A számviteli törvény által meghatározott elvek és beszámolókészítési eljárások, valamint a meghatározott könyvvezetési formák, az értékelések és a bizonylatolásra vonatkozó általános előírások csak azokat a kereteket határozzák meg, amelyeken belül a vállalkozásnak saját magának kell megszerveznie, kialakítania és működtetnie belső számviteli rendszerét. Ehhez azonban szükséges a vállalkozáson belül olyan, a törvényhez igazodó, de a vállalkozás sajátosságait is messzemenően figyelembe vevő átfogó szabályozás létrehozása, amely egyértelműen és hosszú távra biztosítja a számviteli tevékenység teljes körű, folyamatos és konzisztens végrehajtását úgy, hogy a vállalkozás mind a törvényi előírásoknak, mind pedig saját információs igényeinek eleget tudjon tenni. Ennek megjelenési formái a számvitel különféle részterületeire vonatkozó, írásos formában elkészített szabályzatok, amelyek a tényleges számviteli tevékenység követelményeként jelennek meg.
Számviteli politika
A számviteli törvény szerint a törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján minden vállalkozásnak – mint legfontosabb és általános érvényű szabályzatot - ki kell alakítania számviteli politikáját. A számviteli politikában azt kell meghatározni és írásba foglalni, hogy a vállalkozás – körülményeire, adottságaira tekintettel – a beszámoló elkészítése és a könyvek vezetése során milyen módon érvényesíti, hajtja végre a számviteli törvény előírásait.
A számviteli politika célja, hogy a vállalkozásnál olyan számviteli információs rendszer működjön, amelynek alapján megbízható és valós információkat tartalmazó beszámolót lehet összeállítani. A vállalkozás számviteli politikájában határozza meg a gazdálkodására jellemző azokat a szabályokat, előírásokat és módszereket, amelyeket a számviteli elszámolás szempontjából lényegesnek tart, illetve ami a megbízható és valós képet biztosítja.
A számviteli politika fontosabb – a különféle szakirodalmakban is megjelölt – tartalmi elemei a következők:
– az alkalmazott beszámolási forma meghatározása,
– a könyvvezetés módjának meghatározása,
– az elszámolások bizonylati rendje, az alkalmazott bizonylatok fajtái, a bizonylatok feldolgozása (e terület önálló szabályzatként is megjeleníthető),
– az évközi és év végi zárlatok időpontjának, céljának, feladatainak rögzítése,
– a beszámoló készítésének rendje, időpontja,
– az eredménykimutatás választott formája,
– a költségelszámolás rendszere, választott módszere,
– az egyes eszköz- és forráscsoportok választott értékelési eljárásai,
– az időbeli elhatárolások és azok dokumentumai,
– a lényegesség elvének érvényesülése a vállalkozásnál,
– a beszerzési ár és az előállítási költség tartalma,
– az eszközök minősítési szempontjai,
– az amortizációs politika kialakítása,
– az értékvesztések kezelése,
– a céltartalékképzés területei és módszerei,
– a rendkívüli események, tételek minősítésének szempontjai,
– az értékhelyesbítésbe bevont eszközök körének és a piaci érték megállapítási módszerének meghatározása,
– a kiegészítő melléklet és az üzleti jelentés szerkezetének és tartalmának kialakítása,
– a beszámoló közzétételére és könyvvizsgálatára vonatkozó szabályok.
A vállalkozás kiegészítő mellékletében be kell mutatni a számviteli politika meghatározó elemeit és azok változását, eredményre gyakorolt hatását.
A számviteli alapelvekkel összhangban, a számviteli politika részeként vagy annak mellékleteként a vállalkozásnak a számviteli törvénynek megfelelően el kell készítenie
– az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát,
– az eszközök és források értékelési szabályzatát,
– a pénzkezelési szabályzatot,
– az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot.
A szabályzatok jellemzői:
– hosszabb időszakra készülnek,
– tartalmazzák a szabályzat tárgyával kapcsolatos fogalmakat, feladatokat,
– rögzítik a feladatok végrehajtásának módszereit,
– tartalmazzák a végrehajtás bizonylatait, dokumentációját, és a
– kapcsolatot az analitikus és a főkönyvi nyilvántartásokkal.
A számviteli törvény – az önköltség-számítási szabályzat kivételével – minden vállalkozás számára előírja a szabályzatok elkészítési kötelezettségét.
Leltárkészítési és leltározási szabályzat
A szabályzat készítésének célja a mérlegvalódiság biztosítása. A leltárkészítési és leltározási szabályzat célszerűen a következőket tartalmazza:
– a leltározás előkészítésének feladatai,
– a leltározás és a leltár személyi és technikai feltételeinek biztosítása,
– a leltározás bizonylati rendszere,
– a leltározandó egységek kijelölése,
– a leltározás módja (mennyiségi felvétel a nyilvántartásoktól függetlenül, mennyiségi felvétel a nyilvántartásokkal egyeztetve, nyilvántartás alapján készített leltár),
– a leltározás bizonylatainak feldolgozása,
– a leltár adatainak egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal, főkönyvi könyveléssel,
– a leltár értékelése az értékelési szabályzattal összhangban,
– a leltárkülönbözetek elszámolása,
– a leltározási folyamat és a leltárértékelés ellenőrzése,
– a felelősség szabályozása.
A leltározás adott időszaki végrehajtásának feladatait az évenként elkészítendő leltározási ütemterv tartalmazza. Ebben jelölik ki a leltár felelős vezetőjét, meghatározzák a leltározandó körzeteket és egységeket, a leltározandó eszközöket és forrásokat, az ezekhez kapcsolódó leltározási módszereket, a vonatkozó időpontokat és a leltározók személyét, az ellenőrzés vezetőjét és az ellenőrzés végrehajtóit, a bizonylatok elszámoltatását stb.
Értékelési szabályzat
Az eszközök és források értékelési szabályzata a számviteli politikában lefektetett elvekkel összhangban tartalmazza a vállalkozás eszközeihez és forrásaihoz kapcsolódó konkrét értékelési eljárásokat és módszereket, azok végrehajtásának, ellenőrzésének feladatait és időpontjait, az értékelés dokumentációját és a különbözetek rendezésének módját. Az értékelést a beszámoló mérlegtételeihez kapcsolódó eszköz- és forráselemek bontásában, az ezekhez tartozó analitikus nyilvántartások, leltárak rendezésének is megfelelő részletezésben kell kimutatni.
Pénzkezelési szabályzat
A vállalkozások pénzkezelési szabályzata a vállalkozáson belül működő házipénztárra, valamint az egyéb pénz- (érték-) kezelési helyekre vonatkozó előírásokat tartalmazza. A szabályzatnak meghatározó jelentősége van a vagyonvédelem szempontjából.
A pénzkezelési szabályzat célszerűen a következőket tartalmazza:
– a pénztári bizonylatok nyilvántartásával és elszámolásával kapcsolatos feladatokat,
– a pénztárbizonylatok feldolgozásának útját a kivételezéstől a lerakásig,
– a pénztárhelyiség biztonsági követelményrendszerét,
– a készpénz szállításának biztonságos módját,
– a készpénz postai feladásának biztonságos módját,
– a pénztárban tartott nagyobb összegű készpénz őrzésének módját,
– a készpénzes bevételek és kiadások bizonylatait és annak felszereltségi követelményeit,
– a készpénzes kiadások összeghatárát, korlátozását (a személyi jövedelmek elszámolása általában nem értendő ide),
– a napi záró készpénzállomány meghatározását,
– a pénztári utalványozók és ellenőrök személyét és feladatait,
– a pénztár napi zárására vonatkozó feladatokat (a pénztárjelentés zárása, a könyvelésre való továbbítás időpontja és módja),
– az évközi ellenőrzések időszakainak (rovancsok) meghatározását (napi, heti stb.),
– a valutapénztárak vezetésével kapcsolatos sajátos feladatok előírásait.
Önköltség-számítási szabályzat
Az önköltség-számítási szabályzatot minden olyan vállalkozás köteles elkészíteni, amelynél az éves nettó árbevétel csökkentve az eladott áruk beszerzési értékével és az alvállalkozói teljesítmények értékével valamely évben meghaladja az 1000 M Ft-ot, vagy a költségnemek szerinti költségek – ugyancsak csökkentve az eladott áruk beszerzési értékével és az alvállalkozói teljesítmények értékével – meghaladja az 500 M Ft-ot.
Amennyiben a mutatószámok meghaladják az előbbi határértékeket, az azt követő évben a saját előállítású termékek és a végzett szolgáltatások közvetlen önköltségét az utókalkuláció módszerével kell megállapítani. Az utókalkuláció készítésének rendjét önköltség-számítási szabályzatban kell rögzíteni. Mentesülnek az önköltség-számítási szabályzat készítésének kötelezettsége alól az egyszerűsített éves beszámolót készítő és az egyszeres könyvvitelt vezető vállalkozások. Az önköltség-számítási szabályzatban az utókalkuláció készítésének rendjén túl célszerű a költséggazdálkodás egyéb területeivel is foglalkozni.
Számlarend, számlatükör
A kettős könyvvitelt vezető vállalkozások egységes szemléletű könyvvezetési gyakorlatát biztosítja a számviteli törvényben meghatározott egységes számlakeret. Az egységes számlakeret célja, hogy a vállalkozás eszközeinek és forrásainak, a gazdasági események eredményre gyakorolt hatásainak a kettős könyvvitel egységes rendszerbe foglalásával segítséget adjon a vállalkozás számviteli rendszerének megszervezéséhez, biztosítsa az éves beszámoló, illetve az egyszerűsített éves beszámoló elkészítéséhez szükséges alapinformációkat.
Az egységes számlakeret a főkönyvi számlák számlaszám szerinti besorolásának alapját jelenti akkor, amikor a számviteli törvény előírja az egyes számlaosztályok (a főkönyvi számlák besorolási csoportjainak) tartalmát. Az 1-4. számlaosztályok tartalmazzák a mérlegszámlákat, ezen belül az 1-3. számlaosztályok az eszközszámlákat, a 4. számlaosztály pedig a források számláit. Ezeknek a számlaosztályoknak a számlái biztosítják a mérleg elkészítéséhez szükséges adatokat. Az eredménykimutatás elkészítéséhez, az eredmény összetevőinek részletezéséhez, az adózott eredmény kimutatásához szükséges adatokat az 5. és a 8-9. számlaosztályok számlái mutatják.
A vállalkozás számlarendjének meg kell felelnie a számviteli törvényben rögzített alapelveknek, biztosítani kell az éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló készítéséhez szükséges adatokat. A vállalkozások gyakorlatában először a számviteli politikát ajánlatos elkészíteni. Ebben kell ugyanis hosszú távra eldönteni azokat a számviteli tevékenységet meghatározó kereteket, amelyek alapvetően meghatározzák a könyvviteli elszámolásokat és az analitikus nyilvántartásokat is.
A vállalkozás számlarendje a vállalkozás könyvviteli rendszeréhez tartozó, a kettős könyvvitel keretében vezetett valamennyi főkönyvi számla megjelölését szolgáló főkönyvi számlaszámot tartalmazza az egységes számlakeretben meghatározott számlaosztályok szerinti csoportosításban. Ezen túl a számlarendnek tartalmaznia kell valamennyi főkönyvi számla pontos megnevezését, az alkalmazott számlák tartalmát és a számlákat érintő főbb gazdasági események leírását, könyvelési tételeinek kijelölését. Rögzíteni kell továbbá a számlarendben a könyvelési, elszámolási és zárlati határidőket, a főkönyvi számlák analitikus nyilvántartásokkal való kapcsolatát, valamint a nyilvántartások ellenőrzésének lehetőségeit és a felelősöket. Célszerű azt is rögzíteni, hogy a vállalkozás milyen időszakonként készítsen főkönyvi kivonatot.
A számlarend összeállításáért, a folyamatos könyvvezetés helyességéért, valamint a beszámoló valódiságáért a vállalkozás vagy a képviseletére jogosult személy, a szervezet vezetője felelős.
A könyvvitelnek (az analitikának és a főkönyvi elszámolásoknak) az éves beszámoló készítésen kívül a vezetés különböző szintjeinek információs igényeit is ki kell elégítenie. Ehhez a számlarendnek olyan részletezésben kell készülnie, amely alapján vezetett könyvvitel folyamatosan és egy-egy időszakot lezárva minden szükséges információt biztosít, tükrözve a vállalkozás számviteli politikáját. A számlarend kialakításánál gondoskodni kell annak világosságáról és a következetesség elvének betartásáról, az esetleges későbbi bővítési lehetőségek megteremtéséről.
A vállalkozások számlarendjét, annak információs igénye és a gazdasági események körének megváltozása (elsősorban bővülése) kapcsán folyamatosan korszerűsíteni, aktualizálni kell. A vállalkozás a főkönyvi könyvelésben nem alkalmazhat olyan főkönyvi számlát, amelyet nem jelöltek meg a vállalkozás számlarendjében.
A számlarend mellett vállalkozási szintű kategória a számlatükör. A számlatükör tartalmazza a kettős könyvvitel rendszerében alkalmazott főkönyvi számlák számlaszámát (decimális rendszerben) és pontos megnevezését.
