A tényállás tisztázása
Az államigazgatási eljárásban a közigazgatási szerv az ügyfelek részére jogot, kötelezettséget állapít meg, adatot igazol, nyilvántartást vezet, hatósági ellenőrzést végez. Ahhoz, hogy mindezek érdekében döntést hozzon, tisztáznia kell a tényállást. Enélkül a közigazgatási szerv semmilyen döntést nem hozhat. Az államigazgatási eljárás törvényessége, szakszerűsége, eredményessége nagymértékben attól függ, hogy a tényállást körültekintően állapították-e meg. Mind a jogorvoslati eljárás, mind a végrehajtási eljárás megelőzhető a legtöbb esetben, ha a gondosan lefolytatott tényállás tisztázását követően megalapozott döntés születik.
A tényállás tisztázása a konkrét egyedi ügy jogilag releváns tényeinek, körülményeinek a pontos megállapítását, feltárását jelenti. Jogszabálysértő, ha a hatóság a tények felderítése nélkül, a mérlegelés indokait nem feltárva hoz határozatot.
Az eljárások többségében a tényállás tisztázásához csak néhány tény, adat megismerése és azok meglétének, valamint valódiságának bizonyítása szükséges. Általában ezek az adatok már az eljárás indításakor rendelkezésre állnak. Más esetekben a tényállás tisztázásához bizonyítási eljárást kell lefolytatni, amely történhet hivatalból vagy kérelemre.
Bizonyítási eljárás
A bizonyítási eljárás célja a döntés szempontjából jelentős tények megállapítása, vagyis a tényállás tisztázása. A tényállás tisztázása a közigazgatási szerv kötelessége, de a döntéshez szükséges tények feltárása és bizonyítása a hatóság és az ügyfél együttes tevékenységét igényli. Az eljárás során igénybe vehető bizonyítási eszközök a tanú, a szakértő, az okirat, a szemle, valamint az ügyfél személyes előadása.
Határozat
A közigazgatási szerv mind az ügy érdemében, mind az eljárás során eldöntendő kérdésekben határozatot hoz [Áe. 42. § (1) bekezdés]. Ehhez igazodva megkülönböztetünk érdemi és közbenső (eljárási) határozatot. Az érdemi határozat az ügy érdemi eldöntését (például a kérelmező részére a hatóság építési engedélyt ad ki); a közbenső vagy eljárási határozat egy-egy részletkérdés közbeeső, eljárási jellegű eldöntését jelenti (például az eljárás felfüggesztése, a szakértői díj megállapítása, a szakértő elbocsátása az eljárásból).
A határozat tartalma
A közigazgatási határozat tartalmazza
– az eljáró közigazgatási szerv megnevezését, az ügyfél nevét és lakóhelyét, székhelyét, az ügy számát, tárgyának és ügyintézőjének megjelölését (bevezető rész),
– a közigazgatási szerv döntését (rendelkező rész), továbbá a fellebbezés és a bírósági felülvizsgálat lehetőségéről való tájékoztatást (jogorvoslati záradék),
– a megállapított tényállást és az annak alapjául elfogadott bizonyítékokat; az ügyfél által felajánlott, de mellőzött bizonyítást és a mellőzés indokait; az eljárt szakhatóságok megnevezését és azokat a jogszabályokat, amelyek alapján a közigazgatási szerv a határozatot hozta (indokolás),
– a határozat meghozatalának helyét és idejét, a határozat aláírójának nevét, hivatali beosztását és a közigazgatási szerv bélyegzőlenyomatát (záró rész).
A határozat fajtái
Formailag megkülönböztethetünk:
– alakszerű határozatot,
– egyszerű (egyszerűsített) határozatot,
– nem alakszerű határozatot.
Egyszerűsített határozat
Egyszerűsített határozat adható ki, ha a közigazgatási szerv az ügyfél kérelmének helyt ad és az ügyben nincs ellenérdekű ügyfél. Az egyszerű (egyszerűsített) határozat nem tartalmaz indokolást, és mellőzhető az első fokú határozat rendelkező részéből a jogorvoslatról szóló tájékoztatás is.
Az egyezséget tartalmazó vagy jóváhagyó határozatnak szintén nincs indokolása, és jegyzőkönyvbe is foglalható.
Formanyomtatvány
Más esetekben a határozat megjeleníthető formanyomtatványon (például adóív), vagy egyéb módon is (ilyen nem alakszerű határozat például a nemesfém finomságát jelző "próbajel", illetve az űrtartalmat jelző vízszintes fehér csík feltüntetése).
A határozat közlésének módjai
A határozat akkor fejt ki jogi hatást, ha azt az érdekeltekkel közölték. A határozat közlése történhet kézbesítéssel, kihirdetéssel, közszemlére tétellel és távközlési eszköz útján.
Kézbesítés
Főszabály, hogy a határozatot kézbesítés útján (írásban) kell az érdekeltekkel közölni. A kézbesítés rendszerint a postán történik (közönséges levéllel, ajánlott levéllel, tértivevényes levéllel), de előfordulhat az is, hogy a hatóság a saját megbízottja útján kézbesíti a határozatot (például sok községben a hivatalsegéd viszi ki a levelet az érintetteknek).
Ajánlott levélben a nehezen pótolható fontos iratokat kell kézbesíteni. Tértivevényes levélben azok az iratok kézbesítendők, amelyek esetében a kézbesítés megtörténtéről és annak idejéről a közigazgatási szervnek ismeretet kell szereznie, mert ezekhez az adatokhoz jogi hatás fűződik (például idézés nemteljesítése esetén szankció alkalmazásának lehetősége, határozattal szemben jogorvoslat igénybevételének lehetősége stb.). Ez a legbiztosabb kézbesítési mód, mert alkalmas annak megállapítására, hogy a határozatot ki, mikor és hol vette át.
Kihirdetés
A kihirdetés azt jelenti, hogy az ügyintéző a jelen lévő ügyfél előtt ismerteti a határozat tartalmát. A kihirdetés tényét jegyzőkönyvbe kell foglalni. Ha az ügyfél kéri, a kihirdetett határozatot – külön íven megszövegezve – a kihirdetést követő nyolc napon belül írásban is meg kell küldeni az ügyfélnek.
Közszemlére tétel
Ha jogszabály elrendeli, a határozatot közszemlére tétel útján kell közölni. A közszemlére tétel az érintett államigazgatási szerv (például önkormányzat polgármesteri hivatala) hirdetőtábláján – általában tizenöt napig történő – kifüggesztéssel történik.
Közhírré tétel
A közhírré tétel a helyben szokásos módon történik meg. Ez lehet hangosbeszélő, falragasz, helyi sajtó, kábeltelevízió útján történő híradás.
Távközlési eszköz
A határozat távközlési eszköz útján is kézbesíthető (telefon, rádió, telex, távirat, e-mail), ha közveszély vagy életveszély, illetőleg jelentős vagy helyrehozhatatlan kár veszélye áll fenn, és a közigazgatási szerv ilyen típusú ügyben hoz rendelkezést. A határozat közlésének ez a módja csak halaszthatatlanul sürgős esetben fordulhat elő.