(mintaszabályzat)
A vállalkozások számára célszerű a külföldi kiküldetés eljárási rendjét – különösen az ideiglenes kiküldetéseket – saját belső szabályzatban meghatározni. A külföldi kiküldetéssel összefüggő eljárási szabályokat a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, továbbá a kiküldetés elismert költségeiről szóló 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendeletet figyelembevételével kell megalkotni. A továbbiakban példaszerűen bemutatjuk, hogyan kell a külföldi kiküldetés leggyakoribb formájáról – ideiglenes kiküldetés – a vállalkozások által készített belső szabályzatban rendelkezni.
1. A szabályzat hatálya
A külföldi ideiglenes kiküldetéssel összefüggő eljárás rendjéről szóló szabályzat a .............. társaságnál munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre terjed ki.
2. A fogalommeghatározások
A szabályzat alkalmazásában:
- kiküldött: a ................. társaságnál munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy;
- külföldi kiküldetés: a ............ társaság által elrendelt, külföldön történő munkavégzés;
- ideiglenes külföldi kiküldetés: a .................társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyar Köztársaság területén kívüli tartózkodás, ha annak időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos utazás;
- a kiküldetés tényleges időtartama: az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából a menetrend szerinti indulási időpontot megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a törtnapokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat. A fennmaradó rész – amennyiben az legalább 8 óra – egész napnak számít.
3. A külföldi kiküldetések engedélyezésének módja
a) A külföldi kiküldetést .............. engedélyezi.
b) A külföldi kiküldetéssel kapcsolatos lebonyolítási és elszámolási feladatok a .................. hatáskörébe tartoznak.
c) A kiutazáshoz szükséges repülőjegyek, vonatjegyek, vízum, valamint a szállodafoglalás megrendelését a ................ biztosítja.
d) A kiküldetési igények bejelentése kiutazásonként a kiküldetési engedély kitöltésével, az illetékes ............ ellenjegyzése után a .................... által engedélyezett az utazás időpontja előtt legalább ... nappal előbb történik.
e) A kiutazási engedélynek tartalmaznia kell a kiküldetés célját, helyét, a kiküldött személyek nevét, beosztását, az utazás várható költségkihatását, valamint a költség- és devizavállalókat.
f) A kiküldetésre vonatkozó "Kiutazási engedély"-t az utazási ellátmány biztosítása érdekében legalább ... munkanappal a kiutazást megelőzően kell leadni a .......................... részére.
g) A hivatalos külföldi utazásokhoz szükséges útlevél kiváltása vagy meghosszabbítása a kiküldött saját költségére történik.
4. A kiküldetéssel kapcsolatban elszámolható költségek
A kiküldött a külföldi kiküldetéssel összefüggésben:
- napidíjban részesül,
- a szállásköltség, az utazási költség és az egyéb dologi kiadások pedig megtéríthetők a számára.
(A napidíj összegét és az egyes országok szerinti pénznemét a szabályzat mellékletében célszerű rögzíteni. A kiutazó szállásköltség-térítését előleg formájában – a napidíj meghatározott százalékában – javasoljuk biztosítani utólagos elszámolási kötelezettséggel. Fontos megjegyezni, hogy a szállásköltség csak számla alapján számolható el. A dologi költségekre, amelyeket ugyancsak számla alapján lehet megtéríteni, előlegként a napidíj meghatározott százaléka adható.)
5. Külföldön felmerülő – számla alapján – elszámolható költségek
- Utazási költség – célországon belül – helyközi járatra (városi közlekedésre nem),
- utazáshoz kapcsolódó biztosítások,
- külföldi taxi célállomásonként (repülőtér-szálloda, illetve szálloda-repülőtér közötti út),
- hivatali célból felmerült telefon- és telefaxköltség,
- repülőtéri vagy egyéb illeték igazolás alapján,
- saját személygépkocsi használatával összefüggő költségek (a saját személygépkocsi használata esetén a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság figyelembevételével a 60/1992. Korm. rendelet szerinti, a gépkocsi üzemanyag-fogyasztási normája és az APEH által közzétett üzemanyagár, valamint 3 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség eseti kiküldetési rendelvény alapján, ennek hiányában költségtérítés számolható el),
- parkolási és autópályadíj,
- a rendezvény részvételi díja.
6. Belföldön – forintban felmerülő – elszámolható költségek
- A lakóhely és az indulási hely közötti út taxiköltsége vagy a reptéri minibusz oda-vissza útjának költsége,
- vízumköltség (az utazás elrendelését követően automatikus),
- belföldön megvásárolt menetjegy,
- utólagos repülőtéri felár vagy illeték,
- a saját személygépkocsi használatával összefüggő költségek (a saját személygépkocsi használata esetén a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság figyelembevételével a 60/1992. Korm. rendelet szerinti, a gépkocsi üzemanyag-fogyasztási normája és az APEH által közzétett üzemanyagár, valamint 3 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség eseti kiküldetési rendelvény alapján, ennek hiányában költségtérítés számolható el).
7. A kiküldetés teljesítésének igazolása
a) A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését a kiküldetést engedélyező .............. igazolja.
b) A külföldi kiküldetést követően a kiküldött köteles a munkájáról – 15 munkanapon belül – útijelentést készíteni és azt a kiküldetést engedélyezővel (elrendelővel) jóváhagyatni.
c) A jóváhagyott útijelentés egy-egy példányát a kiküldött a .... szervezethez köteles eljuttatni.
8. A kiküldetéssel összefüggő pénzügyi elszámolások módja
a) Az engedélyezett külföldi kiküldetés esetén a ............... szervezet a napidíjat, illetve a szállásköltség és a dologi kiadások előlegét a kiutazó egyéni folyószámlájára átutalja vagy részére készpénzben átadja.
b) A fizetendő napidíjból adómentes: a napidíj 30 százaléka, legfeljebb napi 10 USD-nek megfelelő forintösszeg. A munkaviszonyban álló dolgozók esetében a napidíj adómentes részét meghaladó összeg munkabérnek számít, amely a hatályos Szja-tv. értelmében adóköteles jövedelem. Ebből az adóelőleget a tárgyhavi munkabérből vagy a napidíj forintra átszámított összegéből kell levonni.
c) A munkajogi állományba nem tartozó (külsős) személyek esetén a napidíj adóköteles részéből a 40 százalékos adóelőleget, vagy ha a magánszemély írásban nyilatkozik, hogy az adóévben az összevont adóalapot képező jövedelme várhatóan nem haladja meg az 1 millió forintot, akkor a jövedelem adótábla szerinti adóját kell levonni.
Az adóelőleget mindkét esetben csökkenti a jövedelemmel kapcsolatos nyugdíjjárulék engedménye.
d) A kiküldött az ellátmány felvételével egyidejűleg köteles az adóelőleget a házipénztárba befizetni, ellenkező esetben az adóelőleget a napidíj forintra átszámított összegéből kell levonni. (A forintra történő átszámításnál a kifizetés napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB devizaárfolyamot kell figyelembe venni.)
e) Az előleggel, kifizetésekkel a kiküldetés befejezését követő 30 napon belül kell a ...................... szervezetnél elszámolni. Az elszámolás valutában és forintban, a "Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás" céljára rendszeresített nyomtatványon történik. (A tényleges kiadást, illetve a valuta visszafizetését igazoló számlákat, illetve a Kiutazási engedélyt a "Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás" nyomtatványhoz csatolni kell.)
Lucz Zoltánné
