Egységes nyilvántartás
Az egészségbiztosítási, a nyugdíjbiztosítási és a magánnyugdíjrendszer működése érdekében olyan egységes nyilvántartás működik, amely biztosítja a befizetések nyilvántartását, beszedését és az ellátások megállapításához szükséges adatokat. A nyilvántartás adatai közhitelesek. Az ezekkel szembeni ellenbizonyításnál azonban kizárólag a foglalkoztatónál vagy a biztosítottnál keletkezett eredeti iratok, okmányok vagy azok hiteles másolata bír bizonyító erővel.
A nyilvántartás tartalmazza a foglalkoztatók és a biztosítottak által az Tbj.-ben előírt kötelezettségeik teljesítésével szolgáltatott mindazon adatot, amelyből megállapítható a biztosított javára megfizetett, illetőleg a tőle levont járulék alapja, összege, a biztosítási jogviszony időtartama, valamint a biztosítottat megillető ellátások megállapításához szükséges adat.
Személyes adatok
Az igazgatási szervek az alábbi személyes adatokat tarthatják nyilván és kezelhetik:
- személyi adatok (név, leánykori név, anyja neve, születési hely, születés éve, hónapja és napja, taj-szám),
- családi állapot, állampolgárság,
- lakóhely (tartózkodási hely),
- foglalkozás, munkahely, munkakör, tevékenység,
- a rokkantság fokára, az egészségi állapotra, továbbá az élettársra, az eltartott hozzátartozói minőségre és taj-számára vonatkozó olyan adatok, amelyek a társadalombiztosítási ellátás megállapításához szükségesek,
- jövedelemre vonatkozó adatok.
Az igazgatási szerv, valamint a társadalombiztosítási feladatokat ellátó foglalkoztatók és egyéb szervek nem társadalombiztosítási szerv és természetes személy részére csak törvény, illetve törvény felhatalmazása alapján – a felhasználás céljának és jogalapjának egyidejű megjelölése mellett – jogszabályban meghatározott módon szolgáltathatnak adatot.
A bíróságok, az ügyészségek, a bűnüldözés és a büntetés-végrehajtás szervei, valamint a nemzetbiztonsági szolgálatok feladataik ellátása érdekében – a rájuk vonatkozó törvényekben meghatározott célok és feltételek teljesülése esetén – e törvény felhatalmazása alapján – a taj-szám kivételével – a nyilvántartásba felvett adatok teljes körének igénylésére jogosultak. A rendőrség és a büntetés-végrehajtás szervei a fogvatartottak tekintetében jogosultak a taj-szám igénylésére is.
A nyilvántartásba vett adatokból
- az állami adóhatóság az adókötelezettség ellenőrzése érdekében a személyi adatok, a lakóhelyre, a foglalkozásra, a munkahelyre, a munkakörre, a tevékenységre, illetve a jövedelemre vonatkozó adatok,
- a munkaügyi és szociális igazgatás szervei az ellátás megállapítása, folyósítása, munkaügyi ellenőrzés céljából a taj-szám alkalmazásával a személyi adatok, a családi állapotra, az állampolgárságra, a lakóhelyre, a foglalkozásra, a munkahelyre, a munkakörre, a tevékenységre, illetve a jövedelemre vonatkozó adatok,
- az egészségügyi ellátást nyújtó szervek (személyek) az egészségügyi szolgáltatói feladataik ellátása érdekében a taj-szám alkalmazásával a személyi adatok, a családi állapotra, az állampolgárságra, a lakóhelyre, a foglalkozásra, a munkahelyre, a munkakörre, a tevékenységre, illetve a rokkantság fokára, az egészségi állapotra, továbbá az élettársra, az eltartott hozzátartozói minőségre vonatkozó adatok.
A gazdasági kamarák és a cégbíróságok a rájuk vonatkozó törvényben meghatározottak szerinti adatok igénylésére jogosultak.
Az adatok statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai célú felhasználásra – személyazonosításra alkalmatlan módon – átadhatók. A fentieken túlmenően az adatok továbbításának csak akkor van helye, ha ahhoz az érintett írásban hozzájárult.
A társadalombiztosítási nyilvántartásba az érintett betekinthet, s felvilágosítást kérhet a nyilvántartott adatairól.
Az igazgatási szervek, továbbá a társadalombiztosítási feladatokat ellátó foglalkoztató, illetőleg egyéb szerv vezetője a polgárok személyes adatai védelméért való felelősségének körében köteles olyan technikai és szervezési intézkedéseket tenni, ellenőrzési rendszert kialakítani és adatvédelmi szabályzatot kiadni, amely biztosítja az adatvédelmi követelmények teljesülését.
Foglalkoztatói nyilvántartás
A foglalkoztatót (ideértve az egyéni vállalkozót és az egyéb szervet is) nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettség terheli.
Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság, valamint az Országos Egészségbiztosítási Pénztár területi igazgatási szervei felhívására, megkeresésére 15 napon belül kell teljesíteni az adatszolgáltatást. Az igazgatási szervek nem kérhetik olyan adat ismételt közlését, amely a kötelezett bejelentésében, bevallásában már szerepelt. Nem vonatkozik ez a tilalom a járulék és hozzájárulás fizetésére kötelezett jövedelemadataira, ha azt az illetékes adóhatóságtól kérik.
Magán-nyugdíjpénztári tagok bejelentési kötelezettsége
A pályakezdő (az a természetes személy, aki első ízben 1998. június 30-át követően létesít társadalombiztosítási viszonyt keletkeztető jogviszonyt, és ebben az időpontban még nem töltötte be a 42. életévét; pályakezdőnek minősül az is, aki oktatási intézmény nappali tagozatán – iskolarendszerű képzés keretében – folytatott legutolsó tanulmányai megszűnését követően első ízben létesít társadalombiztosítási viszonyt keletkeztető jogviszonyt, és ebben az időpontban még nem töltötte be a 42. életévét; munkaviszonynál az egyébként pályakezdőnek minősülő személy dönthet úgy is, hogy ne tekintsék pályakezdőnek) a biztosítottá válásától számított 15 napon belül köteles bejelenteni a foglalkoztatójának az általa választott magánnyugdíjpénztár megnevezését, címét, bankszámlájának számát. Ugyanez a kötelezettség terheli azt is, aki a tagságra kötelezett pályakezdővel szemben önkéntesen csatlakozik a magánnyugdíjpénztárhoz.
A magánnyugdíjpénztárhoz való csatlakozás visszavonása esetén a magánnyugdíjpénztár – a foglalkoztató egyidejű tájékoztatása mellett, a biztosított személyi adataira és taj-számára hivatkozással – a visszavonási kérelem kézhezvételétől számított 60 napon belül átutalja a biztosított egyéni számláján nyilvántartott összeget a Nyugdíjbiztosítási Alap javára, és az átutalásról bevallást nyújt be. A bevallás havi bontásban tartalmazza a biztosított egyéni számláján jóváírt összeget.
Társadalombiztosítási egyéni nyilvántartás
A foglalkoztató oly módon köteles nyilvántartásba venni a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait, és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek a törvényben előírt adatok. A nyilvántartásba vétel elmulasztása miatt a foglalkoztatót – a nyilvántartásba nem vett személyenként – az Art. szerint megállapítható mulasztási bírság terheli.
A foglalkoztató köteles olyan nyilvántartást vezetni a biztosítottakról – az egyéni vállalkozó pedig a biztosítással összefüggő adatairól -, amely tartalmazza
- a biztosított nevét és személyi adatait,
- társadalombiztosítási azonosító jelét,
- a foglalkoztató adatait,
- a biztosítási időre és a szolgálati időre vonatkozó adatokat,
- a biztosítottól levont járulékok alapját és összegét, továbbá
- a biztosított után fizetett tételes összegű egészségügyi hozzájárulást.
A foglalkoztató minden év végén lezárja, archiválja a nyilvántartást, és arról a tárgyévet követő február 20-áig adatszolgáltatást teljesít az Országos Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság területi igazgatási szervének. A nyilvántartás adatairól a foglalkoztató megszűnésekor 30 napon belül, illetőleg – ha a biztosított vagy annak halála esetén a hozzátartozója nyugdíjigényt terjesztett elő – soron kívül kell teljesíteni az előírt adatszolgáltatást.
Igazolás a biztosított részére
A foglalkoztató - a jövedelemigazoláshoz csatoltan – a tárgyévet január 31-éig köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást kiadni a biztosított részére a tárgyévben levont járulékok (tagdíj) összegéről és az azok alapjául szolgáló jövedelmekről. A biztosítással járó jogviszony év közbeni megszűnésekor az igazolást soron kívül ki kell adni.
Szoftverek, nyomtatványok
Az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság, valamint az Országos Egészségbiztosítási Pénztár területi igazgatási szerve a foglalkoztatók rendelkezésére bocsátja a nyilvántartás vezetéséhez szükséges számítógépes programot és informatikai utasítást. A foglalkoztató az adatszolgáltatási nyomtatványon is teljesítheti a nyilvántartást, amit az igazgatási szerv köteles elfogadni. A nyilvántartás elektronikus vagy optikai adathordozón is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja a nyilvántartás összes adatainak késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetőleg kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
