A hatósági eljárások közös szabályait az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. törvény (Áe.) foglalja össze. Ez a törvény nem tartalmazza valamennyi közigazgatási eljárástípust, de megismerhetők belőle a valamennyi hatósági ügyintézésre vonatkozó rendelkezések.
Az Áe. hatálya
Az Áe. hatálya nem terjed ki a szabálysértési és az állampolgársági eljárásra [Áe. 3. § (7) bekezdés], s csak szubszidiárius (helyettesítő) jelleggel érvényesül azokban az esetekben (honvédelmi, társadalombiztosítási és családvédelmi, adó-jövedéki és vámigazgatási, ingatlan-nyilvántartási és iparjogvédelmi ügyek, a tisztességtelen piaci magatartás tilalmáról és a versenykorlátozásról, az árak megállapításáról, a biztosítóintézetekről és a biztosítási tevékenységről, a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról, az értékpapírok forgalomba hozataláról, a befektetési szolgáltatásokról és az értékpapírtőzsdéről, az önkéntes kölcsönös biztosítópénztárakról, valamint a magánnyugdíjról és a magánnyugdíjpénztárakról szóló törvényben meghatározott, valamint az atomenergia alkalmazása körébe tartozó tevékenységekre vonatkozó ügyek), amelyekben jogszabály eltérő rendelkezése alapján kell az Áe. előírásait alkalmazni [Áe. 3. § (6) bekezdés].
Államigazgatási ügy
Az Áe. hatálya alá tartozó államigazgatási ügy (a továbbiakban: államigazgatási ügy) minden olyan ügy, amelyben a közigazgatási szerv az ügyfelet érintő jogot vagy kötelességet állapít meg (például építési engedélyt ad ki, adófizetésre kötelez), adatot igazol (például anyakönyvi kivonat másolatát kiadja), nyilvántartást (például ingatlan-nyilvántartást) vezet vagy hatósági ellenőrzést végez (ilyen például az ÁNTSZ vizsgálata a vendéglátóegységet üzemeltetőknél a higiénés állapotok minősítésére).
Az államigazgatási ügyek intézése hatósági jogkörben történik. A hatósági jogkör a hatósági (külső) eljárásban az ügyféllel szemben kikényszeríthető döntés meghozatalát teszi lehetővé [Áe. 3. § (3) bekezdés].
Az államigazgatási ügy jellemzője tehát, hogy intézése során az eljáró szerv közhatalmi jogosítványával élve, egyoldalú akaratnyilvánítás révén hozza meg döntését, amely az ügyfél számára jogot vagy kötelezettséget állapít meg, amelyek megvalósulása, illetve teljesítése érdekében – önkéntes ügyféli jogkövetés hiányában – a hatóság a határozatában kilátásba helyezett szankció alkalmazása révén, állami kényszert vesz igénybe.
Nem minősül államigazgatási ügynek, ha az államigazgatási szerv polgári jogi jogviszonyban vesz részt (például közterület-használati tulajdonosi hozzájárulást ad a karácsony előtti fenyőfa-árusításra), munkajogi, köztisztviselői, közalkalmazotti vagy szolgálati viszony keretében állapít meg jogot, kötelezettséget (például a képviselő-testület kinevezi a jegyzőt), illetőleg az államigazgatási szerv büntetőeljárás keretében jár el (például ügyészségi, rendőrségi, nyomozati intézkedéseket tesz).
Az ügyfél
Ügyfél az a magánszemély, jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező más szervezet, amelynek jogát vagy jogos érdekét az ügy érinti. Az ügyfél jogai megilletik azt a szervet is, amelynek feladatkörét az ügy érinti [Áe. 3. § (4) bekezdés].
Magánszemély
Magánszemélynek a természetes személy minősül, vagyis a létező ember, ideértve a méhmagzatot is (az élve születés feltételével).
Jogi személy
Jogi személyen a Polgári Törvénykönyv (Ptk.) szabályai értelmében a jogilag meghatározott cél elérésére létrehozott olyan szervezetet értjük, amely jogszabály által elismert szabályzat (alapszabály) alapján működik, elkülönített vagyona van, és jogi cselekményeiért önálló vagyoni felelősséggel tartozik. A jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet (például jogi személy belső szervezeti egysége, közkereseti társaság) is lehet ügyfél az államigazgatásban.
Az ügybeni érdekeltség
Az ügybeni érdekeltség fogalma átalakulóban van, a korábbinál szélesebb körben indokolt elismerni az első fokú közigazgatási eljárásban ügyfélként el nem járt személy ügybeni érdekeltségét. A Legfelsőbb Bíróság egyik eseti döntésének indokolása szerint a közigazgatási jogviszony alanya – a hatóságon kívül – nemcsak a jogviszonyban aktívan részt vevő, kérelmet előterjesztő fél lehet, hanem a vele szemben álló, olyan ellenérdekű fél is, akinek jogát vagy jogos érdekét, illetve feladatkörét az ügy érinti (Legfelsőbb Bíróság Kfv. III. 28127/1995. - KGD 1997. évi 1/51. sz.). Így például az építési engedélyezési eljárásban nemcsak az építtető (az engedélyt kérő), hanem annak szomszédja is ügyfél, hiszen az építési engedély kiadása az építtetővel szomszédos ingatlan tulajdonosának jogos érdekét minden esetben érintheti.
Az ügyfél jogai és kötelezettségei
Az ügyfél főbb jogai az államigazgatási eljárásban a nyilatkozattételi jog [Áe. 27. § (1) bekezdés], a jogorvoslathoz való jog [Áe. 2. § (6) bekezdés], a törvény előtti egyenlőség [Áe. 2. § (5) bekezdés], az anyanyelv használatának joga [Áe. 2. § (5) bekezdés], az iratokba való betekintés joga [Áe. 41. § (3) bekezdés], az iratokról másolat készítési jog, az ügyfél jelenlétének lehetősége a tanú, a szakértő meghallgatásánál vagy a szemlén [Áe. 36. § (3) bekezdés].
Az ügyfél alapvető kötelessége a jóhiszemű közreműködés [Áe. 2. § (6) bekezdés] az eljárásban.
A hatóság kötelezettségei
A hatóság ügyféllel szemben fennálló alapvető kötelessége (amely egyúttal az ügyfél jogát is jelenti) az ügyfél tájékoztatása jogairól és kötelességeiről [Áe. 27. § (2) bekezdés]. Így például arról, hogy
- ha az ügyfél kéri, a szóban előterjesztett kérelemből a hatóság köteles jegyzőkönyvet felvenni [Áe. 17. § (1) bekezdés];
- az ügyben hozott határozat ellen van-e, és milyen jogorvoslati lehetőség [Áe. 43. § (1) bekezdés b) pont];
- az ismeretlen helyen tartózkodó vagy önállóan eljárni nem tudó ügyfél részére a gyámhatóság ügygondnokot rendel ki stb.
Ha nem jó a nyomtatvány
A bírói gyakorlat szerint a nyomtatványon bejelentett igény esetében is tájékoztatni kell a felet jogairól és kötelességeiről, így a nyomtatvány téves megválasztásáról. Ilyenkor fel kell hívni a kérelmezőt a megfelelő nyomtatvány használatára, így biztosítva a kérelmező jogainak érvényesítését (Legfelsőbb Bíróság Kfv. X. 25627/1994. sz. ügyben hozott döntés – KGD 1996. évi 8-9. szám).
Gyorsaság, egyszerűség
A hatósággal szemben felállított további követelmény az egyszerűség, amely abban jut kifejezésre, hogy a szabályok közérthetőek, lehetőség van egyszerűsített határozat kiadására, telefonon történő idézésre, jegyzőkönyv helyett hangfelvétel készítésére, rövidített ügyintézési határidők megállapítására stb. A gyorsaság és az egyszerűség természetesen nem mehet a törvényesség rovására, nem teheti az ügyintézést sablonossá, nem vezethet odáig, hogy a konkrét esetre vonatkoztatott, meggyőző erejű indokolás helyett a hatóság olyan határozat-mintákat alkalmazzon, amelyeken csak az ügyfél nevét változtatja meg, de sem a tényállás egyedi elemeit, sem pedig az egyéni mérlegelés indítékait nem fejti ki.
