Könyvvezetési kötelezettség
A könyvvezetés az a tevékenység, amikor a vállalkozás a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható eseményekről folyamatosan, meghatározott szabályok szerint nyilvántartást vezet és azt a naptári év végével lezárja.
A könyvvezetés kialakítása során fontos a következő alapelvek érvényesítése:
– Teljesség elve, melynek értelmében a vállalkozásnak könyvelnie kell mindazokat a gazdasági eseményeket, amelyek hatással vannak az eszközökre és a forrásokra, a tárgyévi eredményre, illetve azokat a gazdasági eseményeket is, amelyek a tárgyévre vonatkoznak, de a mérleg fordulónapját követően, a mérleg elkészítését megelőzően váltak ismertté, továbbá azokat is, amelyek az előző év gazdasági eseményeiből erednek, az előző évben még nem következtek be, de a mérleg elkészítését megelőzően ismertté váltak. Előfeltétele a bizonylati elv és bizonylati fegyelem szigorú betartása és betartatása, illetve ellenőrzése.
– Valódiság elve, amely a könyvvezetés szempontjából a könyvelt tételek valós, hitelt érdemlő bizonylatokkal való alátámasztását jelenti.
– Világosság elve, amely a könyvvezetés szempontjából alapvetően az ellenőrizhetőség lehetősége megteremtését jelenti.
– Bruttó elszámolás elve, amelyből következik, hogy a befolyt bevételekkel nem csökkenthetők a költségek, a követeléseket nem szabad összevonni a tartozásokkal, a bevételeket bruttó módon kell kimutatni, valamint a "költségtérítés" címén kapott összegekkel nem csökkenthetők a költségek.
A könyvvezetés formái
A számviteli törvény értelmében szoros kapcsolat van a vállalkozás által alkalmazható beszámolási formák és a könyvvezetés módja között. A könyvvezetés alapvetően kétfajta rendszerben: a kettős könyvvitel rendszerében vagy az egyszeres könyvvitel rendszerében történhet.
A beszámolási formák és az alkalmazott könyvvezetési rendszer kapcsolatát az előbbi táblázat szemlélteti.
Beszámolási forma
Könyvvezetés módja
Éves beszámoló
Kettős könyvvitel
Egyszerűsített éves beszámoló
Kettős könyvvitel
Konszolidált éves beszámoló
Kettős könyvvitel
Egyszerűsített mérleg és eredménylevezetés
Egyszeres könyvvitel
Kettős könyvvitel
A kettős könyvvitel bizonylatok alapján egy folyamatos, előre meghatározott rendszerben történő feljegyzési forma a gazdálkodási tevékenységről, az eszközök és források értékében bekövetkezett változásokról, az eredmény meghatározása pedig az elismert teljesítmények és ráfordítások különbségeként történik. Kettős könyvvitellel kell megalapozni minden olyan vállalkozás beszámolóját, amely éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló, illetve konszolidált éves beszámoló készítésére kötelezett.
A kettős könyvvitelt vezető vállalkozások a tulajdonukban, kezelésükben lévő eszközökről és azok eredetét mutató forrásokról, gazdasági eseményekről olyan könyvviteli nyilvántartást vezetnek, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, egyértelmű csoportosításban, áttekinthetően mutatja ki. A könyvvitelben az adatokat pénzértékben kifejezve, bizonylatokkal alátámasztva, hézagmentesen, megszakítás nélkül, időrendi sorrendben kell rögzíteni.
A kettős könyvvitel rendszerében a gazdasági események rögzítése, elszámolása két körben valósul meg. Az egyik az analitikus nyilvántartás, a másik a szintetikus vagy főkönyvi elszámolás.
Az analitikus nyilvántartások keretében a gazdasági események mennyiségi és értékadatait, vagy csak mennyiségi adatait rögzítik a vállalkozás vagyonáról, annak részeiről és változásairól. Jellemző analitikus nyilvántartás lehet a tárgyi eszközök nyilvántartása, a készletnyilvántartás, a vevő és szállító folyószámla-nyilvántartása, a munkavállalók személyenkénti jövedelemelszámolása stb.
Az analitikus nyilvántartások elsősorban a tételes ellenőrzést szolgálják. Az analitika feladata, hogy az egyes gazdasági események okozta változásokat megfelelő összegzés és csoportosítás után úgynevezett főkönyvi feladás formájában bocsássa a főkönyvi elszámolás rendelkezésére.
A szintetikus vagy főkönyvi elszámolás keretében az eszközöket és forrásokat, valamint az ezekben bekövetkezett változásokat úgynevezett főkönyvi számlákon, kizárólag értékben rögzítik, jellemzően az analitika által készített feladások alapján. A főkönyvi elszámolás tehát az értékadatok változását és azok összefüggéseit mutatja.
Mind az analitikus, mind a főkönyvi nyilvántartásnak közvetlen kapcsolatban kell állnia a leltárral, mert az egyes eszközök és források nyilvántartásait a leltár alapján, annak adataiból kell megnyitni, illetve a későbbiekben a meglévő nyilvántartásokat a leltár adatai alapján kell időszakonként egyeztetni.
A leltárak, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások és a beszámoló kapcsolatát az alábbi ábra szemlélteti:
A kettős könyvvitel vezetésére kötelezett vállalkozások a szintetikus (főkönyvi) nyilvántartásaik megalapozásához és egységes szemléletű kialakításához, vezetéséhez számlarendet kötelesek összeállítani, melyet a számviteli törvény egységes számlakeretre vonatkozó előírásait figyelembe véve kell elkészíteniük.
Egyszeres könyvvitel
Az egyszeres könyvvitel a gazdasági események feljegyzését a hitelt érdemlő bizonylatok alapján pénzforgalmi szemléletben, a pénzkiadások és pénzbevételek elszámolására alapozza. Ezek alapján a vagyon alakulását és a pénzügyi helyzetet bemutató egyszerűsített mérleg készítésének lehetőségét teremti meg. Az egyszeres könyvvitel naplófőkönyv és más, a követelményeknek megfelelő pénzforgalmi nyilvántartás keretében valósul meg, ahol a pénzmozgásokat és az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat egy zárt, kötelező egyezőségeket biztosító rendszerben kell elvégezni.
Az egyszerűsített mérleg és az eredménylevezetés adatainak meghatározását az egyszeres könyvvitel nyilvántartásai biztosítják.
A beszámolási és könyvvezetési forma változtatása
A vállalkozásoknak az alábbi esetekben lehet vagy kötelező áttérniük egyik könyvvezetési formáról a másikra:
– általános szabály, hogy a magasabb szintű könyvvezetésre a vállalkozás saját elhatározása alapján bármelyik üzleti év elején át lehet térni, így az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozás saját elhatározása alapján bármelyik év január 1-jével áttérhet a kettős könyvvitelre,
– az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozás köteles áttérni a kettős könyvvitel vezetésére azt az évet követő második év január 1-jével, amikor az éves nettó árbevétele két egymást követő évben meghaladja az 50 M Ft-ot,
– a kettős könyvvitelt vezető vállalkozás az egyszeres könyvvitel vezetésére azt az évet követő második év január 1-jével térhet át, amikor a vállalkozás tevékenységének éves nettó árbevétele két egymást követő évben nem haladta meg az 50 M Ft-ot,
– a kettős könyvvitelt saját elhatározásából vezető vállalkozás akkor térhet át a kettős könyvvitel választását követő második év január 1-jével az egyszeres könyvvitel vezetésére, ha az éves nettó árbevétele két egymást követő évben nem haladja meg az 50 M Ft-ot.
A könyvvezetési forma változásával együtt értelemszerűen megváltozik az alkalmazható beszámolási forma is. Az egyszeres könyvvitelről a kettős könyvvitelre való áttéréskor az egyszerűsített mérleg alapján kell a kettős könyvvitel szabályainak megfelelő nyitómérleget elkészíteni úgy, hogy a mérleg főösszege ne változzon, kettős könyvvitelről az egyszeres könyvvitelre való áttéréskor az éves beszámoló, az egyszerűsített éves beszámoló mérlege alapján egyszerűsített mérleget kell készíteni úgy, hogy a mérleg főösszege ne változzon meg, mindkét esetben ezzel is biztosítva a folytonosság számviteli alapelvének érvényesülését.
Bizonylati elv és bizonylati fegyelem
Minden gazdasági eseményről, műveletről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági események folyamatát tükröző összes bizonylat adatait rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartásokban. A könyvviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményre vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt (általában adótörvények) adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet hiba felfedezésekor előírásszerűen javítottak.
A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket is:
– a pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatainak adatait az éves beszámoló, az egyszerűsített éves beszámoló készítésére kötelezett vállalkozás késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyszerűsített mérleg készítésére kötelezett vállalkozás a készpénzforgalmat érintő bizonylatainak adatait késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket a tárgyhót követő hó 15-ig köteles rögzíteni könyveiben,
– az egyéb gazdasági események bizonylatainak adatait a gazdasági események megtörténte után, legalább negyedévenként, a számviteli politikában meghatározott időpontig (kivéve, ha más jogszabály eltérő rendelkezést nem tartalmaz) kell rögzíteni a könyvekben.
Logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától.
Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor szem előtt kell tartani a világosság számviteli alapelvét. A bizonylatot a gazdasági esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani.
A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei:
– a bizonylat megnevezése és sorszáma,
– a bizonylatot kiállító vállalkozás (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése,
– a gazdasági eseményt elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása, a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása,
– a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen – a gazdasági esemény jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell,
– a megtörtént gazdasági esemény tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és – a gazdasági esemény jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően – értékbeni adatai,
– a külső bizonylatnak tartalmaznia kell többek között az azt kiállító gazdálkodó nevét, címét, adóazonosító számát, a bizonylat címzettjének nevét, címét, a kapcsolódó adó(előleg) alapját és összegét, felvásárlási bizonylatnál a bizonylatot kibocsátó és a felvásárolt terméket átadó aláírását is,
– bizonylatok adatainak összesítésekor az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik,
– a feldolgozási programok azonosító jelzése és az adatállományt azonosító jelzés (technikai, optikai stb. módon előállított adathordozóknál).
A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre ad alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, nyomtatványt kibocsátó vállalkozást terheli. A szigorú számadás alá tartozó bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.
A vállalkozás a beszámolót, az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést, továbbá a naplófőkönyvet, a pénztárkönyvet, valamint más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, az ezeket alátámasztó leltárt és az analitikus, illetve kiegészítő nyilvántartást olvasható formában, legalább 10 évig köteles megőrizni. A számviteli bizonylatot legalább az adó megállapításához való jog elévüléséig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. Ez a megőrzési kötelezettség a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik.
