A vállalati informatika, a hálózatépítés tárgyalásakor külön kell vizsgálni a kis- és középvállalatokat, valamint a nagyvállalatokat. A kérdéskör ugyanis nem tárgyalható egységes megközelítésben, hiszen egyáltalán nem mindegy, hogy milyen vállalkozásról beszélünk: nem lehet mellékes sem az adott cég mérete, sem például a tevékenységi köre. Ezért különbség van az egészen kicsi cégek - ahol egy-két különálló számítógépet használnak – és az olyan cégek között, ahol 10-15, hálózatba kötött gép működik; illetve a nagyvállalatoknál alkalmazott bonyolultabb hálózati rendszerek között is. Ez a tagolás mind a hardver-, mind a szoftverkörnyezetet érinti.
A számítástechnikai eszközök használata a legkisebb cégeknél is általánosan elterjedt. Ezeket a gépeket többnyire irodaautomatizálási célokra használják, vagyis szövegszerkesztő, táblázatkezelő stb. programokat futtatnak rajtuk. A statisztikák szerint ezek között is a legelterjedtebbek a különféle szövegszerkesztő programok. Emellett a kisebb cégek gépein gyakran jelen van néhány egyszerűbb alkalmazás, amellyel pénzügyüket, könyvelésüket támogatják, de széles körben elterjedtek például a készletnyilvántartó és számlázóprogramok is (ezekről az utóbbi időben sokat lehetett hallani, mert számos ilyen alkalmazás nem felel meg a számlapéldányok sorszámozására vonatkozó szabályozásnak).
A fentiek mellett se szeri, se száma a néhány ezer forintért kapható programoknak, amelyek a mindennapi adminisztratív munkát segítik (útvonaltervezés, útnyilvántartás, bérelszámolás, áfanyilvántartás, szótárprogramok stb.).
Célszoftverek
Külön említést érdemel, hogy sokszor a vállalkozás célszoftvereket (és hardvereszközöket) kénytelen használni, például egy reklámcégnél nélkülözhetetlenek a kiadványszerkesztő, a fotó-editáló programok, és szükséges lehet egy nagy felbontású szkenner is, míg egy tervezési tevékenységet végző vállalkozásnak CAD-programokat, nagyméretű képernyőket vagy plottereket kell beszereznie.
SZEMPONTOK A BERUHÁZÁSNÁL
Az előzőeknél sokkal izgalmasabb, hogy milyen mélyen kell a zsebébe nyúlnia a vállalkozásnak, ha meg akarja tenni az első lépéseket az irodaautomatizálás felé. Milyen szempontokat érdemes figyelembe vennie a beruházásnál?
A legújabbak sokkal drágábbak...
A legújabb technikai színvonalat képviselő hardver mindig jóval drágább, mint amennyivel nagyobb a teljesítménye az elfogadhatóbb árral rendelkező, jelenleg elterjedt társánál. Ez az összehasonlítás leginkább a processzorokra igaz: ha nincs rá különösebb ok, nem tanácsos a legújabbat, a leggyorsabbat megvenni.
Részekből áll össze...
A nem hozzáértő vásárló vegye meg "egyben" a számítógépet. Néhány évvel ezelőtt a számítógépeket érdemes volt alkatrészekből összerakni (összerakatni egy szakemberrel), mert egyrészt így olcsóbb volt, másrészt az alkatrészeket igény szerint tetszőlegesen lehetett összeválogatni. Ezek az alkatrészek: az alaplap, a processzor, a memória, a winchester (merevlemez), a videovezérlő, a floppy disk-meghajtó, a számítógép háza a tápegységgel, a monitor, a billentyűzet és az egér, esetenként egyéb kiegészítések (például a multimédiás alkalmazásokhoz a hangkártya és a hangfalak, a hálózatos gépekhez hálózati csatolókártya stb-).
A boldog békeidőknek azonban már vége: egy-két gép esetén a nagykereskedőtől vásárolt alkatrészekből egy üveg konyakért összerakatott gép akár drágább is lehet, mint egy kiskereskedőtől vett készre szerelt masina. Manapság már a szupermarketek polcain is megjelentek a készre szerelt számítógépek, és ha úri kedvünk úgy tartja, berakhatunk egyet a bevásárlókocsiba a spagetti és a tejföl közé. Ezekhez a gépekhez általában 1+2 év garancia jár, amit úgy kell érteni, hogy 1 évig a javítás teljesen ingyenes, utána 2 évig nem kell fizetni ugyan a javítási munkáért, de a szükséges alkatrészek már pénzbe kerülnek. Ezek a gépek a hétköznapi igényeket tökéletesen kielégítik.
Ne az ár döntsön...
Gépvásárlás előtt sokan nézegetik a hirdetési újságokat, ahol számtalan informatikai cég kínálja portékáját. A globalizáció következtében azonban egyre kisebb az árak közötti különbség az olcsóbb kategóriában. Lassan éppen olyan értelmetlen a reklámokat böngészni, mint amikor például mobiltelefont vagy autót szeretnénk vásárolni. A feltételek minden kereskedőnél ugyanazok: olyan feltételeket kínálnak, amilyet a gyártó vagy a nagykereskedő diktál. (Persze ez nem mindig volt így: néhány éve sokkal heterogénebb volt a külföldi beszerzési források köre, és sok volt a tisztességtelen cég, amely váratlan eltűnése előtt valamivel olcsóbb volt a többieknél.)
Mindez nem azt jelenti, hogy ne lennének különbségek az egyes számítástechnikai cégek árai között. A lényeg az, hogy a választáskor ne az ár döntsön, hanem inkább a cég által nyújtott szolgáltatások köre. Korántsem mindegy, hogy a cég milyen szintű szaktanácsadást vállal, milyen hosszú javítási határidőkkel dolgozik, segít-e mondjuk a programok telepítésekor, és egyáltalán, mennyire tolerálja egy "mezei" felhasználó apróságnak tűnő problémáit, számára ostobának látszó kérdéseit. Inkább ez irányban érdemes puhatolózni, nagy múltú cégeket keresni, referenciákat gyűjteni. (A nagyáruházakban kapható gépekről is kideríthető, hogy honnan származnak, melyik cég végzi a javításukat.)
A márkás is lehet jó...
A vásárlás előtt ajánlatos megvizsgálni a neves gyártók kínálatát. A HP vagy Compaq gépek kétségkívül drágábbak, mint az azonos tudású, márkajelzés nélküli társaik. Az informatikusokat az riaszthatja vissza a márkás gépektől, hogy ugyanazért a pénzért kaphatnak egy nagyobb teljesítményű "noname" gépet. A nem informatikus (szakmai körökben "mezei felhasználó") egyszerűen azt látja, hogy a DEC, HP stb. drágább. Az igazság az, hogy ez az árkülönbség egyre csökken, és valójában nem a márkanevet kell megfizetni, hanem a termék vitathatatlanul nagyobb megbízhatóságát és támogatottságát. Igényesebb feladatot ellátó gép esetében mindenképpen érdemes neves gyártók ajánlatait is megvizsgálni, és a "nagyok" egy-egy akciója hétköznapi alkalmazásra is vonzóvá teheti a márkás gépeket.
Fontosabb perifériák: nyomtató, monitor
A nyomtatók esetében a legelterjedtebbek a lézer- és a tintasugaras nyomtatók. Mindkét fajtára igaz, hogy nem tudnak egyszerre több példányt előállítani, ezért, ha mindenképpen önindigós, többpéldányos nyomtatványokat kell előállítani, akkor marad a jó öreg mátrixnyomtató.
Röviden szólva: a lézernyomtatók előnye a gyorsaság, a tintasugarasoké pedig az alacsony ár. Olcsó tintasugaras nyomtatókkal igen jó minőségű színes nyomtatványok készíthetők, igaz, a tintapatron és esetenként a speciális papír ára borsos lehet.
A monitor az az eszköz, amin a legkevésbé szabad spórolni. Ma már követelmény, hogy legalább 15, de inkább 17 inches monitorokat használjunk, és ezek közül is az alacsonyabb sugárzású, jobb minőségű monitor ajánlott. Mindez két okból is fontos lehet: egyfelől a monitorok hosszabb élettartamúak, mint a számítógépek, két-három PC-generációt is ki szoktak szolgálni. Másfelől, ergonómiai szempontokat figyelembe véve, a monitor a hardverkonfiguráció legkényesebb része.
OEM-szoftverek
Olcsóbb, ha a gépeket szoftverrel együtt vásároljuk meg. A Microsoft Windows 98 például kb. fele annyiba kerül, ha úgynevezett OEM (Originally Equipped by Manufacturer – a gyártó által eredetileg ellátott) szoftverpéldánnyal együtt szerezzük be számítógépet. De volt már példa olyan akcióra is, ahol az Office 2000-hez lehetett HP-géppel együtt olcsóbban hozzájutni. (Vagy ha úgy tetszik, HP-géphez lehetett olcsóbban hozzájutni Office csomaggal együtt.) Tény, hogy az OEM-termékek nem élveznek akkora támogatottságot, mint a díszes gyári dobozban kapható, részletes felhasználói kézikönyvvel ellátott "dobozos" termékek. De az a felhasználó, aki nem vásárol a géppel együtt operációs rendszert, és utólag akarja legalizálni a feltelepített lopott szoftverét, jóval drágábban teheti meg, mintha eredetileg, géppel együtt vásárolta volna a programcsomagot. (Ez akkor igaz, ha eltekintünk a nagyobb szoftvercégek legalizálási akcióitól...)
Licencvásárlások
E helyütt nem lehet részletesen kitérni a szoftvervásárlás és -felhasználás rejtelmeire, de mindenképpen említést érdemel a többfelhasználós jogok, úgynevezett "licenc"-ek vásárlásának lehetősége, amikor fizikailag nem kell a terméket birtokolni, hanem a használat jogát vásároljuk meg. Ez a megoldás megkíméli a felhasználót attól, hogy többszörösen megvegye (az összes gépére) a szoftverpéldányt.
Keress megbízható szakembert!
Senkitől nem várható el, hogy naprakész ismeretei legyenek a számítástechnika világában. Ez a leggyorsabban fejlődő iparág mind hardver, mind szoftver tekintetében. Sajnálatos módon ráadásul a legbonyolultabb berendezésekről van szó. Egy porszívót, egy televíziót viszonylag könnyű kiválasztani néhány műszaki paramétere és az ára alapján. Bele kell nyugodni, hogy egy számítógépnél, egy szoftverrendszernél ez nem így van. Nincs más választásunk, mint megbízni egy cégben, egy szakemberben, aki segítségünkre lehet.
MS OFFICE 2000
A szoftverek között külön említést érdemel a Microsoft Office programcsomag, amely a legelterjedtebb irodaautomatizálási rendszer, és amelynek legújabb képviselője az 1999 őszétől kapható Office 2000.
Az Office 2000 programcsomagra jellemző, hogy elődeihez hasonlóan különböző kiadásokban látott napvilágot. Ezek a kiadások az Office 2000 más-más komponenseit tartalmazzák. A számunkra legfontosabb, és a korábbi verziókban is meglévő programokat az úgynevezett Standard kiadás tartalmazza. Ennek elemei: a szövegszerkesztő (Word 2000), a táblázatkezelő (Excel 2000), a bemutatókészítő (Power Point 2000) és az "elektronikus titkárnő" (Outlook 2000)".
A Professional kiadás magában foglalja még az adatbázis-kezelőt (Access 2000), a kiadványszerkesztőt (Publisher 2000) és az "egyebeket" is (Small Business Tools). Végül a Small Business Edition a Professional összes elemét tartalmazza, kivéve a Power Point 2000-et és az Access 2000-et.
Word 2000
A szaksajtó a talán a leggyakrabban használt programkomponensről, a Word 2000-ről kedvező képet festett a Word 97-tel történő összehasonlítása során. A kapcsolódó cikkek szerint a Word 2000 megbízhatóbb, az internetes munkát jobban támogatja, vagyis összefoglalva: könnyebben használható program, mint az elődje. A számos apróbb újítás mellett az alapfunkciókat is továbbfejlesztették, vagyis a javítási és formázási feladatok terén is történt előrelépés. Sokkal könnyebb lett például egy szó szinonimáinak megkeresése, vagy gyakori elgépeléseink automatikus javítása. Egyszóval, a Word 2000 többet tud az elődeinél.
Titkárnők szövegszerkesztője
Kérdés, hogy a felkínált funkciók közül vajon hányat használ mondjuk egy titkárnő. Az új szolgáltatások melyikét fogja észrevenni, és rendszeresen alkalmazni egy átlagos felhasználó? A titkárnők szövegszerkesztője egyébként rendkívül fontos része a vállalati informatikának, például – kicsit sarkítva fogalmazva - előfordulhat, hogy a teljes vállalati gépparkot a szövegszerkesztők miatt kell lecserélni. Ugyanis, ha nem frissítik rendszeresen az alkalmazásokat, akkor a cég előbb-utóbb egyre több olyan dokumentumot kap, amelyet képtelen beolvasni az "elavult", 2-3 éves programjaival. Az alkalmazások cseréje viszont sokszor megköveteli az operációs rendszerek cseréjét is, az újabb operációs rendszerek viszont mindig több erőforrást igényelnek, és csak fejlettebb gépeken működnek...
Olyan piacról van tehát szó, ahol a hardver- és szoftvergyártók egymással futnak versenyt, a talpon maradásra egyetlen esély kínálkozik: az előremenekülés. Ne feledjük, hogy a processzorok sebessége néhány évenként megduplázódik, és hasonló ütemű növekedés mondható el a gépek memóriájáról és háttértárolójáról. Ez a szédületes fejlődés nem mindig kedvező a felhasználóknak: kétségtelen ugyan, hogy az újabb szoftverek többet tudnak elődeiknél, azonban azt is látni kell, hogy a felhasználónak nincs is más választási lehetősége, mint hogy "haladnia kell a korral". Ez pedig nagy anyagi ráfordítást igényel. Jelenleg a Microsoft Office 2000-nél tartunk, de meggyőződésem, hogy a DOS-alapú Word 5.0 vagy 5.5 verziójú szoftver a szövegszerkesztési igényeket 2000-ben is kielégítené az esetek jelentős részében.
