Közismert tény, hogy a jogszabályi változások mértéke a gazdasági jog területén meghaladja az egyszerű földi halandó általi emészthetőség szintjét. Könnyű belátni, hogy a könyveinket vezetők sem mások mint egyszerű halandók, esetleg közülük jó páran veszik a fáradságot és igyekeznek lépést tartani e változásokkal, s megfejteni, megérteni a jogalkotó kificamodott nyelvezetét. A tájékozódást, az értelmezést segítik a különféle szakkiadványok, könyvek, újságok, előadások, konferenciák. Aki nem jogalkotó és nem szakértője az egyes gazdasági jogi szakterületnek, nem lehet meg a fenti segédeszközök rendszeres igénybevétele nélkül.
A KÖNYVELŐ
A kókler
Egyes szakértők szerint vannak könyvelők, és vannak úgynevezett leíró könyvelők. Az előbbiek veszik maguknak a fáradságot az állandó és folyamatos tájékozódásra, önképzésre a fentiek szerint. Az utóbbiak viszont arról ismerhetők fel, amit a megjelölésükre használt fogalom fed: gond nélkül leírnak, illetve beírnak mindent a könyvekbe, amit megkapnak. "Előnyük", hogy az átlagos könyvelési díjnál olcsóbban dolgoznak. Velük fordul elő az is, hogy nagy szakértelmük ellenére a külső ellenőrzések rendre hibát találnak, amelyért maguk semminemű felelősséget nem vállalnak, különösen anyagi felelősséget nem. Találkoztam olyan leíró-könyvelő céggel, ahol egyetlen éves beszámoló sem készült, az adóbevalláshoz viszont nagyon jól értett a főnök. Mivel kicsi a komplex ellenőrzés esélye az adóhatóság részéről, így sokáig húzhatták és húzzák ma is, mert mindig lesznek olyanok, akik nagyon olcsón szeretnék megúszni a könyvelést. Ezek azok a könyvelők, vállalkozások, akik szerződés nélkül dolgoznak, akik úgymond nem akarják terhelni a vállalkozót a "bonyolult részletekkel", ők csak várják a bizonylatokat és "könyvelik" azokat. "Tanácsot" is adnak, egyesek külön díjazásért, de milyet!? Álljon itt egy gyöngyszem, amit egy leíró-könyvelő cég vezetőjének szájából hallottam a közelmúltban. A vállalkozó az iránt érdeklődött, mit kell tennie, honnan tudja meg, mit kell változtatnia az ITJ-k vámtarifaszámra változása kapcsán. Válasz: Hát én azt tenném a helyedben, hogy bemennék egy ilyen szakmai könyvesboltba, és kinézném a könyvből azt, ami engem érint, és még csak pénzedbe sem kerül. Én is ezt szoktam csinálni, ha engem érint!
A magvas és színvonalas magyarsággal előadottakhoz nem fűzök megjegyzést.
A szakember
Láthattuk, miről ismerhető fel a kókler. Nézzük, miként állapíthatjuk meg könyvelőnkről, könyvelőcégünkről, hogy színvonalas szolgáltatót választottunk.
Elöljáróban le kell szögezni, hogy amiről itt szólok, az kis- és közepes vállalkozások könyvelésére vonatkozik. Igaz ez általánosságban, annak ellenére, hogy a társaság tevékenységi köre jelentősen befolyásolja a forgalmi nagyságrendet, azaz a forgalom nagysága nincs direkt kapcsolatban a könyvelendő tételek nagyságrendjével. Ugyanakkor vannak olyan mérethatárok – egzaktan nem meghatározhatók –, amelyeknél célszerű saját alkalmazottat, alkalmazottakat foglalkoztatni könyveink vezetésére.
Általános gyakorlat, hogy a pénzügyi folyamatok rendezését a társaság végzi, és bizonyos (vagy teljes mértékű) előrendezését is elvégzik a könyvelésre átadandó bizonylatoknak. Ugyanakkor le kell szögezni, hogy a könyvelőcégek is egyre specializálódnak, lásd az önálló bérszámfejtő, társadalombiztosítási ügyintézést végző irodákat.
Szerződéskötés
A rangsorolást elhanyagolva alapvető szempont legyen a kiválasztásnál, a kölcsönös tájékozódás során a szerződéstervezet tanulmányozása. Sem a megbízó, sem a megbízott szempontjából nem fogadható el, ha szerződés nélkül, "hozomra" dolgoztatunk ezen a vállalkozás vitele szempontjából rendkívül lényeges területen. A szerződésből jól meg lehet ítélni a számviteli szolgáltatást nyújtó vállalkozót. Mit tartalmazzon minimumfeltételként a könyvelővel kötendő szerződés?
A tiszta, jól áttekinthető forma eleve feltétele a korrekt együttműködésnek. Egyértelműen ki kell derülni, hogy:
– mi a szerződés tárgya – bérkönyvelés, bér- és tb-ügyintézés stb.;
– miként - milyen előrendezettséggel – kell átadni a bizonylatokat;
– milyen bizonylatokat, milyen határidőre kell leadni;
– mi a következménye a késedelmes teljesítéseknek (a megbízó és megbízott oldalán egyaránt);
– miként van, egyáltalán van-e dokumentálva a bizonylatátadás;
– miként és hol őrzik a bizonylatokat;
– mit fed a megrendelt szolgáltatás és mennyi a szolgáltatás díja;
– milyen egyéb szolgáltatást kapunk a díjért – például havonta rövid, összegző elemzés vállalkozásunk teljesítményéről stb.;
– kell-e külön fizetni pl. az éves beszámoló elkészítéséért;
– milyen egyéb szolgáltatást vehetünk igénybe külön díjazásért;
– mi a szolgáltatási díj tartalma (pl.: könyvelt tételszám), és mikor változik a díjtétel;
– igénybe vesznek-e alvállalkozót, és vállalnak-e felelősséget munkájáért;
– milyen felelősséget vállalnak a károkért;
– ki igazolja a teljesítést a megbízó részéről;
– titoktartási kötelezettség vállalása;
– miként és milyen mértékben látják el a megbízó képviseletét az adóhatóság, egyéb hatóságok, szervezetek előtt;
– milyen feltételei vannak a szerződés felbontásának.
A felsorolás csak a leglényegesebb elemeket tartalmazza, amennyiben ezek valamelyike hiányzik, kérni kell beépítését a szerződésbe.
A megbízó tevékenységének ismerete
Hatékonyan könyvelni a megbízó szervezetének, tevékenységének megismerése nélkül nem lehet. Amennyiben a könyvelőnk a cég működéséről, tevékenységéről semmilyen tájékoztatást nem igényel, az legyen számunkra gyanús. Igaz ugyan, hogy vannak standard könyvelési megoldások, de ez nem mentesíti a szolgáltatót, hogy ne keresse, illetve ne akarja megismerni a sajátos összefüggéseket.
A megbízott ismerete
Kérdezzünk rá - ha nem mondják el a bemutatkozás során – a szolgáltató ügyfélkörére, annak tevékenységi jellegére, nagyságára. Nyilván, ha mi vagyunk az egyetlen korlátolt felelősségű társaság vagy az első kiskereskedelemmel foglalkozó cég az ügyfélkörben, az nem tölthet el nagy lelkesedéssel minket.
Kérdezzünk rá és kérjük a szerződés mellékleteként kezelni a könyvelő mérlegképes minősítésének okmányát. Ha adótanácsadást is vállalnak, nem árt, ha megfelelő szakmai képesítéssel is rendelkeznek.
Amennyiben könyvvizsgálatra kötelezettek vagyunk, tisztázzuk, hogy miként biztosítják az adatokhoz, könyvekhez való hozzáférést könyvvizsgálónk részére.
Ne fogadjuk el, hogy az éves beszámoló az egyetlen részünkre átadott írásos dokumentum. Kérjünk legalább negyedévente rövid írásos összefoglalást vállalkozásunk számviteli, pénzügyi helyzetéről. Ne elégedjünk meg a főkönyvi kivonatok "átadásával", hiszen nem értünk annak olvasásához.
Gondoljuk végig józan paraszti ésszel a szerződés felsorolt ismérveinek tartalmát, illetve tisztázzuk azokat, hogy egyezően értsük és követelhessük meg a teljesítést.
Amennyiben mindezek után általános benyomásunk jó, szavazzunk bizalmat könyvelőnknek, mert ez a tevékenység bizalmi elven is nyugszik. Írjuk alá a szerződést, de soha ne menjünk el szó nélkül a figyelmeztető jelek mellett!
A KÖNYVVIZSGÁLÓ
A Cégvezetés című havilapban többször írtunk a könyvvizsgálatról, a könyvvizsgáló helyéről, szerepéről a vállalkozásban, s ez mostani összeállításunknak is szerves részét képezi, így ebben a cikkben erről nem esik szó. Az alábbiakban arról a választásról szólok, amikor az éves beszámoló könyvvizsgálatára keresünk könyvvizsgálót. A kiválasztáshoz azonban nehéz általános tanácsot adni.
Kit válasszunk
Elvben minden könyvvizsgáló – az egyébként magas szintű képzés után elvégzett szigorú és nehezen teljesíthető vizsgán megfelelve – széleskörűen tájékozott, színvonalas szakértőként aposztrofálható. A valóság természetesen ennél differenciáltabb. Közöttük is található gyengén képzett, a változásokat nem vagy felületesen követő "szakértő". A Magyar Könyvvizsgálói Kamara évente kötelező oktatást tart a könyvvizsgálók számára, ezzel is javítva a színvonalat.
Hol és hogyan keressük könyvvizsgálónkat? Általánosan követett módszer az ajánlás, ami nem az egyedül üdvözítő módszer. A könyvvizsgálók szakmai kamarába tömörültek, ami megyei szervezetekre tagozódik. Kérjünk ott tájékoztatást, ingyenesen lehet hozzájutni a területen működő könyvvizsgálók címéhez. A helyi szervezetekről tájékozódhatunk a központban:
Magyar Könyvvizsgálói Kamara
1051 Budapest, Roosevelt tér 7-8.
Levélcím: 1373 Budapest, 5. Pf. 587.
Tel.: 312-4651 és 312-3236
Fax: 312-3236
E-mail: mkk@mail.matav.hu
Web site: www.selectrade.hu/mkkamara/index.htm
A kiválasztás kapcsán tudni kell, hogy a könyvvizsgálók számára mind az üzletkötésre, mind a szerződéskötésre vonatkozóan előírások, ajánlások vannak, törvényi, rendeleti, standardizált működési szabályokba foglalva.
Könyvvizsgálónknak a munka vállalása előtt tájékozódnia kell leendő ügyfelénél. Ekkor méri fel a munka mennyiségét, kockázatát. Ez a találkozás alkalmas arra, hogy megismerkedjünk emberi habitusával, utaló jeleket tapasztaljunk szakmai felkészültségére. A bemutatkozás sokat elárul mindezekből. Nyilván bemutatja cégét, önnönmagát, referenciát ad szóban és/vagy írásban tevékenységéről.
Mivel a könyvvizsgáló cégünk legtitkosabb bugyraiban kutakodik, a kiválasztásnál fontos szerepet kaphat a kölcsönös bizalom, félve írom le: a kölcsönös szimpátia. Sokan idegennek tartják ezt a fogalmat a mi szakmánktól, mert a jó könyvvizsgálónak állítólag észrevétlennek, ködbe veszőnek kell lennie. Magam nem osztom ezt a vélekedést, mert ha én megtehetem, hogy nekem nem tetsző okokból nem kötök szerződést, akkor ez fenn kell álljon bármely okból a másik oldalon is. Az egyéniséget pedig kiradírozni nem lehet. A szimpátia erősítheti a bizalmat, jó értelemben véve kitágítva ezzel a könyvvizsgáló mozgásterét.
Szerződés
Amint a könyvelőknél, a könyvvizsgálóknál is jó támpont lehet a szerződéstervezet vizsgálata, leendő könyvvizsgálónk megítéléséhez. Mivel a szerződés tartalmát szakmai előírások szabályozzák, e helyütt nem részletezem azt. Kiemelem azonban a szerződés megkötésének és felmondásának feltételeit.
Akinek könyvvizsgáltatnia kell éves beszámolóját, a tárgyév végén legalább november végére szerződéssel biztosított könyvvizsgálóval kell rendelkeznie. Erről nagyon gyakran megfeledkeznek a társaságok. Nem elég márciusban keresgélni, sőt nem is célravezető. Ilyenkor a könyvvizsgálók túlterheltek és bizony drágán adják magukat. Aki először kötelezett könyvvizsgálatra, célszerű, ha az utolsó negyedév elején megkezdi a kutakodást leendő szakértője után, és decemberig megköti a szerződést.
Figyeljenek arra, hogy a könyvvizsgálat ideje alatt ne maradjanak semmilyen okból könyvvizsgáló nélkül, ezért ellenőrizzék, tartalmazza e a szerződés a felmondás tilalmát december 1. és május 31. közötti időtartamra!
Amennyiben a könyvvizsgáló első alkalommal dolgozik a társaságnak, célszerű határozott idejű szerződést kötni, amely az auditálással zárul, így egyik félnek sincs mit magyarázkodnia, ha el kívánnak válni egymástól. Amennyiben megfeleltünk egymásnak, úgy határozatlan idejű új szerződést köthetünk könyveink folyamatos könyvvizsgálatára. Elfogadhatatlan, ha a könyvvizsgáló például 3-5 éves határozott idejű szerződést köt. Természetesen azok, akik így (is) dolgoznak, különböző pozitív elemeket emlegetnek, azonban az a tény, hogy a bizalmi viszony megbomlása esetén is fenntartsanak szerződést (mert az csak jelentős anyagi áldozattal bontható fel), elfogadhatatlan. Főleg akkor elfogadhatatlan, ha a szakértő kezdeményezésére jön létre a szerződés. Javaslatom tehát az, hogy folyamatos könyvvizsgálatra határozatlan idejű szerződést kössenek a fentebb említett auditálási időszakra kikötött korlátozással, konkrét felmondási idő megjelölésével.
A könyvvizsgálók egyénileg vagy társaságokban dolgoznak, ez utóbbiak száma egyre nő, koncentráció tapasztalható ezen a téren. Jó tudni, hogy a szerződésben, ha azt könyvvizsgáló társasággal kötik, meg kell jelölni a teljesítést végző könyvvizsgálót, kamarai bejegyzési számának feltüntetésével. A társaságoknak is van bejegyzési számuk, így az eltér a könyvvizsgálóétól.
A könyvvizsgálóknak szakmai felelősségbiztosítással kell rendelkezniük, amelynek minimuma 5 millió forint. Kérjenek erről is tájékoztatást. Várják el, hogy leendő szakértőjük bemutassa fényképpel ellátott igazolványát, és ellenőrizzék annak érvényességi idejét.
A könyvvizsgálat nem olcsó szakértés, ezért amikor a díjazásról esik szó, érdeklődjenek az esetleges ingyenes kiegészítő szolgáltatás felől is.
