5.1. A beszámoló letétbe helyezése
A cégnek a számviteli törvény szerinti beszámolót elektronikus úton, a kormányzati portál útján kell a céginformációs szolgálat részére megküldeni; ennek során nincs helye a papíralapú beszámoló képi formátumú elektronikus okirattá történő átalakításának. A beszámolóhoz – a cég, a beszámolót benyújtó természetes személy azonosíthatósága, valamint a benyújtás jogszerűségének igazolása érdekében – elektronikus űrlapot kell mellékelni.
Az elektronikus űrlapot a céginformációs szolgálat továbbítja – az érkezést követően haladéktalanul – az állami adóhatóság részére. A beszámolónak a céginformációs szolgálat részére történő elektronikus megküldésével a cég letétbe helyezési és közzétételi kötelezettségének is eleget tesz.
A számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus okiratként történő elkészítése nem jogosít a beszámoló összeállítását (formáját, szerkezetét, tagolását) illetően a számviteli törvényben előírt rendelkezésektől való eltérésre.
A beszámolót a cégnek az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) szerinti képviselője küldi meg a céginformációs szolgálat részére. Ha a cég a beszámolóról – külön jogszabály szerint arra feljogosított által aláírt - papíralapú okirat alapján határozott, úgy a cég adózási képviselője egyben igazolja, hogy az ezt követően elektronikus úton megküldött beszámoló megegyezik a jóváhagyott beszámolóval. Ebben az esetben a képviselő a papíralapú beszámoló egy eredeti példányát – annak elfogadásától számított tíz évig – megőrzi, és amennyiben a megküldött beszámoló szabályszerűségével összefüggésben kétség merülne fel, köteles azt a cégbíróság felhívására bemutatni. (Jogi személyt és jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervezetet az adóhatóság, az adópolitikáért felelős miniszter által vezetett minisztérium előtt a rá vonatkozó szabályok szerint képviseleti joggal rendelkező személy, a képviseleti jogosultságát igazoló nagykorú tag, alkalmazott, jogtanácsos, továbbá ügyvéd, ügyvédi iroda, európai közösségi jogász, adószakértő, okleveles adószakértő, adótanácsadó, könyvelő, számviteli, könyvviteli szolgáltatásra vagy adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság, illetőleg egyéb szervezet alkalmazottja, tagja képviselheti.)
A beszámolóhoz mellékelni kell az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatot, valamint kötelező könyvvizsgálat esetén a független könyvvizsgálói jelentést is. (A Ctv.-nek a beszámolóra vonatkozó előírásait az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatra, valamint a könyvvizsgálói jelentésre is megfelelően alkalmazni kell.)
5.2. A beszámoló közzététele
A beszámoló közzétételére a céginformációs szolgálat honlapján, napi feltöltéssel kerül sor. A közzétételi költségtérítést külön jogszabályban meghatározott módon kell megfizetni az igazságügyért felelős miniszter által vezetett minisztériumnak a kincstárnál vezetett számlájára. (A közzétételi költségtérítés – ideértve a céginformációs szolgálat által nyújtott céginformációért fizetendő közzétételi költségtérítést is – a központi költségvetés központosított bevételének minősül.) A közzétételi költségtérítés befizetését a céginformációs szolgálat ellenőrzi. Ha a közzétételi költségtérítés befizetése nem vagy nem megfelelő összegben történt meg, erről a céginformációs szolgálat 30 napon belül értesíti az állami adóhatóságot. Ebben az esetben a céget úgy kell tekinteni, mint amely a letétbe helyezési és a közzétételi kötelezettségnek nem tett eleget.
5.2.1. Igazolás
A kormányzati portál a beszámoló közzétételre történő megküldésének teljesítéséről az időpont megjelölésével elektronikus igazolást küld a beszámolót benyújtó személynek. A beszámoló megküldésére vonatkozó határidők tekintetében a céginformációs szolgálathoz történő – az informatikai szempontból szabályszerű – érkezés időpontja irányadó.
5.2.2. Ellenőrzés
Az állami adóhatóság az elektronikus űrlap adatai alapján ellenőrzi a beszámoló megküldésének tényét és időpontját. Amennyiben az állami adóhatóság azt állapítja meg, hogy a cég a letétbe helyezésre és közzétételre előírt törvényi határidőig nem küldte meg a beszámolót, felhívja a cég figyelmét kötelezettségének elmulasztására, továbbá arra, hogy 15 napon belül tegyen annak eleget. A felhívás eredménytelensége esetén az állami adóhatóság külön törvényben meghatározott jogkövetkezményeket alkalmazhat.
5.2.3. Elektronikus irattár
A céginformációs szolgálat honlapján a közzététel céljából megküldött beszámolók haladéktalanul és ingyenesen megismerhetővé válnak. A beszámolók a céginformációs szolgálat honlapján cégnév vagy cégjegyzékszám megadásával, keresőprogram segítségével is megismerhetők.
A beszámolót, illetve annak elektronikus másolatát a céginformációs szolgálat őrzi, gondoskodik a beszámolót érintő archiválási feladatok ellátásáról. A beszámolót úgy kell megőrizni, hogy az kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, folyamatosan biztosított legyen az ahhoz való hozzáférés, valamint az elektronikus okirat értelmezhetősége (olvashatósága). Az elektronikus okiratot védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen is.
A 24/2006. (V. 18.) IM rendelet szerint a céginformációs szolgálat az elektronikus úton feldolgozott és az elektronikus úton benyújtott beszámolókat elektronikus irattárban őrzi.
Az elektronikus irattárban csak a közigazgatási informatikáért felelős miniszter által kibocsátott ajánlásban foglaltaknak megfelelő, a céginformációs szolgálat honlapján közzétett informatikai feltételeknek megfelelő elektronikus beszámoló helyezhető el.
A céginformációs szolgálatnak kérelemre biztosítania kell, hogy az elektronikus irattárban elhelyezett beszámolókat bárki megismerhesse, illetve azokról másolatot kaphasson.
A céginformációs szolgálatnak biztosítania kell az elektronikus irattár megbízható üzemeltetését, az ott elhelyezett beszámolók módosítások elleni védelmét, illetve azt, hogy jogosulatlan személyek az irattár adatállományához ne férhessenek hozzá.
A céginformációs szolgálatnak üzemmenet-folytonossági tervet kell kidolgoznia, amely a rendkívüli üzemeltetési helyzetek esetén is biztosítja a megbízható üzemmenetet, illetve annak mielőbbi helyreállítását. A céginformációs szolgálat köteles a rendkívüli üzemeltetési helyzetről és annak hatásáról a honlapján haladéktalanul tájékoztatást adni. A tájékoztatás a kormányzati portálon automatikusan megjelenik. Az üzemmenet folytonossága és az adatvesztés elkerülése végett a céginformációs szolgálatnak mentéseket kell végeznie, és biztosítania kell, hogy szükség esetén az informatikai rendszer egészét helyre tudja állítani.
