegen belül felmerülő problémákat tárja fel, és megkísérli bemutatni a fejlesztés lehetőségeit.
A vállalati informatika szemszögéből a kereskedelem különleges helyet foglal el. Nincs a vállalati információ-rendszernek olyan része, amellyel a kereskedelem ne állna közvetlen kapcsolatban. A kereskedelmi részleg tehát a vállalati folyamatok egészére döntő hatást gyakorol, de emellett a kifelé irányuló kapcsolatai is legalább ilyen fontosak. Ugyanakkor amilyen világosan, egzakt módon kialakítható egy pénzügyi vagy egy készletgazdálkodási modul, annyira nehéz kereskedelmi programot, egységes kereskedelmi adatbázist előállítani.
A bemutatás során a cégnek csak arra a kereskedelmi részlegére szorítkozunk, amely speciális, egyedi termékek értékesítésével foglalkozik. Az értékesítés többnyire exportra történik, az érintett termékcsoport tekintetében a tárgyalt vállalat piacvezetőnek számít. Mivel az értékesítés az ipari termékek piacán történik, nagy szerepe van az értékesítési menedzserek személyének, valamint tegyük fel, hogy a termékek nagy hozzáadott szellemi értéket tartalmaznak, ezért különleges hangsúlyt kell fektetni a kereskedelmi részleg és a műszaki fejlesztés közötti kommunikációra is.
Első lépésként a kereskedelmi folyamatot leíró egyszerű folyamatábra elkészítése lehet célravezető, ezt követhetik részletesebb elemzések, adatfolyam-diagramok stb. Nem valamely rendszerszervezési módszertan következetes alkalmazására kerül sor, csupán a folyamat áttekintése után megkíséreljük feltárni annak gyenge pontjait, és megvizsgálni a fejlesztés lehetséges irányait.
Helyzetelemzés
Végső célként természetesen nem azt kell vizsgálni, hogy az egyes területek jelenleg mit csinálnak, hanem azt, hogy mit kellene csinálniuk a minél hatékonyabb működés érdekében. Mégis elengedhetetlen egy kimerítő helyzetelemzés, hiszen ez jó kiindulásul szolgálhat a rendszerfejlesztés további fázisaihoz. A helyzetelemzés az osztályok beosztott dolgozóival, valamint menedzsmentjével készített interjúkon alapulhat.
Folyamatábra
A kereskedelmi szervezet tevékenysége első közelítésben a következő ábrával írható le. Az ábrázolt szervezet az "állatorvosi ló", melyen lehetőség szerint a legtöbb általános problémát megpróbáljuk bemutatni.
A folyamatábra részletesebb boncolgatásától most megkíméljük az olvasót. Megelégszünk a fontosabb, kritikus tevékenységek bemutatásával.
Információhiány
A kereskedelmi igazgatóság folyamatainak vizsgálatakor világossá válik, hogy megfelelő információ-rendszer hiányában az egyes osztályok a kereskedelmi tevékenység minden fontosabb fázisában információhiánnyal küzdenek, és a kereskedelmi részlegnél keletkező információk sem jutnak el a megfelelő időben és a megfelelő formában a cég érintett szervezeti egységeihez. Az információhiány okozta kedvezőtlen helyzet bizonyos része egyszerű eszközökkel orvosolható, másik részén azonban csak közös alapadatbázisokra épülő, gondosan paraméterezett integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésével lehetne segíteni. Az esettanulmány fő célja éppen az, hogy feltárja mindazokat a pontokat, ahol a kereskedelem információ-rendszere feltétlen fejlesztésre szorul, és megvizsgálja, hogy mely területeken lehet egyszerű szervezési, kisebb fejlesztési munkával jelentős hatékonyságnövekedést elérni, illetve megvizsgálja továbbá egy integrált VIR bevezetésének lehetőségét is.
AZ ADATOK ELEMZÉSE
Az összegyűjtött adatok elemzése a következő gyenge pontokat tárja fel:
- az ajánlatadás a vevő részére,
- az árképzés folyamata,
- a megrendelés készítése a gyár részére ("gyári megrendelés"),
- a gyártás nyomon követése minőség, határidő tekintetében,
- a termék eljuttatása a vevőhöz,
- a termék kifizetése, a vevő fizetőképességének nyilvántartása,
- értékesítési terv készítése (hozzáférés az utókalkulációs, pénzügyi adatokhoz),
- a kereskedelmi adatbázis egységesítése, rendelkezésre bocsátása (kötésállomány).
Az ajánlatadás szakasza
Az elkészült folyamatábrán jól látható, hogy az ajánlat kiadását egyeztetések sora előzi meg. Típustermékek esetében mindenképpen egyértelműen azonosítani kell a szóban forgó gyártmányt, meg kell határozni az azonosítóját (cikkszámát), és ki kell keresni az árképzéshez szükséges előkalkulációs adatait. (Árlista alkalmazása esetén annak frissítéséről kell gondoskodni, és meg kell keresni az adott vevőhöz kötődő kondíciók, pl. engedmények körét, amennyiben cégünk alkalmaz ilyen feltételrendszert.)
Raktárról történő értékesítés esetén a kérdéses termék raktárkészletének ismerete szükséges.
Egyedi termékeknél a műszaki területtel (műszaki fejlesztéssel) kell egyeztetni. A kereskedő számára néha nehézséget okozhat még annak megállapítása is, hogy egy adott gyártmány elkészíthető-e (szerepel-e a gyártási profilban), illetve hogy volt-e már példa a cégnél hasonló termék gyártására. (Nem kell valamilyen extrém igényre gondolni, elég, ha a vevő az eddigi plüssnyúl helyett olyanra kér ajánlatot, amelynek világítanak a szemei, és mondjuk szennytaszító, de egészségre teljesen ártalmatlan szőrme borítja. Gyártottunk már ilyet? Ki tudjunk fejleszteni? Mikorra tudjuk legyártani? Mennyibe kerül az előállítása? Ilyen és ehhez hasonló kérdések merülnek fel nap mint nap.) A bizonytalanság sokszor abból is adódik, hogy a vevő ajánlatkérése nem egyértelmű.
Az ajánlati határidő megállapítása
A logisztikával (termeléstervezéssel, termelésprogramozást végző részleggel, beszerzéssel) történő egyeztetés során alakul ki az ajánlat határideje. A határidő megállapítását természetesen készlet- és kapacitásszükséglet-számítás előzi meg, ehhez ismerni kell a gyártmány technológiai adatait: a műveleti tervet és az anyagszükségletet. Az ajánlatadás időszakában ez nem áll rendelkezésre, ezért a logisztika a határidőt csak becsülni tudja, amit tovább nehezít, hogy a termékről rendelkezésre álló információk igen szűkkörűek: egyedi termék esetében ebben a szakaszban még nincs műszaki dokumentáció.
Termékazonosítás
A fentiek tükrében az ajánlatadást segítendő meg kell találni azt az adatformátumot, amellyel a kereskedők (sales managerek) azonosítani tudják a terméket, amelyre a vevő ajánlatot kért. (Gyártottunk-e már ilyet, egyedi, vagy típustermék-e, van-e raktárkészlet belőle, mi a cikkszáma, mennyi az előállítás közvetlen költsége stb. Az ajánlatban szereplő termékek nagy részéről azonnal rendelkezésre áll a legtöbb szükséges adat, itt most a "problémás" gyártmányokról van szó.) A termék azonosítása a logisztika vagy termeléstervezés munkáját is nagyban segítheti, hiszen a műszaki paraméterek pontosabb ismeretével könnyebben és pontosabban végezhető a gyártásprogramozás (a határidő kitűzése).
Adatállomány
A fenti igényeket kielégítő adatállományt nem lehet egyszerűen előállítani, jó megoldás lehet egy meghatározott időszakra vonatkozó rendszeresen előállított adatállomány, amely az értékesítési adatokat tartalmazza termékcsoportonként egy adott időszakra (például az előző két évre) vonatkoztatva. Ebben az állományban megtalálhatók az előző időszak értékesítési adatai, kikereshető, hogy az ajánlatban szereplő termék szerepel-e benne, és ha igen, mi a cikkszáma.
Kódrendszer
Egyedi gyártmányok esetében a még nem létező cikkszámot természetesen nem lehet előre meghatározni. Bonyolult termékek esetén az új cikkszám megadása nem a kereskedő feladata, a cég cikkszámrendszerébe illeszkedő új azonosítót a műszaki fejlesztés vagy a technológia fogja megadni. Ehhez azonban mindenképpen el kell jutni a műszaki paraméterek olyan mértékű meghatározásáig, amely már kellő pontossággal behatárolja a terméket. Érdemes lehet termékcsoportonként kialakítani egy kódrendszert. A terméket már az ajánlatadás időszakában el lehet látni kódszámmal, amely az összes kapcsolódó területet segíti a termék azonosításában, ha egy adott kódszám jól körülhatárolja a főbb műszaki paramétereket.
Az ajánlat kiadásához szükséges fontosabb műszaki adatokat a kereskedő a legtöbb esetben a műszaki területről szerzi be. Fontos lehet összegyűjteni a műszaki terület adatbázisának azon részeit, amelyeket a kereskedők az ajánlatadás során rutinszerűen, önállóan is fel tudnának használni. Ezek elsősorban műszaki táblázatok, egy ilyen táblázatból a kereskedő a tervezők segítsége nélkül is meg tudja állapítani, hogy egy adott konstrukciónak például mekkora a becsült tömege vagy a csomagolási mérete, illetve melyek a más fontosabb adatai.
Raktárkészlet-kezelő program
A típustermékek szabad raktárkészletéről csak akkor rendelkezünk közvetlen információval, ha a raktárakban megfelelő rendszerek üzemelnek. A raktárkészlet-kezelés, a raktárról történő értékesítés (számlázás) és a készletadatok ismerete korszerű raktárkészlet-kezelő program bevezetését követeli meg, amely kapcsolatban áll az információ-rendszer többi moduljával. Integrált rendszerek esetén ezt a feladatot az anyaggazdálkodási vagy készletgazdálkodási modul tölti be.
Hitelmenedzsment
Az ajánlaton feltüntetendő végezetül az áruátvétel helye és a fizetési mód. Ezzel kapcsolatban fontos, hogy a kereskedelmi terület rendelkezésére álljon a partnerek (vevők) hitelkeretét, fizetőképességét tartalmazó lista, például a pénzügyi programból előállított "hátralékos lista", azoknak a partnereknek az adatállománya, akik átutalásos fizetési kötelezettségüknek a határidő lejártáig nem tettek eleget (hitelmenedzsment).
Az árképzés folyamata
A termékek árát a piac határozza meg. Az árképzés folyamán tudnunk kell azonban, hogy az egyes termékek előállításának milyen költségvonzata van. Ezt az információt a belső beszámolórendszer kalkulációs adatai szolgáltatják, ezek segítségével határozható meg például a fedezet, vagy annak relatív formája, a fedezeti hányad.
Az árképzés általában az előkalkulációs adatokon, a közvetlen költségadatokon alapszik. Most nem lehet célunk a vállalkozás-gazdaságtan veszélyes vizeire evezve a közvetlen költség rejtelmeibe belemélyedni. Ami a kereskedelem informatikája szempontjából fontos, az a közvetlen költségadatokhoz való hozzáférés. Tanácsos megvizsgálni, hogy a cég más területei által előállított előkalkulációs listák adattartalma és gyakorisága megfelel-e a kereskedelem igényeinek, és hogyan, milyen időközönként kell a kereskedelem rendelkezésére bocsátani a szükséges adatokat.
Gyártási rendelés
A gyártási rendelés készítésének folyamata szinte teljesen ugyanazokat a problémákat veti fel, mint az ajánlatkészítés. Szerencsés helyzetben van a kereskedelmi részleg, ha valamilyen ajánlat- és megrendeléskezelő program áll rendelkezésre. Ha a gyártási megrendelés elkészítését ajánlatadás előzte meg, a program az ajánlatból automatikusan állít elő azonos adattartalmú gyártási rendelést, és rendelés-visszaigazolást a vevő részére.
A gyártás nyomon követése
A problémát ebben a fázisban az okozza, hogy a kereskedelem nem rendelkezik a termék gyártásával kapcsolatos közvetlen információval, s ha nem kérdez rá személyesen, nem tudhatja, hogy a megrendelt termék valóban elkészül-e időben s a megfelelő minőségben. Az esetleges határidőcsúszásról, vagy az eredetileg meghatározott minőségben bekövetkező változásokról az üzem nem értesíti automatikusan a kereskedőt, aki a megrendelőt tájékoztatná.
Ez a probléma nem oldható meg a jelenlegi információ-rendszer segítségével, csak átfogó, integrált vállalatirányítási rendszerrel, amelyben a gyártás folyamata, sőt a termék "élete" mondjuk munkaszám vagy rendelési szám alapján végig nyomon követhető. Mondhatnánk, hogy a gyártás indítása után a termékért nem a kereskedő felel, ezért ettől kezdve nem is az ő feladata a határidő figyelése. A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy a kereskedő személye rendkívüli fontosságú, és a vevő a minőségi vagy határidőproblémákról soha nem az üzemmel, hanem a kereskedővel óhajt tárgyalni.
A termék eljuttatása a vevőhöz
Ebben a szakaszban a lebonyolítók kapnak jelentős szerepet. A lebonyolítás feladata - röviden összefoglalva – annak biztosítása, hogy az áru eljusson rendeltetési helyére, az összes ezzel kapcsolatos szállítmányozási és pénzügyi okmány kiállítása, az egész szállítási folyamat figyelemmel kísérése a megrendeléstől (sőt akár az ajánlatadástól) egészen az áru célba éréséig.
A lebonyolítási folyamat a kereskedelmi tevékenység szerves része, de informatikai szempontból némileg a háttérbe szorul. Léteznek ugyan részmegoldások (okmánykitöltést segítő programok, bonyolítói programcsomagok), de ezek önmagukban nem oldják meg a kereskedelmi oldal problémáit. Az EDI (Electronic Data Interchange, elektronikus adatcsere) jövőbeni nemzetközi elterjedése valószínűleg sok tekintetben segítheti a lebonyolítók munkáját elsősorban az egységesített okmányformátumok és az elektronikus adatátvitel révén.
Bonyolítási okmányok
A lebonyolítók sok más dokumentummal együtt megkapják a megelőző ajánlatot és gyártási megrendelést, ezért célszerű lenne, ha hozzáférnének a kötésállományokhoz (azokhoz az adatállományokhoz, amelyeket a kereskedők készítenek, és amelyek a vevői megrendelések adatait tartalmazzák). Persze ennek előfeltétele, hogy létezzen a kereskedelmi részlegen egységes kötésállomány. A bonyolítási okmányok kitöltéséhez rengeteg adat a kötésállományból származik. Ugyanakkor a kereskedelmi adatbázist a lebonyolítók tehetik teljessé azáltal, hogy a kötésállományokat kiegészítik a szállítási adatokkal. Ilyen kiegészítések lehetnek például a következők:
- a gyárból való elszállítás dátuma (ex works tétel),
- a speditőrtől való elszállítás dátuma,
- az elhajózás dátuma,
- a várható érkezés dátuma,
- év, hónap (statisztikai, adatszolgáltatási szempontból melyik év melyik hónapjában vesszük figyelembe a tételt).
Ez különösen exporttételeknél fontos. A teljesítés dátuma a számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény szerint paritásfüggő, de ez a dátum például egy tengerentúli tételnél nem határozható meg előre, a tényleges teljesítés időpontját a lebonyolító tudja csak megállapítani.
A termék kifizetése, a vevő fizetőképességének nyilvántartása
A számla kiegyenlítését nem annyira a vevő, mint inkább az áru oldaláról közelítjük meg. Az áru gyártásával, értékesítésével kapcsolatos folyamat teljes végigkísérésének végén fontos, hogy a kereskedő bármikor ellenőrizhesse, kiegyenlítette-e a partner időben egy adott termék ellenértékét, annál is inkább, mert a vevővel ő tartja a kapcsolatot, ő tárgyalhat sikeresen a pénzügyi problémákról is. Ezért a kereskedőnek megfelelő jogosultságokkal kell rendelkeznie a belső ügyviteli rendszer pénzügyi részéhez. A korszerű integrált rendszerek rendelkeznek hitelmenedzsment funkcióval, melynek segítségével minden egyes vevőhöz hitelkeretek rendelhetők, a keret túllépését a rendszer automatikusan figyelheti.
Értékesítési terv készítése
Az értékesítési terv készítése nem szerepel a folyamatábrán, de a kereskedelmi tevékenység fontos alkotóeleme. Különálló rendszerek esetén nem könnyű a tervkészítés kiindulópontjául szolgáló adatállományt előállítani. A tervezési munka egyik kiindulópontját az utókalkulációs adatok alkotják. Ezek – egyszerűen fogalmazva - az előző időszakok összesített adatait tartalmazzák a legyártott (értékesített) termékek ténylegesen felmerülő költségeiről (önköltségéről). A tervezés másik forrása nyilván az előző időszakok értékesítési adatait és az árbevételeket tartalmazó adatállomány lehet. A két adatállomány összevetésével használható listát nyerhetünk, amely cikkszámonként, vevőnként, kötésszámonként stb. tartalmazza az értékesítési adatokat, az önköltséget, a fedezetet.
Ez a táblázat – nagy mérete és bonyolult adatszerkezete miatt – sokszor nem alkalmas közvetlenül tervkészítésre. Sokat segíthetne, ha mondjuk MS Excel segítségével tetszőleges formátumúvá gyúrhatnánk, bár ez meglehetősen időigényes a táblázat méreteiből adódóan, mivel a sorok (rekordok) száma akár több ezer is lehet. Az éves terv készítéséhez például a rekordokat cikkszám, valamint az árbevétel növekvő sorrendje szerint rendezhetjük.
A korszerű vállalatirányítási rendszerekben elengedhetetlen, hogy a felhasználó az adatokat saját szájíze szerint rendezhesse, az adatbázisokból tetszőleges kulcsok szerint válogathasson. Ennek érdekében a rendszerek fel vannak szerelve általános listagenerátorral, de legtöbbjük képes a windows-os felületű programok, például az Excel segítségével feldolgozható adatállományok előállítására is. Ennek a módszernek azonban hátrányai is vannak, nevezetesen, hogy nem szabad a felhasználóra több ezer soros, bonyolult struktúrájú adatállományokat bízni azzal, hogy "ebből bármit kilistázhat".
Esetünkben is tisztázni kellene, hogy az utókalkulációs állományokat pontosan milyen célokra kívánjuk használni, és inkább eleve a célnak megfelelő néhány adatállományt kellene előállítani, semmint gigászi munkára kényszeríteni (eredetileg) nem számítástechnikai szakembereket. Emellett persze megkaphatnánk az eredeti struktúrájú állományokat is, hogy aki akar, csemegézhet belőle.
Kötésállomány
A kereskedelem területén informatikai szempontból minden bizonnyal a legnagyobb probléma, hogy sokszor az egyes osztályok, sőt osztályon belül az egyes kereskedők sem használnak egységes kötés-nyilvántartási rendszert. Miért lenne erre szükség?
A kötésállomány megkönnyítené a kereskedők munkáját, mert egy menetben készíthetnék el az ajánlatot vagy a gyártási rendelést, valamint a kereskedelmi adatbázis feltöltését. Ennek előnyei:
- pontosabb, kevesebb hibát tartalmazó bizonylatokat tudnának előállítani a törzsállományoknak köszönhetően (nem lehet elírni a partner nevét vagy a célországot), valamint a hibajavító algoritmusoknak köszönhetően (például nem rögzíthető egy ajánlattétel darabszám megadása nélkül),
- nagymértékben segítené a bizonylatok kitöltését, mert a program tartalmazná a gyártmánytípusok definiálandó műszaki paramétereit,
- megkönnyítené a statisztikák, analízisek készítését, mert egységes, korrekt adatbázis állna rendelkezésre,
- segítené a műszaki fejlesztés és a logisztika – a termeléstervezés – munkáját, mert már az ajánlatadási szakaszban legalább a fontosabb műszaki paraméterek szintjéig, de sok esetben cikkszámmélységig azonosítaná a gyártmányt,
- támogatná a kapacitás és készletszintek tervezését, a termelésprogramozást azáltal, hogy a megajánlott, illetve megrendelt termékek köréről a korábbiaknál részletesebb információ állna rendelkezésre.
AZ INTEGRÁLT VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZER KIVÁLASZTÁSA
A fenti példa ízelítőül szolgál ahhoz, miként lehet egyszerű eszközökkel felmérni egy-egy adott terület informatikai problémáit. A gyenge pontok feltárása után a legtöbb esetben kiderülhet, hogy a rendszer működésének jelentős javítása érhető el viszonylag kis befektetéssel, szervezési munkával, kisebb programok hadrendbe állításával. Ugyanakkor nagyvállalatok esetében az igazi megoldást egy egységes, integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése jelenti. Az ilyen programrendszerek már alapfunkcióikban kielégítik például a kereskedelmi terület információs igényeit, de a rendszerek rugalmassága, nyíltsága lehetővé teszi, hogy alkalmazkodjanak a cégek egyedi igényeihez is a testreszabás és/vagy külső programok rendszerbe illesztése révén.
A cég számára legmegfelelőbb integrált vállalatirányítási rendszer kiválasztása sem egyszerű feladat. Segítheti a kiválasztást egy team kijelölése, melyben a vállalat minden területe képviselteti magát. Az egyes területekért felelős csoporttagok a saját részlegük legfőbb igényeit képviselik. Ily módon kialakul egy értékelési feltételrendszer, ahol akár több száz feltétel is szerepelhet, melyeknek nem csupán a vállalati funkcionális folyamatokra kell vonatkozniuk, de igényeket kell támasztaniuk magának a programcsomagnak a bevezetésével, a betanításával (oktatással), a továbbfejleszthetőségével stb. szemben is.
A fenti példánál maradva, a fontosabb külkereskedelmi szempontok – amellett, hogy a rendszer megoldást kínál az imént feltárt kritikus pontokra is -, a következők lehetnek:
- a vevők osztályozása, értékelése,
- az árajánlatkészítés, kezelés, nyilvántartás megoldottsága,
- a szállítási kondíciók nyilvántarthatósága,
- a vámmal kapcsolatos tevékenységek megoldottsága,
- a konkurenciaelemzés lehetősége,
- a többnyelvű bizonylatok készítése,
- az export-import lebonyolítás.
Vállalatirányítási szoftverek
A kereskedelem oldaláról megvizsgálva az öt piacvezető, integrált vállalatirányítási szoftvert, röviden a következő tapasztalatok szűrhetők le:
A vevők osztályozása, értékelése mindegyik rendszerben valamilyen formában jelen van, egyes rendszerekben alapszolgáltatásként, másokban csak annyira, hogy például kigyűjthetők az adatállományokból a vevők hátralékos listái. Szintén mindegyik rendszerleírás állítja, hogy az ajánlatkészítés, illetve a nyilvántartás teljes mértékben megoldott. A szállítási kondíciók nyilvántartása a legtöbb rendszerben szintén alapszolgáltatás, a bizonylatok többnyelvű előállítására is mindenütt található valamilyen megoldás. A vámmal, exporttal kapcsolatos tevékenységek megoldottsága már árnyaltabb képet mutat, ez a problémakör nem mindenhol megoldott, akárcsak a konkurenciaelemzés sem.
Az export-import lebonyolítás megoldottsága egyes helyeken alapszolgáltatás, máshol "némi adaptációt igényelhet", megint máshol az ajánlattevő a hazai piacon kapható "számos export-import lebonyolítást támogató szoftver"-re hivatkozik, amelyek valamelyike valószínűleg illeszthető az adott rendszerhez.
Rövid vizsgálódás után nem mondható ítélet egyik rendszerről sem. A megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztásával kapcsolatban éppen az a legnagyobb probléma, hogy ezek a rendszerek igen összetettek és bonyolultak, s így túlzás nélkül állítható, hogy megalapozott véleményt csak akkor lehetne bármelyikükről mondani, ha mindegyik terület szakértője hetekig tesztelhetné, elemezhetné az adott területet kiszolgáló modult, de erre "természetesen" nincs lehetőség.
